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Cahier technique de la DSN

La loi de simplification du 22 mars 2012 a instauré la Déclaration Sociale Nominative, qui remplace la plupart des déclarations sociales à la charge des employeurs. La DSN est aussi un système d’information alimenté par des flux de données communiquées par les employeurs.

Ce flux est basé sur la norme NEODeS (Norme d’Echanges Optimisée des Données Sociales) qui simplifie les formalités sociales par :

  • le regroupement au sein d’un même message des données couvrant plusieurs déclarations sociales ;
  • la suppression de près de trois quarts des données sur la base du cumul de ce qui était demandé dans les formalités remplacées.

A noter : Les conditions d’alimentation des rubriques « Effectif moyen de l’entreprise au 31 décembre – S21.G00.06.009 » et « Effectif de fin de période déclarée de l’établissement – S21.G00.11.008 seront précisées chaque année.

La norme NEODeS définit l’ensemble des règles de constitution et d’alimentation des différents messages prévus entre les employeurs, la sphère sociale et les administrations dans le cadre du système DSN.

La norme NEODes évolue régulièrement tous les ans. Net Entreprises maintient une page sur la norme DSN (NEODeS) et la documentation technique afférente afin de présenter les normes :

Les autres aspects du système DSN (description du périmètre, procédures de traitement, modalités de stockage, modalités de restitution, etc.) sont décrits dans la description fonctionnelle du système DSN complétée de fiches questions/réponses.

Le cahier technique DSN porte, vis-à-vis de la version de généralisation, les éléments nécessaires à la prise en compte des spécificités de la Fonction Publique en DSN, la description du FCTU et l’activation du Prélèvement à la source (selon des conditions restant à définir).

A noter cependant que certaines données contenues dans le cahier technique DSN ne sont pas dans le périmètre DSN au sens strict.

  1. Soit ces données sont utilisées pour des formalités appartenant au champ social mais ne sont pas issues de la paie ou des systèmes RH (1) ;
  2. Soit ces données sont véhiculées pour d’autres formalités n’appartenant pas au champ social et ne sont également pas issues de la paie ou des systèmes RH mais sont expressément visées par la loi de simplification (2).

La norme NEODeS par nature ne doit contenir que des données issues de la paie et des systèmes RH.

Il est à noter qu’afin de permettre la simplification par le remplacement complet de certaines déclarations pour les entreprises, les pouvoirs publics ont convenu d’admettre, de façon provisoire et temporaire, la transmission de ces données via le système DSN et d’en porter les modalités déclaratives dans la norme NEODeS.

Il est également apparu que certaines données décrivent des situations de calcul de la paie ou des situations de travail identiques à travers des modalités déclaratives différentes. Il en est ainsi notamment de la codification des cotisations, des exonérations et réductions de cotisations sociales ou encore de la codification des métiers et activités des salariés. Ces données ont vocation à faire l’objet de travaux de simplification.

La norme NEODeS n’est qu’une norme technique permettant la collecte simplifiée et automatisée de données administratives, transmises ensuite via le dispositif DSN.

Cette collecte automatisée de données ne constitue pas une source de droit et n’exonère pas de l’obligation de vérification et/ou de validation individuelle mise à la charge des déclarants, par la législation.

Pensez donc à vérifier vos données, vos paies, vos procédures RH, notamment avec les solutions que nous proposons.

Le respect de la norme NEODeS et son application n’entraînent ni ne garantissent, pour les entreprises ou les assurés sociaux, l’assujettissement à de nouvelles obligations, le respect d’obligations existantes ou l’acquisition éventuelle de nouveaux droits.

Dans le cadre de l’intégration des spécificités de la Fonction publique, la DSN étant un « modèle » et non le strict reflet du vocabulaire législatif exact, il a été admis de conserver les appellations telles qu’elles sont déjà portées en norme. Néanmoins, une « traduction » de ces termes est opérée dans le cadre de son usage au niveau du secteur public. Pour exemple, on ne parle pas de « salarié » mais d’« agent », pas de « contrat de travail » mais de « relation employeur ».

Réception de données par le système DSN

Les points de dépôt et portails d’accès

Le système DSN met en œuvre deux points de dépôt des messages hébergés l’un par le régime général et l’autre par le régime agricole.

Deux portails d’accès aux points de dépôt sont disponibles, le portail msa.fr uniquement pour les entreprises du régime agricole et le portail net-entreprises.fr pour l’ensemble des entreprises et administrations.

Pour les organismes relevant de la sphère publique, les dépôts sont effectués sur net- entreprises.fr ou sur le portail msa.fr pour la déclaration des assurés affiliés à la MSA (Chambre d’agriculture, lycées professionnels agricoles…).

Populations acceptées par les points de dépôt

Le portail msa.fr est dédié au dépôt des messages concernant les salariés du régime agricole. Ainsi le dépôt sur le portail msa.fr d’un message relatif à un ou plusieurs salariés du régime général entraînera le rejet du message.

Le portail net-entreprises.fr permet le dépôt des messages concernant l’ensemble des salariés, quel que soit le régime dont ils relèvent. Deux services distincts sont disponibles sur le portail :

  • Le service DSN Régime agricole qui accepte les messages concernant exclusivement des salariés affiliés au régime agricole.
  • Le service DSN régime général qui accepte les messages concernant tous les autres salariés, à l’exclusion stricte de tout salarié relevant du régime agricole.

Ce contrôle est basé sur le régime d’assurance maladie obligatoire (Rubrique S21.G00.40.018 – Code régime de base risque maladie) renseigné pour chaque contrat de chaque salarié.

Il ne sera pas accepté sur le service DSN Régime général tout message concernant au moins un salarié relevant du régime agricole. De même, il ne sera pas accepté sur le point de dépôt Régime Agricole tout message concernant au moins un individu non affilié au régime agricole.

Ainsi, les employeurs comme les concentrateurs doivent adresser les messages DSN à l’un ou l’autre des points de dépôt, selon leur choix et compte tenu des catégories de salariés concernés.

DSN et entreprises mixtes dont certains salariés relèvent du régime agricole

Une entreprise mixte emploie des salariés affiliés pour certains à un régime de sécurité sociale et pour les autres à d’autres régimes.

Si un établissement d’une entreprise mixte emploie au moins un salarié affilié au régime agricole et d’autres salariés affiliés à un autre régime, cet établissement établira deux DSN visant pour l’une uniquement les salariés affiliés au régime agricole et pour l’autre le reste des salariés. Ces deux DSN sont fractionnables selon les règles du fractionnement.

La DSN relative aux salariés relevant du régime agricole présentera les spécificités suivantes :

  • La rubrique S20.G00.05.008 – Champ de la déclaration sera renseignée de la valeur « Déclaration partielle régime agricole ».
  • La DSN sera déposée sur le point de dépôt spécifique au régime agricole.
  • La DSN ne concernera que des salariés affiliés au régime agricole au titre de la maladie.

La DSN relative aux salariés ne relevant pas du régime agricole présentera les spécificités suivantes :

  • La rubrique S20.G00.05.008 – Champ de la déclaration sera renseignée de la valeur « Déclaration partielle régime général ».
  • La DSN sera déposée sur le point de dépôt spécifique aux régimes de sécurité sociale hors régime agricole.
  • La DSN ne concernera que des salariés non affiliés au régime agricole au titre de la maladie.

DSN et expatriés, détachés, frontaliers, non résidents

En phase 3, pour les entreprises relevant du secteur privé, les notions d’expatriés, détachés, frontaliers, non résidents sont exprimées via deux rubriques selon la source juridique :

  • « Travailleur à l’étranger au sens du code de la Sécurité Sociale » (S21.G00.40.024) permettant d’identifier les salariés détachés, expatriés et frontaliers.
  • « Statut à l’étranger au sens fiscal » (S21.G00.30.22) permettant d’identifier les résidents et non résidents.

Par ailleurs, une troisième rubrique porte le choix de l’établissement (Salaire réel ou Salaire de comparaison) sur le montant déclaré :

  • « Type de rémunération soumise à contributions Assurance chômage pour expatriés »   (S21.G00.11.009)   au   sein   du   bloc   « Etablissement » Ce choix peut correspondre à la rémunération réellement versée ou à une équivalence déterminée par l’employeur en vue d’ajuster les cotisations et indemnisations au salaire que l’intéressé aurait perçu s’il avait travaillé en France, sachant que le choix de l’établissement est applicable à l’ensemble de ses salariés expatriés. La valeur déclarée au titre du salaire brut servant aux calculs des droits de l’Assurance chômage (bloc S21.G00.51) devra être conforme au choix de l’établissement porté par la rubrique S21.G00.11.009.

Les exclusions de la DSN

Voir aussi « Motifs de rejets de la DSN« 

Il existe 4natures d’exclusion dans la DSN:

  • L’exclusion portée par le motif d’exclusion en rubrique « Motif d’exclusion DSN – S21.G00.40.025 » qui interdit l’usage de procédures de l’assurance chômage pour ces populations.
  • L’exclusion du périmètre DADSU des populations relevant de régimes spéciaux ou particuliers qui ne sont pas dans le périmètre DSN et qui sont repérés par les codes régimes de base maladie et vieillesse (« Code délégataire du risque maladie – S21.G00.40.035 » et « Code régime de base risque vieillesse – S21.G00.40.020 ».
  • Les formalités de l’assurance chômage des expatriés (au sens de la sécurité sociale identifiés par la rubrique « Travailleur à l’étranger au sens du code de la Sécurité Sociale – S21.G00.40.024 ») et des artistes du spectacle ou d’ouvriers et techniciens de l’édition d’enregistrement sonore, de la production cinématographique et audiovisuelle, de la radio, de la diffusion et du spectacle, du recouvrement de la CCVRP (identifié par la rubrique « Code complément PCS-ESE – S21.G00.40.005 ») et de manière générale de toutes les formalités de recouvrement des régimes particuliers et spéciaux, non mentionnés par le décret instaurant la phase de généralisation de la DSN.
  • L’exclusion de fait de certains contrats des Organismes Complémentaires, qui n’étaient antérieurement pas dématérialisés et qui ne peuvent d’emblée être tous portés dans la DSN. Seuls les Organismes Complémentaires ayant livré des données de paramétrage permettent de couvrir les procédures pour les populations relevant de ces contrats.

Si une entreprise démarre la DSN et emploie des salariés dont toutes les procédures ne relèvent pas du périmètre de ladite phase, les données relatives à ces salariés sont véhiculées dans les DSN mensuelles et ils doivent être identifiés de manière spécifique via la rubrique « Motif d’exclusion DSN » (S21.G00.40.025), sachant que les procédures « de droit commun » seront toutefois gérées en DSN pour ces populations.

En cas de fin de contrat de travail ou d’arrêt de travail de ces salariés spécifiquement exclus, l’employeur doit appliquer les formalités en vigueur hors DSN (DSIJ, Attestation Employeur).

En ce qui concerne les déclarations de cotisations aux institutions de prévoyance, aux

mutuelles, sociétés d’assurances ou aux organismes complémentaires non fédérés par un membre du GIP-MDS (CTIP, FFA, FNMF), il importe que tous les salariés affiliés à un contrat collectif de prévoyance, santé complémentaire ou retraite supplémentaire soient présents et renseignés dans la déclaration, qu’ils soient ou non identifiés par « Motif d’exclusion DSN » (S21.G00.40.025).

Par suite de l’impossibilité, pour un établissement donné, à déclarer les cotisations de sécurité sociale via DSN d’une part et via DUCS pour les populations exclues d’autre part, la DSN doit porter les éléments de cotisations pour l’ensemble des personnes rémunérées du SIRET concerné, dont les revenus versés donnent lieu à cotisation recouvrée par les Urssaf.

Certificat de conformité de la DSN

En retour de la transmission dématérialisée des déclarations, un certificat de conformité est délivré au déclarant pour chaque déclaration transmise en précisant que celle-ci est conforme à la norme d’échange. A défaut, l’employeur est informé des anomalies ou données manquantes dans la déclaration transmise. Le compte rendu issu du certificat ne préjuge pas des demandes effectuées auprès de l’employeur par les organismes, les administrations ou les salariés, de rectifier ou mettre à jour les données inexactes ou incomplètes dans la déclaration sociale nominative du ou des mois suivants.

Dates d’exigibilité des DSN mensuelles

L’envoi de la DSN mensuelle est soumis au respect d’une échéance d’exigibilité où la réception de la DSN est attendue par les points de dépôt. Selon les établissements, l’échéance d’exigibilité est positionnée au 5ème ou au 15ème jour du mois suivant le mois principal déclaré. L’heure limite du dépôt de la DSN le jour d’échéance est 12h (midi) en France métropolitaine. A noter que le dépôt initial de la DSN « normale » peut être émis jusqu’à 1 mois à l’avance et 3 mois en retard. Il convient toutefois de veiller aux conséquences au niveau de la prise en compte des données par les divers destinataires et en termes de pénalités pour l’entreprise.

Les déclarations « annule et remplace intégral » pour DSN mensuelles ne sont plus admises jusqu’à la date butoir de la DSN (5 ou 15) à midi (heure de paris) retenue pour l’entreprise. Leur échéance est désormais située au plus tard la veille à minuit (heure de Paris).

Pour les DSN initiales, le dépôt jusqu’au jour de l’échéance à midi demeure en place. Au- delà de cette date, les rectifications sont à opérer dans les paies des mois suivants et donc figureront dans une DSN ultérieure.

Dans le cas d’établissements multi-échéances, les différentes fractions suivent chacune des règles relatives à leur propre échéance.

Modalités déclaratives de la DSN

Envoi en mode test

Une possibilité de test des DSN avant envoi est proposée sur le service de la DSN.

Il est très important, pour l’entreprise émettrice de déclarations de données sociales, de bien préciser si l’envoi est destiné à une procédure de test (code envoi S10.G00.00.005 = 01) ou s’il s’agit d’un envoi réel (code envoi S10.G00.00.005 = 02).

S’il s’agit d’un envoi pour test, le bilan des contrôles effectués sera mis à sa disposition quel que soit le résultat obtenu (KO/OK). Les données seront transmises à l’Urssaf CN, la MSA, l’AGIRC-ARRCO, la CNIEG, la CAMIEG, la CRPNPAC, la CRPCEN et les OC pour analyse mais aucune ne sera conservée. Le nombre d’envois pour test n’est pas limité.

S’il s’agit d’un envoi réel et que le bilan de contrôle de forme et de cohérence est KO, alors il faudra corriger les anomalies et effectuer un autre envoi.

S’il s’agit d’un envoi réel et que le bilan de contrôle est OK, alors les déclarations seront transmises automatiquement à chaque organisme récepteur.

Dans le cas de test sur les déclarations évènementielles, seules les informations portées par l’évènement seront contrôlées. La reconstitution de l’historique lié à cette déclaration évènementielle ne sera pas mise en œuvre et les contrôles ne seront pas activés.

Attention : un envoi transmis pour test, mais codé comme réel est traité comme réel et transmis automatiquement aux récepteurs s’il est considéré OK par les procédures de contrôle.

Déclarations DSN en double

Quand une déclaration mensuelle de type « normal » a été acceptée pour un mois principal déclaré, un SIRET employeur et une fraction donnée, il n’est pas possible d’émettre une deuxième déclaration de type « normal » pour le même mois principal déclaré, la même fraction et le même SIRET employeur.

Quand un signalement d’évènement de type « normal » a été accepté pour un SIRET employeur et un numéro d’ordre de la déclaration donné, il n’est pas possible d’émettre un deuxième signalement d’évènement de type normal avec le même SIRET employeur et le même numéro d’ordre de la déclaration.

En revanche, il est possible d’émettre un signalement  » Annule et remplace intégral ».

Si l’émetteur se trouve dans l’obligation d’apporter des corrections à sa déclaration ou signalement initial, il lui appartient d’établir une déclaration ou signalement de type « annule et remplace intégral » dans les conditions fixées dans les parties 1.4.3.3 et 1.4.3.4 ou de prendre en compte les corrections dans une DSN ultérieure.

Les signalements « Arrêt de travail » et « Reprise suite à arrêt de travail » ne peuvent pas faire l’objet d’un signalement de type « annule ». Le signalement « Fin de contrat de travail unique » peut faire l’objet d’un signalement de type « Annule ».

Annulation et remplacement d’une DSN mensuelle

La DSN mensuelle doit être à l’image des données utilisées pour réaliser le traitement de paie.

Au plus tard à minuit la veille de la date d’exigibilité de la déclaration, une erreur ou anomalie qui serait détectée entre la paie, telle que constatée à la date de versement, et la DSN mensuelle transmise au point de dépôt doit être corrigée par l’envoi d’une DSN de type « annule et remplace intégral ».

Tout évènement connu entre la date de clôture de la paie et la date d’exigibilité de la DSN correspondante ne peut pas être déclaré au sein de la DSN mensuelle qui correspond au versement.

L’évènement sera donc déclaré par une DSN ultérieure (DSN M+1, M+n selon la date de connaissance de l’évènement).

Il est donc possible d’annuler et remplacer une déclaration mensuelle en un seul message et non en deux messages dissociés, l’un annulant et l’autre portant une nouvelle déclaration. L’opération d’annulation simple n’est pas envisageable pour une déclaration mensuelle.

Il est possible d’émettre autant de déclarations mensuelles « annule et remplace intégral » que nécessaire dans la limite du délai d’envoi (à minuit heure de Paris, la veille de la date d’exigibilité de la déclaration – une limitation en nombre sera le cas échéant précisée ultérieurement). Au-delà de cette date limite d’envoi, les rectifications seront à porter dans les paies suivantes et donc les DSN mensuelles suivantes.

Chaque déclaration doit être numérotée (S20.G00.05.004) dans une séquence. Il ne sera pas possible d’intégrer une « annule et remplace intégral » de rang inférieur à la dernière déclaration intégrée.

L’attention des émetteurs est attirée sur la nécessaire bonne gestion du numéro d’ordre des signalements à leur niveau puisque ce numéro permettra de repérer les déclarations annulées et remplacées.

Enfin, il sera porté une attention particulière aux données de cotisations destinées aux organismes de recouvrement : lorsque la dernière DSN mensuelle transmise pour une date d’exigibilité donnée est de type « Annule et remplace intégral », elle doit porter les éléments de cotisations destinés aux organismes de recouvrement, même si ces éléments ont déjà été transmis dans une DSN mensuelle relative à la même date d’exigibilité.

L’absence d’éléments de cotisations destinés aux organismes de recouvrement dans la dernière DSN mensuelle transmise pour une date d’exigibilité donnée sera considérée comme une absence de déclaration de cotisations aux organismes de recouvrement.

Annulation et remplacement de signalements

Dans le cas où la déclaration de signalement événementiel de type « normal » contiendrait des anomalies ou des erreurs, l’employeur peut remettre en cause les données déjà transmises par le renvoi d’une déclaration permettant soit d’annuler la déclaration (dans le cas d’un signalement de Fin de contrat de travail ou d’un signalement d’Amorçage des données variables uniquement), soit d’écraser la déclaration précédente en la remplaçant par une autre.

Un signalement de type annule et remplace n’est soumis à aucune date butoir. Il doit être opéré au plus près de la connaissance de l’erreur.

Le signalement d’évènement « annule et remplace intégral » ou « annule » doit viser le même salarié et le même contrat (NIR ou NIA identique – S21.G00.30.001 si présent ou NTT identique – S21.G00.30.020) que celui figurant dans le signalement à annuler.

Il est possible :

  • D’annuler un signalement Fin de contrat de travail déjà émis, à l’initiative de l’employeur ; au besoin l’employeur peut alors réémettre un nouveau signalement mais dans ce cas de figure si tous les éléments sont connus au moment de l’annulation il convient de procéder prioritairement par « annule et remplace ».
  • D’annuler et remplacer un signalement événementiel en un seul message et non en deux messages dissociés, l’un annulant et l’autre portant une nouvelle déclaration

Le signalement « Annule » comme le signalement « Annule et remplace intégral » font référence à l’identifiant du dernier envoi validé par le point de dépôt (cf. rubrique S20.G00.05.006), relative au même fait générateur (événement pour un signalement).

Par ailleurs, le signalement d’évènement de type « annule et remplace intégral » ou « annule

» doit porter sur le même salarié (NIR ou NIA identique – S21.G00.30.001 si présent ou NTT identique – S21.G00.30.020), le même contrat et le même SIRET que ceux figurant dans le signalement annulé.

Un message d’annulation de signalement porte les mêmes informations que le signalement à annuler, à l’exception du type de déclaration (S20.G00.05.002) qui doit alors porter la valeur

« 04 – déclaration annule » et l’identifiant de la déclaration annulée ou remplacée (S20.G00.05.006) qui porte l’identifiant unique du signalement à annuler.

Ainsi, les informations relatives à l’entreprise, à l’établissement, au salarié, au contrat de travail, à l’évènement signalé (arrêt de travail ou fin de contrat) et à la prévoyance, portées par le signalement à annuler doivent également figurer dans le message d’annulation.

Contrairement à la déclaration mensuelle, il n’y a pas de date limite à son envoi (envoi de la déclaration « annule et remplace intégral » ou de la déclaration « annule » dès connaissance de la modification ou de l’erreur).

Chaque envoi d’un signalement doit être numéroté dans une séquence. Il ne sera pas possible d’intégrer une « annule et remplace intégral » de rang inférieur au précédent envoi.

L’attention des émetteurs est attirée sur la nécessaire bonne gestion du numéro d’ordre des déclarations et envois de signalement à leur niveau puisque ce numéro permettra de repérer les déclarations et signalements d’évènements annulés.

Lorsqu’une modification est apportée entre les données portées par un signalement Fin de contrat de travail Unique et celles déclarées dans la DSN mensuelle qui suit, alors un signalement d’évènement de type « Annule et remplace intégral » doit être émis. A défaut, les informations valides ne sont pas transmises à Pôle emploi.

Outre le numéro d’ordre, il convient d’apporter une attention particulière à l’identifiant du dernier envoi validé par le point de dépôt (rubrique S21.G00.05.006).

Fractionnement de déclarations DSN

Les fractions sont admises par le système DSN quand une entreprise a volontairement plusieurs systèmes de paie ou des organisations de paie distinctes pour des salariés d’un même établissement ou lorsque l’entreprise gère plusieurs catégories de populations pour lesquelles les dates d’exigibilité de la DSN diffèrent.

On entend donc par « fractions » de DSN les seuls cas où une entreprise ne gère pas, pour tous les établissements qu’elle déclare en une seule paie, la paie de tous ses salariés mais les gère dans plusieurs systèmes (deux en général) ou à plusieurs rythmes. La DSN étant un sous-produit du logiciel de paie, il y a dans ce cas deux ou plusieurs DSN qui sont alors des « fractions » de DSN, qui couvrent l’intégralité des salariés de l’entreprise.

Dans chaque fraction, il est nécessaire d’indiquer le numéro de la fraction et le nombre total de fractions. Le fractionnement n’est valable que si toutes les fractions ont été reçues. Cette valeur correspond à la rubrique Numéro de fraction.

Un salarié ne peut être déclaré que dans une seule et unique fraction au titre d’un mois principal déclaré. Par exception, un salarié peut être admis dans plusieurs fractions de DSN relatives au même mois principal déclaré lorsqu’une évolution de sa situation professionnelle survenue en cours de mois justifie la production de plusieurs paies, chacune sur des systèmes différents. Cette modalité de déclaration ne peut être reproduite, pour un salarié donné, dans plusieurs déclarations mensuelles successives d’un même établissement, sauf lorsqu’il s’agit du cas d’intermittents du spectacle ou d’expatriés dont la gestion peut nécessiter la déclaration d’un même individu dans des fractions différentes de la DSN d’un établissement dans plusieurs déclarations successives.

La mise en œuvre de cette disposition impose que les périodes de rémunérations présentes dans chacune des deux fractions soient consécutives et sans chevauchement.

Le dispositif de fractionnement n’est pas destiné à répartir les salariés en plusieurs envois selon leur régime de protection sociale (général ou agricole). Pour le traitement de ce cas relatif aux entreprises mixtes, seront mises en œuvre les dispositions précisées au paragraphe sur les entreprises mixtes.

La rubrique « Numéro de fraction de déclaration – S20.G00.05.003 » ne permettant de déclarer que deux caractères, le nombre de fractions pouvant être déclarées par DSN est limité à 9.

Principes de constitution des messages DSN

Principes généraux de construction des messages

Les données identifiantes

Parmi les données véhiculées en DSN, certaines sont qualifiées d’identifiantes et doivent impérativement être renseignées dans la DSN mensuelle et dans les signalements d’évènement. Elles jouent en effet un rôle très structurant dès lors qu’elles permettent de faire le lien entre des DSN successives (mensuelles ou événementielles) et ainsi de reconstituer les déclarations auxquelles la DSN se substitue. Par exception, certaines données identifiantes sont d’usage interdit dans le tableau des usages pour certains messages, car la finalité du message ne requiert pas cette information.

Les données « identifiantes » sont les suivantes :

  • Bloc « Entreprise »
    • SIREN
  • Bloc « Etablissement »
    • NIC
  • Bloc « Individu »
    • Numéro d’inscription au répertoire (NIR) et/ou Numéro technique temporaire (NTT)
    • Nom de famille
    • Prénoms
    • Date de naissance
  • Bloc « Contrat (contrat de travail, convention, mandat) »
    • Numéro de contrat
    • Date de début de contrat
    • Identifiant du contrat d’engagement maritime (pour le rattachement des lignes de services au contrat de travail)

La déclaration de ces données permet de rapprocher les DSN et donc de reconstituer les historiques de données nécessaires notamment à la détermination de prestations sociales à destination des salariés.

Lors de l’émission d’un signalement, il sera porté dans les rubriques identifiantes listées ci- dessus les mêmes valeurs que celles portées dans la dernière DSN mensuelle déposée en mode réel et validée par le point de dépôt (certificat de conformité reçu). La non application partielle ou totale de cette règle aura pour conséquence l’impossibilité d’exploiter les données reçues dans le signalement et la nécessité pour l’employeur de faire un signalement « Annule et remplace intégral » ou de s’affranchir de son obligation déclarative par les formalités hors DSN.

De même, il est important de s’assurer que les valeurs contenues dans les rubriques identifiantes sont reportées à l’identique d’une DSN mensuelle à la suivante (en l’absence bien sûr de changements réels), tous changements ou corrections apportés à ces rubriques étant signalés à l’aide des blocs « changements » appropriés, dès la première DSN portant le changement ou la correction (cf. 2.1.2 ci-dessous).

Le non-respect de ces règles empêchera la reconstitution des déclarations substituées par la DSN, ce qui entrainera post déclaration des demandes d’informations complémentaires au déclarant de la part des organismes de protection sociale et des services de l’état.

Déclaration de changements et corrections

La situation d’un salarié, les informations permettant de l’identifier et les caractéristiques de son contrat sont susceptibles d’évoluer et par conséquent, les données déclarées chaque mois en DSN sont susceptibles de changements ou de corrections.

Un changement doit impérativement être déclaré :

  • au sein d’un bloc « changements » si un tel bloc existe pour la donnée à changer
  • sinon, au sein d’un bloc « normal » (autre que « changements », à savoir : « Individu – S21.G00.30 » ou « Contrat – S21.G00.40 »)

Bien qu’il soit préférable que les changements survenus dans la situation professionnelle d’un individu soient communiqués dans les meilleurs délais au système DSN, lorsque le changement de situation ne concerne que des données déclarables par bloc changement, une déclaration tardive peut être réalisée car les blocs changements permettent un effet rétroactif. Une déclaration de changement rétroactif est dans les faits identique à une correction puisqu’elle porte correction d’une ou plusieurs DSN mensuelles déjà communiquées.

L’attention des entreprises et des éditeurs est attirée sur l’importance du respect de la cinématique des blocs changements. Les changements sont à déclarer dans la DSN du mois où le changement a lieu.

Définitions des notions de changements et corrections en DSN

Un changement est un évènement connu avant la date de clôture de la paie. Il donne lieu à la déclaration d’un changement dans la DSN correspondante.

Une correction est un évènement connu après la date de clôture de la paie. Il donne lieu à la déclaration d’une correction dans la DSN suivante.

Exemple :

Un salarié passe de temps partiel à temps plein à effet du 15 janvier.

  1. Si le gestionnaire RH en est informé avant la clôture de la paie de janvier, la DSN portera un changement de quotité de travail survenu au cours du mois principal déclaré.
  2. Si le gestionnaire RH en est informé après la clôture de la paie de février, la DSN relative au mois de mars à déclarer en avril portera alors une correction en date du 15 janvier, corrigeant les informations relatives à janvier et février.

Ainsi, un changement est une modification qui intervient au cours du mois principal déclaré (tant que la date de clôture de la paie n’est pas dépassée) alors qu’une correction consiste à modifier a posteriori une valeur déjà transmise au système DSN. Compte tenu du dispositif d’

« Annule et Remplace intégral », le mécanisme de la correction dont il est question ici ne concerne que les valeurs qui ne peuvent plus être corrigées par une DSN mensuelle « Annule et remplace intégral » suite à dépassement de la date d’exigibilité.

Le périmètre des blocs changements se limite aux informations suivantes :

  • Les informations identifiantes, pour lesquelles il est nécessaire de mettre en relation l’ancienne et la nouvelle valeur en cas de changement
  • Les informations retraçant des changements dont la date de survenance porte impact sur la protection sociale

Pour la déclaration d’un bloc changement, la profondeur de recalcul maximale est de 5 ans. Pour résumer, une correction porte uniquement sur un mois antérieur au mois principal déclaré, à la différence d’un changement qui est relatif au mois principal déclaré courant.

Pour autant, en termes de cinématique, déclarer un changement ou une correction est similaire.

En effet, dès lors que la correction concerne un mois antérieur au mois principal déclaré, la

modalité de déclaration est similaire à celle applicable dans le cadre d’un changement à condition que la rubrique à corriger existe au sein d’un bloc changement (changements individu, changements contrat).

Principes généraux

Chaque événement déclaré au sein d’un bloc changement est daté par la rubrique « Date de modification » qui correspond à la date d’effet des nouvelles valeurs déclarées dans le bloc « Individu – S21.G00.30 » ou « Contrat – S21.G00.40 ».

Cette date doit systématiquement être déclarée et ce, même si la date de survenance correspond au premier jour du mois principal déclaré.

Cette règle est applicable à tout changement déclaré au niveau des blocs « Changements individu – S21.G00.31 » et « Changements contrat – S21.G00.41 ».

Modalités déclaratives d’un changement de donnée(s) identifiante(s)

Le bloc « Changements individu – S21.G00.31 » ne contient que des données identifiantes, alors que le bloc « Changements contrat – S21.G00.41 » contient pour sa part des données identifiantes et non-identifiantes dites de modalités.

Les rubriques présentes dans le bloc « Changements contrat – S21.G00.41 » et portant sur des données identifiantes sont :

  • « SIRET ancien établissement d’affectation – S21.G00.41.012 »
  • « Ancien numéro du contrat – S21.G00.41.014 »
  • « Ancienne date de début du contrat – S21.G00.41.021 »
  • « Ancien identifiant du contrat d’engagement maritime – S21.G00.41.054 »

Les autres rubriques présentes dans le bloc changement portent donc sur des modalités du contrat.

Principes spécifiques

Pour qu’un changement affectant les données précédemment déclarées soit effectivement pris en compte en DSN, il est impératif de pouvoir opérer la traçabilité de l’individu ou du contrat concerné.

Cette opération consiste à relier entre elles les différentes identités prises par une entité dans différents messages DSN.

Les éléments indispensables pour opérer le chaînage des informations relatives à un individu ou à un contrat sont les suivants :

  • Chaque identité d’une entité donnée;
    • Le lien entre les identités successives (pour l’individu, par interrogation du référentiel SNGI, pour certains organismes seulement).

Le lien entre les identités prises par une entité doit toujours être déclaré en DSN. La déclaration du changement doit intervenir le plus tôt possible, obligatoirement dès la première DSN mensuelle dans laquelle est utilisée la nouvelle identité.

Tout retard de déclaration du bloc changement (« Changements individu – S21.G00.31 » ou

« Changements contrat – S21.G00.41 ») limite voire empêche le remplacement des

formalités par la DSN : les DSIJ et les AED ne sont alors pas remplacées tant que le changement n’a pas été déclaré.

Le traitement est réalisé en effectuant un lien entre plusieurs déclarations, donc par nécessité en s’appuyant sur une base de données.

Règle déclarative

L’analyse conceptuelle de la DSN a permis de retenir l’identification d’un contrat par :

  • Les parties contractantes, soit l’individu et l’employeur, identifiés respectivement par un NIR ou un NTT et un SIRET ;
    • La date de début du contrat ;
      • Le numéro de contrat ;
      • L’identifiant du contrat d’engagement maritime (pour les gens de mer affiliés à l’ENIM).

A chaque fois qu’une donnée identifiante change, il est impératif de déclarer le changement ainsi opéré. L’identifiant faisant l’objet du changement porte ainsi la nouvelle valeur déclarée dans le bloc normal et l’ancienne valeur dans le bloc changement associé.

Lorsque plusieurs données identifiantes changent simultanément, il est nécessaire de déclarer leur changement simultanément. Les données identifiantes qui ne changent pas sont toujours à déclarer au niveau du bloc « Individu – S21.G00.30 » et/ou « Contrat – S21.G00.40 ». Seules les données faisant l’objet d’un changement sont à déclarer en bloc changement.

Si des données identifiantes changeant simultanément concernaient toutes des rubriques présentes en bloc « Changements individu – S21.G00.31 », alors ces changements comportant une date d’effet identique (renseignée en rubrique « Date de la modification – S21.G00.31.001 ») devraient être déclarés simultanément et pourraient être portés dans un unique bloc « Changements Individus – S21.G00.31 ».

Pour des données identifiantes (et uniquement celles-ci), la date de modification du bloc changement peut correspondre à toute date puisqu’elle n’influe pas sur les modalités de prise en compte du lien entre les identités.

Un point d’ATTENTION est à noter concernant la date de modification à renseigner pour la déclaration d’un changement de SIRET. La date doit impérativement correspondre à la date d’effet du changement d’employeur. Il s’agit d’une spécificité propre au SIRET en tant qu’identifiant. Contrairement aux autres identifiants pour lesquels la date d’effet peut correspondre à toute date, la datation précise du changement de SIRET est impactante.

Modalités déclaratives d’un changement de modalité du contrat sans équivalent en bloc changement

Principes spécifiques

Il s’agit des modalités qui ne peuvent être déclarées par le biais d’un bloc « Changement Contrat – S21.G00.41 » et pour lesquelles seule vaut la dernière valeur déclarée pour un mois donné.

Ces changements de modalités n’ont pas d’impact sur les droits.

Exemple : le libellé de l’emploi ne fait pas l’objet d’une rubrique en bloc changement car l’évolution de cette caractéristique du contrat est sans impact direct sur la protection sociale de l’individu.

Règle déclarative

Il s’agit de déclarer la dernière valeur connue au niveau du bloc « Contrat (Contrat de travail, convention, mandat) – S21.G00.40 ».

Si la modalité à changer n’a pas son équivalent en bloc « Changements contrat – S21.G00.41 », la déclaration du changement doit être effectuée au niveau du bloc « Contrat (Contrat de travail, convention, mandat) – S21.G00.40 » :

La valeur déclarée en bloc « Contrat (Contrat de travail, convention, mandat) – S21.G00.40 » est applicable du premier au dernier jour du mois principal déclaré (sauf cas particuliers où la date de début et/ou de fin du contrat sont incluses dans le mois principal déclaré).

Si plusieurs changements survenaient dans le mois pour une même modalité, il serait toujours déclaré une seule et unique occurrence de la modalité du contrat avec la dernière valeur connue lors du traitement de la paie

Modalités déclaratives d’un changement de modalité du contrat via bloc changement

Principes spécifiques

Les changements de modalités qui sont à déclarer par le biais d’un bloc « Changement Contrat – S21.G00.41 » ont un impact sur les droits.

Exemple : le « Code statut catégoriel Retraite Complémentaire obligatoire » fait l’objet d’une rubrique en bloc changement car l’évolution de cette caractéristique du contrat a un impact direct sur la protection sociale de l’individu.

A quoi sert la déclaration d’un bloc « Changement Contrat – S21.G00.41 » pour une modalité ?

L’enjeu est de pouvoir, par le biais du traitement de la DSN, reconstituer la situation administrative de l’individu à toute date ou période par période.

La connaissance de cette situation permet ensuite l’application des règles de protection sociale et la réalisation d’actes de gestion.

Il est donc impératif de déclarer correctement les changements de modalités.

Afin de répondre à cet enjeu et de borner la période sur laquelle le déclarant souhaite revenir, il a été ajouté au niveau du bloc « Changement Contrat – S21.G00.41 » la rubrique « Profondeur de recalcul de la paie (S21.G00.41.028) ».

Exemple : Si la rubrique « Code statut catégoriel Retraite Complémentaire obligatoire – S21.G00.40.003 » est renseignée avec la valeur « 01 – cadre » en DSN d’avril, et si un bloc « Changements contrat – S21.G00.41 » est présent avec une date de modification renseignée au 15 mars, un ancien code statut catégoriel renseigné avec la valeur « 04 – non cadre » et une date de profondeur de recalcul de la paie est renseignée au 1er mars, cela signifie que :

  • L’individu est déclaré cadre du 15 mars (date de la modification portée en bloc « Changements contrat – S21.G00.41 ») au 30 avril (dernier jour du mois principal déclaré)
  • Avant d’être cadre, il était non cadre (modalité portée par le bloc « Changements contrat – S21.G00.41 » jusqu’au 14 mars (veille de la date de modification).
  • L’individu était non cadre au moins depuis le 1er mars (date de la profondeur de recalcul de la paie).
  • Dans cet exemple, le déclarant ne souhaite revenir que sur la période allant du 1er mars au 30 avril. Les informations déclarées pour les périodes précédentes sont réputées correctes.

Pour résumer, la rubrique « Profondeur de recalcul de la paie – S21.G00.41.028 » permet de:

  • déterminer depuis quelle date en antériorité il est procédé à un réexamen de la paie ;
  • renseigner la date depuis laquelle court la valeur la plus ancienne du bloc « Changements contrat – S21.G00.41 ».

A noter toutefois que la rubrique « Profondeur de recalcul de la paie – S21.G00.41.028 » ne concerne pas les données identifiantes présentes en bloc « Changements contrat – S21.G00.41 », à savoir les rubriques suivantes :

  • SIRET ancien établissement d’affectation – S21.G00.41.012
  • Ancien Numéro du contrat – S21.G00.41.014
  • Ancienne Date de début du contrat – S21.G00.41.021
  • Ancien identifiant du contrat d’engagement maritime – S21.G00.41.054

Particularités :

Cas de début et/ou fin de contrat en cours de mois principal déclaré

  • Si aucun bloc « Changement contrat – S21.G00.41 » n’est déclaré concernant une modalité du contrat et si la date de début du contrat est incluse dans le mois principal déclaré, la valeur déclarée pour cette même modalité au niveau du bloc « Contrat (Contrat de travail, convention, mandat) – S21.G00.40 » s’applique de la date de début du contrat au dernier jour du mois principal déclaré.
  • Si aucun bloc « Changement contrat – S21.G00.41 » n’est déclaré concernant une modalité du contrat et si la date de fin du contrat est incluse dans le mois principal déclaré, la valeur déclarée pour cette même modalité au niveau du bloc « Contrat (Contrat de travail, convention, mandat) – S21.G00.40 » s’applique du premier jour du mois principal déclaré à la date de fin du contrat.
  • Si aucun bloc « Changement contrat – S21.G00.41 » n’est déclaré concernant une modalité du contrat et si la date de début du contrat et la date de fin du contrat sont incluses dans le mois principal déclaré, la valeur déclarée pour cette même modalité au niveau du bloc « Contrat (Contrat de travail, convention, mandat) – S21.G00.40 » s’applique de la date de début du contrat jusqu’à la date de fin du contrat.

Date d’effet de la valeur portée dans le bloc « Contrat – S21.G00.40 »

  • En présence d’un (et un seul) bloc « Changements Contrat – S21.G00.41 » pour une modalité donnée, la date d’effet de la valeur présente au niveau du bloc « Contrat – S21.G00.40 » correspond à la « Date de la modification – S21.G00.41.001 » du bloc « Changements contrat – S21.G00.41 » portant l’ancienne valeur pour cette modalité.
  • En présence de plusieurs blocs « Changements Contrat – S21.G00.41 » pour une modalité donnée, la date d’effet de la valeur présente au niveau du bloc « Contrat – S21.G00.40 » est portée par le bloc « Changement contrat – S21.G00.41 » ayant la « Date de la modification – S21.G00.41.001 » la plus récente.

Exemple : Dans le cas de deux blocs « Changements Contrat – S21.G00.41 » portant sur la même modalité (« Ancienne Modalité d’exercice du temps de travail – S21.G00.41.008 ») dont la « date de modification – S21.G00.41.001 » est respectivement valorisée à 05/M et 16/M, la date d’effet de la nouvelle modalité portée par la rubrique « Modalité d’exercice du temps de travail – S21.G00.40.014 » est au 16/M (date la plus récente).

Date d’effet de la valeur portée dans un bloc « Changements Contrat – S21.G00.41 » en cas de présence de plusieurs blocs « Changements Contrat – S21.G00.41 » pour une modalité donnée

  • Pour le bloc « Changements Contrat – S21.G00.41 » ayant la « Date de la modification – S21.G00.41.001 » (date A) la plus récente parmi l’ensemble des blocs « Changements Contrat – S21.G00.41 » présents :
  • La date d’effet de la valeur correspond à la « Date de la modification – S21.G00.41.001 » présente au niveau du bloc « Changements Contrat – S21.G00.41 » ayant une « Date de la modification – S21.G00.41.001 » (date B) à la fois plus ancienne que la date A et la plus proche de cette date A parmi l’ensemble des blocs « Changements Contrat – S21.G00.41 » présents.
  • Pour le bloc « Changements Contrat – S21.G00.41 » ayant la « Date de la modification – S21.G00.41.001 » (date Z) la plus ancienne parmi l’ensemble des blocs « Changements Contrat – S21.G00.41 » présents :
  • La date renseignée dans la rubrique « Profondeur de recalcul de la paie – S21.G00.41.028

» indique l’antériorité de la valeur.

  • Dit autrement, la valeur prend effet jusqu’à la « Date de la modification – S21.G00.41.001

» (date Z) moins un, et au moins depuis la date renseignée dans la rubrique « Profondeur de recalcul de la paie – S21.G00.41.028 ».

  • Pour chaque autre bloc « Changements Contrat – S21.G00.41 » présent, le raisonnement est le suivant :
  • Soit une « Date de la modification – S21.G00.41.001 » (date C) renseignée pour ce bloc « Changements Contrat – S21.G00.41 ».
  • La date d’effet de la valeur correspond à la « Date de la modification – S21.G00.41.001 » présente au niveau du bloc « Changements Contrat – S21.G00.41 » ayant une « Date de la modification – S21.G00.41.001 » (date D) à la fois plus ancienne que la date C et la plus proche de cette date C parmi l’ensemble des blocs « Changements Contrat – S21.G00.41 » présents.

Exemple : Soit trois blocs « Changements Contrat – S21.G00.41 » portant sur la même modalité (« Ancienne Modalité d’exercice du temps de travail – S21.G00.41.008 ») dont la « Date de la modification – S21.G00.41.001 » est respectivement valorisée à 25/M-1, 05/M et 16/M.

Le bloc « Changements Contrat – S21.G00.41 » dont la « Date de la modification – S21.G00.41.001 » est la plus ancienne parmi les blocs « Changements Contrat – S21.G00.41 » présents, contient une rubrique « Profondeur de recalcul de la paie – S21.G00.41.028 » valorisée à 01/M-1.

  • Pour le bloc « Changements Contrat – S21.G00.41 » ayant la « Date de la modification – S21.G00.41.001 » la plus récente (16/M), la date d’effet de la valeur est 05/M. La valeur prend donc effet du 05/M au 15/M.
  • Pour le bloc « Changements Contrat – S21.G00.41 » ayant une « Date de la modification – S21.G00.41.001 » à la fois plus ancienne que 16/M et la plus proche de cette date 16/M parmi l’ensemble des blocs « Changements Contrat – S21.G00.41 » présents (soit 05/M), la date d’effet de la valeur est 25/M-1. La valeur prend donc effet du 25/M-1 au 04/M.
  • Pour le bloc « Changements Contrat – S21.G00.41 » ayant la « Date de la modification – S21.G00.41.001 » la plus ancienne (25/M-1), la date renseignée dans la rubrique « Profondeur de recalcul de la paie – S21.G00.41.028 » indique l’antériorité de la valeur qui est 01/M-1. La valeur prend donc effet jusqu’au 24/M-1 et au moins depuis le 01/M-1.
  1. Règle déclarative

Le changement d’une des modalités visées doit impérativement être déclaré via un bloc « Changements Contrat – S21.G00.41 ». Si deux modalités différentes faisaient l’objet d’un changement, alors il n’est pas possible de les déclarer via un même bloc changement. Ces changements doivent être déclarés dans différents blocs changement, et ce même si plusieurs changements sont concomitants.

Seules les modalités faisant l’objet d’un changement sont à déclarer en bloc changement. Ce changement doit être déclaré dans la DSN du mois où le service prend connaissance de ces modifications, même si elles ont eu lieu antérieurement.

A noter qu’en cas de déclaration dans une DSN précédente d’une valeur erronée pour une modalité de contrat, la valeur à renseigner dans le bloc « Changements Contrat – S21.G00.41 » doit être celle qui aurait dû être déclarée et non pas celle qui avait été déclarée précédemment de manière erronée.

La date de survenance du changement ou de la correction (portée par la rubrique « Date de la modification – S21.G00.41.001 ») doit obligatoirement être renseignée.

Usage de la rubrique « Profondeur de recalcul de la paie – S21.G00.41.028 »

La valorisation de la rubrique « Profondeur de recalcul de la paie – S21.G00.41.028 » est obligatoire pour une même modalité du contrat si un seul bloc « Changements Contrat – S21.G00.41 » est déclaré.

En cas de déclaration de plusieurs blocs « Changements Contrat – S21.G00.41 » portant sur un même contrat et une même modalité, la rubrique « Profondeur de recalcul de la paie – S21.G00.41.028 » est obligatoire pour le bloc « Changements Contrat – S21.G00.41 » présentant la « Date de la modification – S21.G00.41.001 » la plus ancienne, afin de borner la période sur laquelle il est procédé au réexamen de la paie. A noter que dans ce cas, la déclaration de la rubrique « Profondeur de recalcul de la paie – S21.G00.41.028 » est interdite pour tous les autres blocs portant sur le même contrat et la même modalité.

La date définissant la période de recalcul de la paie doit être renseignée au premier jour d’un mois civil sauf si la date de début de contrat est supérieure à celle-ci. Dans ce cas, c’est la date de début du contrat qui devra être renseignée dans la rubrique « Profondeur de recalcul de la paie – S21.G00.41.028 ».

En effet, le rythme usuel de la paie est mensuel et la durée des périodes de paie est usuellement d’un mois. Le calcul d’une paie faisant l’objet de corrections porte nécessairement sur une période composée de plusieurs mois civils complets : soit la période de paie courante + les périodes de paie dont les résultats de paie seront modifiés par la correction de la modalité.

Dans le cas d’un changement prenant effet au 1er jour d’un mois civil, la date renseignée en rubrique « Profondeur de recalcul de la paie – S21.G00.41.028 » est la même que la date renseignée en « Date de la modification – S21.G00.41.001 ».

Déclaration des éléments de revenus bruts et mesures d’activité

Périmètre

Les éléments financiers sont portés par 4 blocs :

  • Les blocs « Rémunération » et « Prime, gratification et indemnité » sont rattachés directement au bloc « Versement individu », et indirectement (via la donnée identifiante « Numéro du contrat ») au bloc « Contrat (contrat de travail, convention, mandat)
  • Le bloc « Activité », portant les mesures d’activité
  • Le bloc « Autre élément de revenu brut » qui véhicule les avantages en nature, frais professionnels (y compris le montant de la Déduction Forfaitaire Spécifique si applicable), l’intéressement, la participation, l’abondement aux plans d’épargne, la participation patronale à divers frais (transport, titre-restaurant), les sommes versées par un tiers… En paie, ces autres éléments de revenu brut n’étant pas forcément rattachés à un contrat de travail, ils seront uniquement déclarés par date de versement de la paie à l’individu.

Exemples:

  • Le versement d’un commissionnement commercial au profit d’un individu en l’absence de toute relation contractuelle avec le payeur
  • Le versement d’un intéressement à un salarié disposant de plusieurs contrats de travail au sein du même établissement. Dans ce cas de figure, le montant d’intéressement peut ne pas être rattaché à un contrat en particulier

Le « type » et la « mesure de l’activité » donnant lieu à rémunération, sont déclarés au sein du bloc « Activité ». Ce dernier ne peut exister qu’en présence du bloc « Rémunération ».

La déclaration des éléments financiers repose sur des notions de périodes différentes selon le bloc.

Définition des notions de périodes dans la DSN

Période de paie

La réglementation prévoit que la paie doit être versée à intervalle régulier qui, sauf exception prévue par le code du travail, ne peut dépasser un mois. Selon ce principe, la période de paie est une période de durée égale à l’intervalle entre deux versements de la paie. Le début et la fin de période de paie peuvent toutefois ne pas correspondre aux dates de versement de la paie, en fonction des choix et contraintes de gestion de l’employeur.

Exemple : une paie versée le 25 du mois M, pour laquelle la période de paie s’étend du 1er au 31 du mois M).

Le montant de la paie est établi sur la base des éléments enregistrés dans le système de paie au cours de la période de paie : la mesure de l’activité du salarié, les évolutions du statut du salarié, les altérations de la situation professionnelle du salarié (absences, etc.), les décisions de versement de primes exceptionnelles.

Période élémentaire de paie

La période élémentaire de paie constitue une sous-partie de la période de paie. Le découpage de la période de paie en périodes élémentaires de paie découle de modalités différentes de calcul de la paie en cas d’évolution des paramètres de calcul de la paie et notamment du statut du salarié (par exemple, passage de non cadre à cadre en cours de période de paie).

La période élémentaire est bornée par défaut par les dates de début et de fin de période de paie.

La période à déclarer dans le bloc Rémunération est cette période élémentaire de paie, lorsque le logiciel de paie produit effectivement un découpage selon ces périodes élémentaires. A minima, les rémunérations doivent être déclarées période de paie par période de paie.

Période de rattachement des éléments exceptionnels de revenu brut (prime gratification et indemnité ou autre élément de revenu brut)

Un élément exceptionnel de revenu brut peut être versé à une fréquence différente de la paie. Certains éléments de revenu sont par exemple attribués au titre d’une période de présence du salarié dans l’entreprise ou l’établissement : le 13ème mois peut être versé au titre d’un exercice, un commissionnement commercial peut être versé au titre d’un trimestre.

La notion de période de rattachement permet également de prendre en compte les cas où le versement de l’élément exceptionnel de revenu brut est conditionné à la présence du salarié sur une période donnée. La période de rattachement de la prime en question sera alors renseignée en fonction de la présence de l’individu dans l’entreprise.

Le mois principal déclaré

Chaque paie est associée à une période de paie. La DSN est produite suite à l’établissement d’une ou plusieurs paies. Si la DSN fait état d’une seule paie, le mois principal déclaré est le mois civil au cours duquel finit la période de paie. Si la DSN fait état de plusieurs paies, le même raisonnement est appliqué en se basant sur la paie la plus récente non encore déclarée.

En cas de paies infra mensuelles (exemple : les paies hebdomadaires), le mois principal déclaré sera associé à plusieurs périodes de paies, elles-mêmes éventuellement découpées en périodes élémentaires si cela fait sens.

Exemple : une entreprise pratique la paie hebdomadaire. Les périodes de paie hebdomadaires s’étendent du 31 du mois M-1 au 27 du mois M. Le mois principal déclaré de ces périodes est le mois M.

Modalités déclaratives des éléments financiers présents au sein du bloc

« Rémunération »

Les éléments financiers présents au sein du bloc « Rémunération » sont déclarés par période élémentaire de paie.

Nous attirons votre attention sur la datation du type de rémunération « 026 – Heures supplémentaires exonérées (y compris journées de RTT monétisées) ». Celle-ci doit être renseignée en période de versement.

Avec l’introduction du typage des rémunérations déclarées, il n’est plus précisé au niveau du tableau des usages le caractère obligatoire ou conditionnel de chaque type de rémunération. Le tableau ci-dessous précise ces informations. Le respect de ces consignes de déclaration est nécessaire à la reconstitution des déclarations substituées.

 Usage
TypeDSN mensuelleSignalement fin de contrat de travail unique
001 – Rémunération brute non plafonnéeObligatoireObligatoire
002 – Salaire brut servant aux calculs des droits de l’Assurance chômageObligatoireObligatoire
003 – Salaire rétabli – reconstituéObligatoireConditionnel
010 – Salaire de baseObligatoireObligatoire
012 – Heures d’équivalence Conditionnel InterditConditionnelConditionnel
013 – Heures d’habillage, déshabillage, pause Conditionnel InterditConditionnelConditionnel
016 – [FP] Heures affectées à un travail d’aide à domicileConditionnelConditionnel
017 – Heures supplémentaires ou complémentaires aléatoiresConditionnelConditionnel
018 – Heures supplémentaires structurellesConditionnelConditionnel
019 – Heures d’activité partielleConditionnelConditionnel
020 – Heures affectées à un travail d’aide à domicile de publics fragilesConditionnelConditionnel
025 – Heures correspondant à du chômage intempériesConditionnelConditionnel
026 – Heures supplémentaires exonérées (y compris journées de RTT monétisées)ConditionnelConditionnel

Modalités déclaratives des éléments financiers présents au sein des blocs « Prime, gratification et indemnité » et « Autre élément de revenu brut »

Les éléments financiers déclarés au sein des blocs « Prime, gratification et indemnité » et « Autre élément de revenu brut » sont déclarés par :

  • Période de rattachement, selon les types d’éléments financiers
  • Et date de versement de la prime, gratification ou indemnité ou de l’autre élément de revenu brut portée dans le bloc Versement individu au titre duquel est constitué le bloc Rémunération

Modalités de déclaration des mesures d’activité

Les mesures d’activité sont toujours valorisées au titre d’une période élémentaire de paie.

Lorsque l’unité de mesure du travail portée par le contrat n’est pas appropriée (par exemple mesure d’une absence en heures pour un individu dont le contrat est fixé en forfait jours), l’unité utilisée doit être précisée dans le bloc Activité. C’est cette information qui est retenue par les traitements des données. Le bloc Activité est à rattacher obligatoirement au bloc Rémunération de type Salaire brut servant aux calculs des droits de l’Assurance chômage.

Modalités déclaratives d’un rappel de paie

Un rappel de paie concrétise la correction d’une paie antérieure au titre des Rémunérations ou au titre des Primes, Indemnités et Gratifications.

Les rappels sont à déclarer en approche différentielle. Cependant, l’approche par annulation et remplacement d’une écriture est tout à fait possible. Ainsi, un montant de 1000€ déclaré en lieu et place d’un montant de 1200€ donnera lieu idéalement à la déclaration d’un rappel de 200€ et, s’il n’est pas possible d’opérer dans cette approche différentielle, un premier rappel de -1000€ et un second rappel de 1200€.

Il sera porté une attention particulière au fait que le cumul des rappels sur toute période ne mène pas à constater des valeurs négatives pour tous les types d’éléments de revenu brut comme pour les types d’activité car s’il est logique que certains mois des paies soient négatives, cela ne l’est pas pour déclencher par exemple un signalement de fin de contrat de travail sur le cumul de toutes les périodes. Les vérifications sont à opérer au niveau du logiciel de paie en amont de l’envoi des signalements.

Par ailleurs, les principes de rappels définis ci-dessous sont également applicables aux rappels survenant après la rupture du contrat. Les périodes de paie afférentes devront toutefois être bornées sur la date de fin de contrat de travail.

En cas de régularisation de cotisation ou de rappel de paie, il doit être appliqué, pour l’ensemble des montants présents dans la déclaration, une unique modalité de régularisation. Celle-ci pouvant être l’approche différentielle ou l’approche par annulation et remplacement.

Attention, cette consigne ne concerne pas les rubriques des blocs « Bordereau de cotisation due – S21.G00.22 » et « Cotisation agrégée -S21.G00.23 », auxquelles s’appliquent les consignes spécifiques formalisées au Guide de l’Urssaf CN « Comment déclarer et régulariser les cotisations Urssaf en DSN ».

Rappels de primes, indemnités et gratifications

Le rappel de primes, indemnités et gratifications peut être rendu nécessaire pour correction :

  • Du type ou de la période de rattachement, entrainant l’obligation de déclarer une annulation de la déclaration initiale accompagnée si opportun d’une déclaration corrective correcte en remplacement.
  • Du montant. Une correction de montant, sans modification de type et/ou de période de rattachement peut être réalisée en approche cumulative en déclarant le montant de la correction qualifié par le type et :
    • la période de rattachement initialement déclarée (S21.G00.52.003 / S21.G00.52.004) si les primes sont de type 026, 027 ou 029.
    • La date de versement d’origine (S21.G00.52.007) pour les autres types.

Rappels d’autres éléments de revenu brut

Le rappel d’autres éléments de revenu brut peut être rendu nécessaire pour correction :

  • Du type ou de la période de rattachement, entrainant l’obligation de déclarer une annulation de la déclaration initiale accompagnée si opportun d’une déclaration corrective correcte en remplacement.
  • Du montant. Une correction de montant, sans modification de type et/ou de période de rattachement peut être réalisée en approche cumulative en déclarant le montant de la correction qualifié par le type et la période de rattachement initialement déclarée (S21.G00.54.003 / S21.G00.54.004), si cela fait sens.

Le recouvrement de cotisations et contributions

Synthèse des modalités déclaratives des blocs et rubriques par organisme

Les modalités déclaratives par organisme de chacune des rubriques des blocs liés au recouvrement de cotisations sont présentées dans les tableaux de synthèse ci-dessous.

Dans les tableaux ci-dessous, la présence d’une « X » signifie que, pour un OPS donné, la rubrique peut ou doit être renseignée selon les cas. Les cas particuliers d’alimentation de certaines rubriques sont décrits en partie technique du cahier technique.

Bloc « Composant de base assujettie » (S21.G00.79)

  Rubriques Organismes  Type de composant de base assujettie S21.G00.79.001  Montant de composant de base assujettie S21.G00.79.004  Identifiant du CRM à l’origine de la régularisation S21.G00.79.005
AGIRC-ARRCOXX
Caisses Congés payés (CIBTP, Transport, Manutention port.)  
CAMIEG  
CCVRP  
CNIEG  
Congés spectacles (AUDIENS)  
CRPCEN (pour corriger des périodes antérieures à 2023)  X  X
CRPNPACXX
Organisme complémentaireXX
DGFIPXX
IRCANTEC  
MSAXX
Pôle emploiXX
UrssafXX
CNRACL  
CPF  
FSPOEIE  
RAEP  
SRE  
RAFP  
CNBF  

Bloc « Base assujettie » (S21.G00.78)

Rubriques Organismes  Code de base assujettie S21.G00.78.001Date de début de période de rattachement S21.G00.78.002Date de fin de période de rattachement S21.G00.78.003  Montant S21.G00.78.004Identifiant technique affiliation S21.G00.78.005  Numéro du contrat S21.G00.78.006Identifiant du CRM à l’origine de la régularisation S21.G00.78.007
AGIRC-ARRCOXXXX X 
Caisses Congés payés (CIBTP, Transport, Manutention port.)    X    X    X    X     X 
CAMIEG (pour régularisation des périodes antérieures à 2020 pour le régime général et antérieures à 2021 pour le régime agricole)          X          X          X          X   
CCVRP       
CNIEG (pour régularisation des périodes antérieures à 2022)      X      X      X      X   
Congés spectacles (AUDIENS)XXXX   
CRPCEN (pour corriger des périodes antérieures à 2023)    X    X    X    X   
CRPNPACXXXX   
Organisme complémentaireXXXXX  
DGFIPXXXX   
IRCANTECXXXX X 
MSAXXXX X 
Pôle emploiXXXX X 
UrssafXXXX X 
CNRACLXXXX X 
CPF       
FSPOEIEXXXX   
RAEPXXXX   
SRE       
RAFPXXXX X 
CNBFXXXX   

Bloc « Cotisation individuelle » (S21.G00.81)

Les rubriques présentées dans les tableaux ci-dessous sont à déclarer à minima en fonction des cas exposés. La présence d’une croix (X) signifie que, pour un organisme donné, la rubrique doit obligatoirement être renseignée.

Les déclarants ont la possibilité de renseigner les rubriques « Code de cotisation – S21.G00.81.001 », « Montant d’assiette S21.G00.81.003 » et « Montant de cotisation S21.G00.81.004 », sans distinction préalable par le logiciel de paie en fonction de l’organisme destinataire et de la cotisation/exonération/réduction déclarée.

Chaque partenaire récepteur des données déclarées en DSN n’exploitera que les données dont il a besoin pour son métier.

 Cotisation
Rubriques OrganismesCode de cotisation S21.G00.81.0 01Identifiant organisme de protection sociale S21.G00.81.002  Montant d’assiette S21.G00.81.003  Montant de cotisation S21.G00.81.004  Code INSEE commune S21.G00.81.005Identifiant du CRM à l’origine de la régularisation S21.G00.81.006  Taux de cotisation S21.G00.81.007
AGIRC-ARRCOX  X   
Caisses Congés payés (CIBTP, Transport, Manutention port.)       
CAMIEG (pour régularisation des périodes antérieures à 2020 pour le régime général et antérieures à 2021 pour le régime agricole)          X          X          X          X   
CCVRP       
CNIEG (pour régularisation des périodes antérieures à 2022)      X      X      X      X   
Congés spectacles (AUDIENS)X  X   
CRPCEN (pour corriger des périodes antérieures à 2023)    X    X    X    X   
CRPNPACXXXX   
Organisme complémentaireX  X   
DGFIPX  X   
IRCANTECXXXX   
MSAXXXXX X
Pôle emploiXXXX  X
UrssafXXXXX X
CPF       
CNRACLX XX   
FSPOEIEX XX   
RAEPX XX   
SRE       
RAFPX XX   
CNBFX XX   

 Exonération
Rubriques Organismes  Code de cotisation S21.G00.81.001Identifiant organisme de protection sociale S21.G00.81.002  Montant d’assiette S21.G00.81.003  Montant de cotisation S21.G00.81.004  Code INSEE commune S21.G00.81.005Identifiant du CRM à l’origine de la régularisation S21.G00.81.006  Taux de cotisation S21.G00.81.007
AGIRC-ARRCOX X    
Caisses Congés payés (CIBTP, Transport, Manutention port.)    X     X    X   
CAMIEG (pour régularisation des périodes antérieures à 2020 pour le régime général et antérieures à 2021 pour le régime agricole)       
CCVRP       
CNIEG (pour régularisation des périodes antérieures à 2022)       
Congés spectacles (AUDIENS)       
CRPCEN (pour corriger des périodes antérieures à 2023)    X    X    X    
CRPNPACXX     
Organisme complémentaire       
DGFIP       
IRCANTEC       
MSAXXX    
Pôle emploiXXXX   
UrssafXXX    
CNRACLX  X   
CPF       
FSPOEIEX  X   
RAEP       
SRE       
RAFP       
CNBFX XX   

Bloc « Cotisation agrégée » (S21.G00.23)

Se référer aux modalités de déclaration présentées dans les documents suivants :

  • Guide Urssaf CN : Comment déclarer et régulariser les cotisations Urssaf en DSN (https://v4www2.urssaf.fr/portail/files/live/sites/urssaf/files/documents/DSN-Guide- declaration-regularisation-cotisations-sociales-Urssaf.pdf)
    • Table des codes types de personnel (https://fichierdirect.declaration.urssaf.fr/static/histoCodesTypesXml.xml)

Attention : les organismes de retraite de la Fonction publique ne sont pas concernés par ce bloc.

  • Bloc « Versement organisme de protection sociale » (S21.G00.20)

1ère partie du tableau

Rubriques OrganismesIdentifiant Organisme de Protection Sociale S21.G00.20.001Entité d’affectation des opérations S21.G00.20.002  BIC S21.G00.20.003  IBAN S21.G00.20.004  Montant du versement S21.G00.20.005Date de début de période de rattachement S21.G00.20.006
AGIRC-ARRCOXXXXXX
Caisses Congés payés (CIBTP, Transport, Manutention port.)      
CAMIEG (pour régularisation des périodes antérieures à 2020 pour le régime général et antérieures à 2021 pour le régime agricole)          X          X          X          X          X          X
CCVRP      
CNIEG (pour régularisation des périodes antérieures à 2022)      X      X      X      X      X      X
Congés spectacles (AUDIENS)XXXXXX
CRPCEN (pour corriger des périodes antérieures à 2023)    X    X    X    X    X    X
CRPNPACX XXXX
Organisme complémentaireXXXXXX
IRCANTEC      
MSAX XXXX
Pôle emploiXXXXXX
UrssafXXXXXX
DGFIPX XXXX
CPF      
CNRACL      
FSPOEIE      
RAEP      
SRE      
RAFP      
CNBFX XXXX

2ème partie du tableau

Rubriques OrganismesDate de fin de période de rattachement S21.G00.20.007Code délégataire de gestion S21.G00.20.008  Mode de paiement S21.G00.20.010  Date de paiement S21.G00.20.011  SIRET payeur S21.G00.20.012Identifiant du CRM à l’origine de la régularisation S21.G00.20.013
AGIRC-ARRCOX X X 
Caisses Congés payés (CIBTP, Transport, Manutention port.)      
CAMIEG (pour régularisation des périodes antérieures à 2020 pour le régime général et antérieures à 2021 pour le régime agricole)          X           X          X          X 
CCVRP      
CNIEG (pour régularisation des périodes antérieures à 2022)      X       X      X      X 
Congés spectacles (AUDIENS)X X X 
CRPCEN (pour corriger des périodes antérieures à 2023)    X     X    X  
CRPNPACX XXX 
Organisme complémentaireXXXXX 
IRCANTEC      
MSAX XXX 
Pôle emploiX XXX 
UrssafX X   
DGFIPX X X 
CNRACL      
CPF      
FSPOEIE      
RAEP      
SRE      
RAFP      
CNBFX XXX 
Précisions sur la rubrique « Mode de paiement » (S21.G00.20.010)
Valeurs de la rubrique « Mode de paiement » (S21.G00.20.010)  01 – chèque  02 – virement04 – titre inter- bancaire de paiement05 – prélèvement SEPA06 – versement réalisé par un autre établissement
AGIRC-ARRCO   XX
Caisses Congés payés (CIBTP, Transport, Manutention port.)     
CAMIEG X  X
CCVRP     
CNIEG (pour régularisation des périodes antérieures à 2022)   X    X
Congés spectacles (AUDIENS)   XX
CRPCEN (pour corriger des périodes antérieures à 2023)   X   
CRPNPACXX  X
Organisme complémentaireXXXXX
IRCANTEC     
MSA X XX
Pôle emploiXX XX
Urssaf   X 
DGFIP   XX
CNRACL    
FSPOEIE
RAEP     
SRE     
RAFP    
CPF
CNBFXX XX

Bloc « Composant de versement » (S21.G00.55)

  Rubriques     Organismes  Montant versé S21.G00.55.001  Type de population S21.G00.55.002  Code d’affectation S21.G00.55.003  Période d’affectation S21.G00.55.004Identifiant du CRM à l’origine de la régularisation S21.G00.55.005
Organisme complémentaireXXXX 
  • Bloc « Cotisation établissement » (S21.G00.82)

Ce bloc est utilisé exclusivement par les organismes repertoriés dans le tableau ci-dessous.

Rubriques Organismes  Valeur S21.G00.82.001  Code de cotisation S21.G00.82.002Date de début de période de rattachement S21.G00.82.003Date de fin de période de rattachement S21.G00.82.004Référence règlementaire ou contractuelle S21.G00.82.005Identifiant du CRM à l’origine de la régularisation S21.G00.82.006
Caisses CIBTPXXXXX 
Organisme complémentaireXXXXX 
MSAXXXXX 
CNRACL      
CPF      
FSPOEIE      
RAEP      
SRE      
RAFP      
UrssafXXXXX 

Modalités déclaratives générales

Le terme « cotisation » est utilisé au sens large tout au long de cette partie pour désigner les cotisations, réductions, exonérations et contributions. Par exception, lorsqu’une modalité concerne spécifiquement une réduction ou une exonération de cotisations, le terme « cotisation » est abandonné au profit d’une appellation plus précise.

Les principes déclaratifs généraux décrits dans cette partie 2.2.2. s’appliquent à l’ensemble des organismes opérant du recouvrement et du paiement de cotisations sociales (AGIRC- ARRCO, Caisses de congés payés (CIBTP, Transport et Manutention portuaire), CAMIEG, CCVRP, CNBF, CNIEG, Congés spectacles (AUDIENS), CRPCEN, CRPNPAC, Organismes complémentaires, DGFiP, IRCANTEC, MSA, Pôle emploi, Urssaf). Les modalités déclaratives spécifiques des Urssaf et des organismes complémentaires, y compris concernant le recouvrement des cotisations Prévoyance dont la MSA est délégataire de gestion, font l’objet de précisions ultérieures.

Principes fondamentaux

En complément des éléments de revenu brut, au titre du recouvrement des cotisations sociales, il doit être déclaré pour chaque salarié :

  • Les bases assujetties (somme des montants assujettis de manière homogène à une ou plusieurs cotisations)
  • Les composants de base assujettie constituant des parties de bases assujetties autres que des éléments de revenu brut (par exemple, le montant du SMIC retenu pour le calcul de la Réduction générale des cotisations patronales de sécurité sociale et d’assurance chômage)
  • Les montants d’assiettes cotisées, exonérées ou éligibles à réduction

La norme NEODeS n’offre plus de possibilité de bordereaux annuels au titre des cotisations de Sécurité Sociale. Cette disposition traduit l’abandon de régularisation annuelle au profit systématique de la régularisation progressive.

Période de rattachement des cotisations

La période de rattachement des cotisations de Sécurité Sociale est :

  • soit la période courante lorsqu’il n’y a pas de régularisation
  • soit la période d’origine lorsqu’il y a régularisation (cf. partie 2.2.2.5. Correction de déclaration de cotisations)

La période de rattachement des autres cotisations est la période à laquelle se rapportent ces cotisations.

Déclaration des cotisations nominatives

Les cotisations sociales nominatives sont à déclarer au travers des blocs de données suivants :

  • « Base assujettie »
  • « Composant de base assujettie »
  • « Cotisation individuelle »

Les spécificités relatives à chaque organisme sont précisées dans la partie technique du Cahier Technique, pour chacun des blocs et concernés.

Déclaration des cotisations établissement

Les cotisations de type établissement ne sont pas individualisables, mais résultent d’un calcul globalement effectué au niveau de l’établissement ou de l’entreprise. Il peut s’agir par exemple des cotisations CCCA-BTP (Comité de Concertation et de Coordination de l’apprentissage du Bâtiment et des Travaux Publics), cotisations FMSE (Fond national agricole de mutualisation des risques sanitaires et environnementaux), etc.

Les spécificités relatives à chaque organisme sont précisées dans la partie technique du Cahier Technique, pour chacun des blocs concernés.

Corrections de déclarations de cotisations

Une déclaration erronée doit donner lieu à correction de la part de l’employeur, accompagnée si opportun du paiement afférent. Les corrections à déclarer via DSN font suite à un constat d’erreur ou d’omission par le déclarant. Tant que la date d’exigibilité d’une

DSN n’est pas dépassée, il reste possible d’opérer une correction de déclaration de cotisations grâce au mécanisme d’ « Annule et remplace intégral ». Une fois passée la date d’exigibilité, les corrections doivent être portées par une DSN mensuelle ultérieure, émise à l’occasion d’une paie ultérieure. Les corrections seront valorisées mois civil par mois civil. Les montants des corrections sont établis en approche différentielle. Cependant, l’approche par annulation et remplacement d’une écriture est tout à fait possible.

En cas de régularisation de cotisation ou de rappel de paie, il doit être appliqué, pour l’ensemble des montants présents dans la déclaration, une unique modalité de régularisation. Celle-ci pouvant être l’approche différentielle ou l’approche par annulation et remplacement.

Attention, cette consigne ne concerne pas les rubriques des blocs « Bordereau de cotisation due – S21.G00.22 » et « Cotisation agrégée – S21.G00.23 », auxquelles s’appliquent les consignes spécifiques formalisées au Guide de l’Urssaf CN « Comment déclarer et régulariser les cotisations Urssaf en DSN ».

Exemple de déclaration d’une régularisation de base assujettie par annulation et remplacement d’un montant déjà déclaré : En février l’employeur constate que le montant d’assiette brute déplafonnée déclaré en janvier pour l’un de ses salariés est de 2000€ et non 1000€.

Dans la DSN de janvier:

Bloc « Base assujettie – S21.G00.78

Code de base assujettie S21.G00.78.001 = 03 – Assiette brute déplafonnée Date de début de période de rattachement S21.G00.78.002 = 01012016 Date de fin de période de rattachement S21.G00.78.003 = 31012016 Montant S21.G00.78.004 = 1000

Dans la DSN de février:

Déclaration de la base assujettie pour la période courante Bloc « Base assujettie – S21.G00.78

Code de base assujettie S21.G00.78.001 = 03 – Assiette brute déplafonnée Date de début de période de rattachement S21.G00.78.002 = 01022016 Date de fin de période de rattachement S21.G00.78.003 = 28022016 Montant S21.G00.78.004 = 2000

Régularisation du montant de base assujettie par annulation et remplacement du montant erroné déclaré dans la DSN de janvier

1er bloc permettant l’annulation du montant déclaré en janvier Bloc « Base assujettie – S21.G00.78

Code de base assujettie S21.G00.78.001 = 03 – Assiette brute déplafonnée

Date de début de période de rattachement S21.G00.78.002 = 01012016 Date de fin de période de rattachement S21.G00.78.003 = 31012016 Montant S21.G00.78.004 = -1000

2ème bloc permettant le remplacement du montant erroné Bloc « Base assujettie – S21.G00.78

Code de base assujettie S21.G00.78.001 = 03 – Assiette brute déplafonnée

Date de début de période de rattachement S21.G00.78.002 = 01012016

Date de fin de période de rattachement S21.G00.78.003 = 31012016 Montant S21.G00.78.004 = 2000

Paiement des cotisations avec la DSN

Le paiement ou la déclaration du paiement des cotisations sociales sont opérés en renseignant le bloc « Versement organisme de protection sociale » (S21.G00.20), qui comprend notamment les caractéristiques d’un ordre de paiement.

Le montant du versement se compose en tout ou partie des éléments suivants, pour leurs périodes de rattachement (mensuelle, trimestrielle …) et le ou les établissements concernés :

  • Cotisations nominatives déclarées
  • Eventuelles cotisations établissement
  • Eventuelles régularisations de cotisations

Le montant de chacun de ces éléments peut correspondre à un paiement total ou partiel.

Un paiement peut être réparti sur plusieurs comptes bancaires différents, à raison d’un bloc

« Versement OPS » pour chaque compte.

Périodicité de paiement

La périodicité mensuelle de la DSN n’emporte pas de conséquences sur la périodicité des paiements de cotisations via la DSN, qui reste selon les cas mensuelle, trimestrielle, semestrielle ou annuelle, voire libre pour certains cas. Ainsi le calendrier de paiement reste défini par les réglementations des différents régimes et dispositifs de protection sociale.

Modes de paiement

Les moyens de paiement des cotisations sociales possibles en DSN sont multiples et varient selon l’organisme destinataire : chèque, virement, titre interbancaire de paiement, prélèvement SEPA.

Concernant le prélèvement SEPA (télépaiement), pour les entreprises soumises à échéance mensuelle sur la DUCS ou au BVM, il devra être produit un ordre par mois civil.

Les modalités de transmission des ordres mensuels de prélèvement SEPA (télépaiement) des entreprises soumises au régime du paiement trimestriel comprennent deux options de paiement trimestriel possibles :

  • Un acte de prélèvement SEPA (télépaiement) dans chaque DSN mensuelle avec une exécution unique du paiement à la date limite de paiement.
  • Trois actes de prélèvement SEPA (télépaiement) à la date limite de paiement, rattachés à leurs périodes respectives.

Et dans tous les cas, les ordres de prélèvement SEPA (télépaiement) seront exécutés par les Urssaf ou les Caisses MSA à la date d’exigibilité du paiement.

Modalités déclaratives spécifiques Urssaf

Le recouvrement des cotisations sociales par les Urssaf est opéré sous forme agrégée par Code Type de Personnel (CTP). En complément, il est déclaré des informations nominatives relatives à ces mêmes cotisations. Aussi, la DSN pose le principe fondamental de cohérence entre la maille agrégée et nominative. En effet, les agrégats doivent porter l’ensemble des éléments déclarés individuellement.

Il convient de noter que les cotisations agrégées sont regroupées par Bordereau de cotisation due portant la datation et la somme des cotisations.

Déclaration des cotisations agrégées

Les agrégats sont déclarés par CTP, comme actuellement en DUCS, BRC, TR, etc. La table des Codes Type de Personnel à utiliser en DSN est la même que celle en vigueur pour les autres modalités de déclaration aux Urssaf.

Il convient de noter que les simplifications suivantes ont été apportées aux déclarations de cotisations Urssaf :

  • Levée de l’obligation de déclarer les montants de cotisation par Code Type de Personnel (hors DUCS EDI)
  • Déclaration du total par mois civil uniquement

Les cotisations agrégées sont regroupées par Bordereau de cotisation due, un versement lui étant associé pour le paiement des cotisations sociales recouvrées par les Urssaf. Le bordereau ne peut porter que les cotisations et réductions d’un mois civil (déclarations courantes). Ainsi, en cas de régularisation ou de correction de cotisations agrégées, il devra être renseigné autant de bordereaux mensuels que nécessaire.

Hors cas de rappel de cotisation, les cotisations agrégées Urssaf n’admettent pas la transmission de montants négatifs. Dans le cas où la consolidation des assiettes individuelles constituerait un montant négatif à maille agrégée, le déclarant prendra contact avec son Urssaf de rattachement pour une gestion de la situation en bilatéral.

Les rubriques des blocs de type « Cotisation agrégée » et « Cotisation individuelle » portent volontairement des intitulés génériques (cotisation) mais comportent des réalités multiples (cotisation, exonération, réduction). Les cotisations, les exonérations et les réductions ont des modalités déclaratives différentes en termes d’alimentation de rubriques. Ces spécificités sont précisées dans la partie technique du Cahier Technique, pour chacune des rubriques des blocs concernés.

Déclaration des cotisations nominatives

Au titre du recouvrement des cotisations Urssaf, les données suivantes doivent être déclarées en DSN à maille nominative pour chaque versement :

  • Les bases assujetties (somme des montants assujettis de manière homogène à une ou plusieurs cotisations)
  • Les composants de base assujettie constituant des parties de bases assujetties autres que des éléments de revenu brut (par exemple, le montant du SMIC retenu pour le calcul de la Réduction générale des cotisations patronales de sécurité sociale et d’assurance chômage)
  • Les cotisations individuelles sont à renseigner en concordance avec le « Tableau d’équivalence DI/DA » du guide de l’Urssaf CN « Comment déclarer et régulariser vos cotisations à l’Urssaf en DSN ».

Concernant le bloc Cotisation individuelle, il n’y a pas de mention explicite de chaque cotisation pour le recouvrement de cotisations sociales Urssaf. Les exonérations et les réductions ont des modalités déclaratives différentes en termes d’alimentation de rubriques. Ces spécificités sont précisées dans la partie technique du Cahier Technique, pour chacune des rubriques des blocs concernés. Le guide de l’Urssaf CN détaille les cotisations individuelles attendues en regard des blocs « Cotisation agrégée – S21.G00.23 » indiqués dans la DSN.

A noter : il est possible de déclarer un montant d’assiette négatif à maille individuelle afin de permettre la déclaration d’un trop payé en période courante à l’organisme de recouvrement (gestion des IJSS notamment), dans la mesure où la consolidation des assiettes constitue un montant positif en cotisation agrégée.

Corrections de déclarations de cotisations

Si le prélèvement SEPA (télépaiement) est retenu pour le paiement de ces corrections, la DSN mensuelle contiendra autant d’ordres de paiement que de bordereaux et donc que de mois civils. Veuillez vous référer au guide de l’Urssaf CN « Comment déclarer et régulariser vos cotisations à l’Urssaf en DSN » pour connaitre les modalités déclaratives à suivre en cas de correction ou régularisations.

Partitionnement : établissements disposant de plusieurs comptes cotisants

Certains secteurs d’activité (travail temporaire, agences de mannequins, etc.) doivent produire des déclarations et paiements différenciés de cotisations sociales aux Urssaf, selon les catégories de personnel concernées. La différenciation des déclarations et paiements est actuellement opérée par l’utilisation de pseudo-SIRET. Cette disposition est portée en DSN de la manière suivante :

  • L’établissement d’affectation, en l’espèce l’employeur, reste toujours identifié par son vrai SIRET (concaténation du SIREN du bloc entreprise S21.G00.06 et du NIC du bloc Etablissement S21.G00.11)
  • Les Bordereaux de cotisation due et Versements Organisme de Protection Sociale dont l’ « Entité d’affectation des opérations » n’est pas renseignée concernent le compte cotisant du SIRET de l’établissement d’affectation
  • Les Bordereaux de cotisation (S21.G00.22) et Versements Organisme de Protection Sociale (S21.G00.20) relatifs à ces catégories de personnel doivent porter le pseudo- SIRET approprié dans la rubrique « Entité d’affectation des opérations ».

Cette cinématique est à reproduire pour Pôle emploi dans le cadre du versement des contributions Assurance Chômage pour les salariés du spectacle et les salariés expatriés. Il s’agira donc de renseigner en lieu et place du pseudo-SIRET, dans le bloc « Versement OPS », le numéro de compte attribué par Pôle emploi.

En cas d’absence de personnel permanent pour l’établissement, ce dernier doit quand même fournir une « DSN Sans individu » pour permettre d’assoir la déclaration du personnel intérimaire.

Modalités déclaratives spécifiques des organismes complémentaires

Les Institutions de prévoyance relevant du CTIP, les Mutuelles relevant de la FNMF, les Sociétés d’assurance relevant de la FFA, ainsi que les Organismes complémentaires non fédérés par un membre du GIP-MDS (CTIP, FFA, FNMF) exploitent, en sus des blocs de données communs à la plupart des organismes (cf.2.2.1), les blocs de données suivants :

  • « Adhésion Prévoyance » (S21.G00.15)
  • « Affiliation Prévoyance » (S21.G00.70)
  • « Composant de versement » (S21.G00.55)

Les spécificités déclaratives des rubriques appartenant à ces 3 blocs sont précisées dans le corps du Cahier Technique.

Hors cas précis nécessitant de nommer la fédération à laquelle ils se rattachent, les organismes mentionnés ci-dessus sont identifiés au sein du cahier technique sous l’appellation générique « Organisme complémentaire ».

Déclaration des blocs « Adhésion Prévoyance » et « Affiliation Prévoyance »

Le bloc 15 « Adhésion Prévoyance » porte les données relatives à l’adhésion de l’établissement à un contrat collectif. La DSN comporte autant de blocs « Adhésion Prévoyance » que de contrats collectifs souscrits par l’entreprise.

Le bloc 70 « Affiliation Prévoyance » décrit le rattachement d’un individu au contrat collectif souscrit par son employeur. Sont renseignées dans ce bloc les données d’affiliation du salarié et de ses ayants-droit. Les spécificités déclaratives des rubriques de ce bloc sont précisées dans la partie technique du Cahier Technique.

Déclaration des cotisations nominatives

Un bloc 78 « Base assujettie » doit être déclarée pour un salarié, un contrat de travail et une affiliation Prévoyance donnés. La base assujettie contient un montant toujours à zéro et ne sert qu’à porter l’identifiant technique Affiliation permettant d’effectuer le lien avec l’affiliation concernée pour chaque salarié.

Le bloc 79 « Composant de base assujettie » porte les données permettant de calculer les cotisations nominatives pour chaque salarié. Ce bloc doit être renseigné pour chacun des paramètres pris en compte dans le calcul de la cotisation. Les spécificités déclaratives des rubriques de ce bloc sont précisées dans la partie technique du Cahier Technique.

Pour une « Base assujettie » 78 de type Prévoyance, c’est-à-dire pour une Affiliation Prévoyance, au moins un bloc 79 « Composant de base assujettie » doit être déclaré.

Le bloc 81 « Cotisation individuelle » porte le montant nominatif total des cotisations calculées à partir des composants de base assujettie pour un salarié, un contrat de travail et une affiliation donnés.

Pour une « Base assujettie » 78 de type Prévoyance, c’est-à-dire pour une Affiliation Prévoyance, un et un seul bloc « Cotisation individuelle » 81 doit être déclaré.

Déclaration des cotisations établissement

Les cotisations de type établissement ne sont pas attachées à des salariés, mais relèvent d’un calcul globalement effectué au niveau de l’établissement ou de l’entreprise. Il peut s’agir par exemple de fonds de formation assis sur une masse salariale globale.

Pour une Adhésion Prévoyance donnée, de 0 à n blocs « Cotisation établissement » peuvent être renseignés.

Paiement des cotisations

La périodicité des paiements de cotisations Prévoyance peut être mensuelle, trimestrielle, semestrielle, annuelle, voire libre. En fonction de la périodicité, aucun, un ou plusieurs blocs

«Versement  organisme  de  protection  sociale»  peuvent  être  présents  en  DSN. De préférence, le bloc « Versement organisme de protection sociale » doit être renseigné seulement à l’échéance de paiement des cotisations.

Pour un établissement d’affectation ayant plusieurs contrats avec un même organisme de Prévoyance, il sera possible de déclarer dans un seul bloc Versement le paiement des cotisations pour tout ou partie des contrats.

Un paiement peut être réparti sur plusieurs comptes bancaires différents, à raison d’un bloc versement pour chaque compte.

Le montant du versement se compose en tout ou partie des éléments suivants, pour leurs périodes afférentes (mensuelle, trimestrielle …) et le ou les établissements concernés. :

  • cotisations nominatives déclarées
  • éventuelles cotisations établissement
  • éventuelles régularisations de cotisations

Le montant de chacun de ces éléments peut correspondre à un paiement total ou partiel.

Au sein d’une même entreprise, un établissement déclaré peut être payeur pour un autre établissement. Dans ce cas :

  • le bloc Versement de la DSN de l’établissement payeur inclura le paiement des cotisations liées à cet autre établissement,
  • la DSN de l’autre établissement contiendra un bloc versement S21.G00.20 dont le montant S21.G00.20.005 est renseigné à zéro, dont le SIRET payeur S21.G00.20.012 mentionne l’établissement payeur, et dont le mode de paiement S21.G00.20.010 est renseigné à 06 (versement réalisé par un autre établissement).

Le bloc 20 « Versement organisme de protection sociale » permet de faire le lien entre les données de l’affiliation et de l’adhésion pour le paiement des cotisations. En effet, la donnée « Identifiant organisme de protection sociale » du bloc 20 correspond au « Code

organisme de Prévoyance» du bloc 15 ; le « Code délégataire de gestion » du bloc 20 correspond au « Code délégataire de gestion» du bloc 15.

Le ou les blocs 55 « Composant de versement » (S21.G00.55) permettent de préciser la ventilation du versement par contrats, populations et échéances.

Pour un bloc 20 « Versement organisme de protection sociale » destiné à un organisme de Prévoyance, au moins un bloc 55 « Composant de versement » doit être déclaré.

Les données de paie du champ fiscal

Certaines informations issues de la paie sont collectées en vue de satisfaire, entre autres, des finalités fiscales. A l’exception notoire de la déclaration de l’assujettissement qui ne peut être déterminé qu’à cadencement annuel, les autres informations à destination fiscale sont collectées à cadencement mensuel.

Données annuelles – L’assujettissement des entreprises

L’assujettissement des entreprises est déclaré en DSN une fois par an, soit en fin d’exercice, soit en cours d’exercice pour les cas de cessation d’activité. Conformément au code général des impôts, cet assujettissement est déclaré par établissement de l’entreprise.

En présence d’un salarié employé par plusieurs établissements, la base assujettie est déclarée par un seul établissement dit « agglomérant ».

L’assujettissement ou le non-assujettissement doit obligatoirement être déclaré.

Cette déclaration est opérée en DSN via le bloc « Assujettissement fiscal – S21.G00.44 ». Hors cas de cessation d’activité de l’entreprise, le renseignement de ce bloc doit intervenir, au plus tard, dans la DSN mensuelle de décembre exigible le 5 ou le 15 janvier. Toutefois, il est possible en situation d’erreurs déclarées sur ce bloc de procéder par tolérance à une régularisation sur la DSN de janvier de l’année N+1 (exigible le 5 ou le 15 février).

Il est rappelé ci-dessous les critères de détermination de l’assujettissement ainsi que les modalités de constitution de l’assiette de l’entreprise aux taxes auxquelles celle-ci est assujettie.

La taxe d’apprentissage

L’assiette de la taxe d’apprentissage est la même que celle retenue pour le calcul des cotisations de sécurité sociale.

Les entreprises s’acquittent de la taxe d’apprentissage auprès des Urssaf (pour le régime général) ou de la MSA (pour le régime agricole) à fréquence mensuelle et contemporaine.

La contribution supplémentaire à l’apprentissage

Cette contribution est due par les entreprises d’au moins 250 salariés qui sont redevables de la taxe d’apprentissage et dont le nombre annuel moyen de salariés en contrat favorisant l’insertion professionnelle (CFIP), i.e. en contrat d’apprentissage ou de professionnalisation ou bénéficiant d’une convention industrielle de formation par la recherche en entreprise (CIFRE) ou en contrat à durée indéterminée faisant suite à un contrat de professionnalisation ou d’apprentissage, est inférieur à 5% de l’effectif annuel moyen. Les entreprises s’acquittent de la contribution annuellement en mars N+1 en référence à l’année N.

La participation des employeurs à l’effort de construction

En application des articles L. 313-1 et suivants du code de la construction et de l’habitation, les employeurs occupant au minimum cinquante salariés, à l’exception de l’État, des collectivités territoriales et de leurs établissements publics sont soumis à l’obligation d’investir dans la construction de logements, à titre de participation à l’effort de construction.

Le montant à investir chaque année est égal à 0,45 % des rémunérations servant de base au calcul des cotisations de sécurité sociale et payées au cours de l’année précédente.

En vertu de l’article 235 bis du code général des impôts, les employeurs n’ayant pas réalisé, au 31 décembre de l’année suivant celle du paiement des rémunérations, les investissements prévus par l’article L. 313-1 du code de la construction et de l’habitation sont assujettis à une cotisation de 2 % calculées sur la même base des rémunérations versées. Cette cotisation est versée auprès du service des impôts des entreprises.

La contribution à la formation professionnelle (CFP)

La contribution est égale à 0,55% du total des rémunérations brutes, y compris les rémunérations versées au titre des contrats à durée déterminée pour les entreprises de moins de 11 salariés ; le taux est de 1% pour les entreprises d’au moins 11 salariés et de 1,30% pour les entreprises de travail temporaire de 11 salariés et plus. Pour les employeurs de personnels intermittents du spectacle, le taux unique est de 2%.

Dans le cadre de l’accès à la formation des intermittents du spectacle, une contribution conventionnelle de formation professionnelle fixée au taux de 0,10% de l’assiette s’ajoute à la contribution pré-citée de 2% ainsi qu’une contribution annuelle de 50 € forfaitaire par entreprise. Néanmoins, n’étant pas transférées aux Urssaf, ces contributions conventionnelles ne sont pas à déclarer en DSN.

Il s’agit donc de la même assiette que celle qui est retenue pour le calcul des cotisations de sécurité sociale.

Les rémunérations assujetties dans le cadre de la contribution dédiée au financement du Compte Personnel de Formation pour les titulaires de CDD (CPF-CDD) font l’objet d’une contribution de 1% dont l’assiette est constituée par le total des rémunérations brutes. Les entreprises s’acquittent de cette contribution auprès des caisses Urssaf (pour le régime général) et de la MSA (pour le régime agricole) à fréquence mensuelle et contemporaine.

La taxe sur les salaires

En application des articles 231 et suivants du code général des impôts, la taxe sur les salaires est due par les entreprises qui ne sont pas assujetties à la taxe sur la valeur ajoutée. L’article 231 du code général des impôts prévoit dorénavant que l’assiette de la taxe sur les salaires n’est plus alignée sur celle des cotisations sociales mais sur celle de la contribution sociale généralisée perçue sur le revenu d’activité applicable aux salaires.

L’assiette à déclarer est la même que celle retenue pour le calcul de la CSG sans qu’il soit fait application du 2e alinéa du I et du 6° du II de l’article L. 136-2 du CSS conformément à l’article 13 de la loi n°2012-1404 de financement.

La détermination du montant de la taxe sur les salaires est basée sur une assiette ventilée par individu entre les différentes tranches d’imposition.

Les bases imposables au taux normal sont déclarées mensuellement au niveau de chaque salarié et ajustées de paie en paie selon le principe de la régularisation progressive.

Les bases imposables aux taux majorés sont déclarées annuellement, uniquement au niveau de l’établissement dans le bloc base assujettie. En présence d’un salarié employé par plusieurs établissements la base imposable aux taux majoré sera déclarée par un seul établissement dit « agglomérant ».

Pour les cas où le salarié changerait d’établissement au sein de la même entreprise (SIREN) en cours d’année, il incombe au dernier établissement payant ce salarié au cours de l’exercice civil d’opérer la régularisation des montants par tranche, en incluant notamment pour cela les assiettes constituées par les paies des établissements précédents.

Donnés mensuelles – imposition des salariés

D’une manière générale, hormis les rubriques spécifiques sus-visées, la DGFIP collecte d’autres données à caractère fiscal positionnées dans les rubriques existantes de la DSN.

Ces données sont utilisées principalement à des fins :

  • de préimpression sur la déclaration des revenus des salariés (Point d’attention : les indemnités journalières imposables ne sont pas déclarées en DSN, car cela constituerait une double prise en compte au niveau du montant des traitements et salaires préimprimé sur la déclaration de revenus des individus concernés)
  • de prélèvement à la source
  • de retenue à la source des non-résidents
  • de contrôle

Une attention particulière sera portée au renseignement de la Rémunération nette fiscale (S21.G00.50.002), en veillant notamment à la bonne application des règles suivantes :

La rémunération nette fiscale figure au niveau du bloc « Versement individu – S21.G00.50 ». Elle s’entend du montant total des revenus d’activité nets imposables. Elle est constituée du montant des rémunérations passibles, au nom des bénéficiaires, de l’impôt sur le revenu dans la catégorie des traitements et salaires.

RAPPEL des obligations des employeurs en matière d’indemnités journalières de maladie ou de maternité : L’obligation de déclarer les indemnités journalières imposables incombe exclusivement aux caisses qui ont effectué les paiements, que les versements aient été faits à l’assuré ou à l’employeur subrogé dans les droits de l’assuré, pour le compte de ce dernier.

L’employeur ne doit donc pas déclarer les indemnités journalières imposables. A défaut ces indemnités seraient prises en compte deux fois dans le montant des traitements et salaires préimprimé sur la déclaration de revenus adressée aux personnes concernées.

En cas de subrogation, l’employeur doit procéder de la manière suivante :

  • La somme versée par l’employeur pour le maintien du salaire présente le caractère d’un salaire et doit être soumise à l’impôt sur le revenu au titre de l’année au cours de laquelle elle a été perçue (ce salaire doit être également soumis aux taxes et participations sur les salaires dues par l’employeur).

Dans ce cas, l’employeur ne doit procéder à aucune diminution du salaire brut et donc du salaire imposable (aucune déduction des IJSS subrogés).

  • Au moment où l’employeur, subrogé dans les droits du salarié auprès de la caisse d’assurance maladie, perçoit les indemnités journalières, il doit les reverser à son salarié qui lui rembourse alors, à due concurrence, le salaire qu’il a antérieurement perçu pour le maintien de sa rémunération (en pratique, l’employeur procède généralement à la retenue du salaire dont il avait fait l’avance).

L’employeur ne doit déclarer que les rémunérations dont il a eu la charge effective, c’est-à- dire le salaire proprement dit, compte tenu des remboursements, et à l’exclusion des indemnités journalières.

Pour la détermination des revenus d’activité nets imposables, procéder de la façon suivante :

Partez du montant brut total des rémunérations versées en espèces et des avantages en nature consentis au salarié du 1er janvier au 31 décembre du même exercice fiscal servant de base au calcul des cotisations de sécurité sociale, y compris les rémunérations exonérées totalement ou partiellement de cotisations de sécurité sociale.

DEDUIRE :

  • les retenues effectuées au titre des cotisations de sécurité sociale, des cotisations aux régimes complémentaires ou supplémentaires de retraite et de prévoyance à adhésion obligatoire, à l’exception de la fraction qui excède le maximum autorisé ainsi que des cotisations à la charge des employeurs qui correspondent à des garanties « frais de santé », des cotisations d’assurance chômage et de la fraction déductible de la CSG ;
  • les sommes versées à titre de remboursement de frais professionnels (remboursement de frais réels ou allocations forfaitaires) aux salariés à raison desquels vous avez pratiqué un abattement forfaitaire pour frais professionnels ;
  • les allocations complémentaires aux indemnités journalières de sécurité sociale dans le cadre de régimes facultatifs pour la part correspondant à la participation de l’employeur au financement de ces régimes ;
  • les contributions de l’employeur à l’acquisition des chèques-vacances, à l’exception, le cas échéant, de la fraction exclue de l’assiette des cotisations de sécurité sociale dans les conditions prévues aux articles L. 411-9 et L. 411-10 du code du tourisme, dans la limite du SMIC mensuel ;
  • les allocations de préretraite versées par l’employeur ;
  • les allocations de préretraite versées par l’employeur (allocations qui sont à déclarer au niveau du bloc « S89.G00.92 ») ;
  • les sommes exonérées provenant d’un CET ou d’un régime de retraite supplémentaire ;
  • les jours de congés monétisés (non issus d’un abondement de l’employeur) et affectés par le salarié à un plan d’épargne pour la retraite collectif (PERCO), à un plan d’épargne retraite entreprise collectif (PERECO), à un régime obligatoire de retraite supplémentaire d’entreprise dit « régime article 83 » ou à un plan d’épargne retraite entreprise obligatoire (PEREO) dans la limite de 10 jours par an – que le salarié dispose ou non d’un CET dans l’entreprise.

AJOUTER :

  • le complément de rémunération constitué par la prise en charge par l’employeur des cotisations versées aux régimes de prévoyance complémentaire collectifs et obligatoires correspondant à des garanties frais de santé ;
  • le montant de l’abattement forfaitaire d’assiette pour frais professionnels pratiqué sur les rémunérations versées aux salariés appartenant à certaines professions ;
  • les indemnités imposables à l’impôt sur le revenu (notamment indemnités d’intempérie) ;
  • la contribution du comité d’entreprise à l’acquisition des chèques vacances sans participation conjointe de l’employeur, à moins que, compte tenu des conditions de versement, elle s’assimile à un secours ;
  • le montant versé immédiatement au titre de la prime d’intéressement qui n’a pas été affectée à la réalisation d’un plan d’épargne et de la prime de participation qui n’a pas été versée sur un compte bloqué ou affectée à la réalisation d’un plan d’épargne.

NE PAS DEDUIRE :

  • la retenue à la source de l’impôt sur le revenu.

Le montant obtenu est à reporter dans la rubrique « revenus d’activité nets imposables » sauf indemnités d’expatriation et sommes exonérées au titre du régime des impatriés.

Modalités déclaratives

Base assujettie

La base assujettie de type 90 autres revenus imposables a été supprimée en norme NEODeS 2019.1.

Il s’agissait des allocations de préretraite, des indemnités parlementaires et de fonction, des indemnités versées aux représentants français au Parlement européen, de la rémunération et des indemnités versées aux membres du conseil économique et social et du conseil constitutionnel et des indemnités versées aux élus locaux.

Ces revenus sont à déclarer soit au niveau de la rubrique « Rémunération nette fiscale – S21.G00.50.002 » soit au niveau de la rubrique « Montant net fiscal du revenu versé – S89.G00.92.006 » selon les cas.

Composants de base assujettie

Code 90 : Retenue sur salaires : porter la part de l’avantage en nature qui a donné lieu à une retenue.

Code 91 : base imposable de taxe sur les salaires au taux normal

Cotisation individuelle

Code 077 : Montant de la retenue à la source effectuée sur les salaires versés aux personnes domiciliées hors de France

Le montant attendu correspond au montant de l’impôt et non de l’assiette. Code 901 : Cotisation épargne retraite

Sommes imputables sur le plafond de déduction épargne retraite.

Cette rubrique doit être présente s’il existe dans l’entreprise des régimes de retraite supplémentaires, des plans d’épargne-retraite collectifs (PERCO) ou des plans d’épargne retraite entreprise collectifs (PERECO).

Modalités déclaratives du PAS (Prélèvement à la source)

Dans le cadre de la mise en œuvre du Prélèvement à la source de l’impôt sur le revenu à compter du 1er janvier 2019, la norme NEODeS intègre de nouvelles notions.

Montant de PAS

Les informations nécessaires à la DGFiP pour le prélèvement à la source dans la DSN sont portées par le bloc « Versement individu – S21.G00.50 » pour les individus salariés.

Pour chaque bloc « Versement individu – S21.G00.50 » déclaré, devront être renseignées les rubriques suivantes :

  • « Date de versement – S21.G00.50.001 »
  • « Rémunération nette fiscale – S21.G00.50.002 »
  • « Numéro de versement – S21.G00.50.003 »
  • « Taux de prélèvement à la source – S21.G00.50.006 »
  • « Type du taux de prélèvement à la source – S21.G00.50.007 »
  • « Identifiant du taux de prélèvement à la source – S21.G00.50.008 »
  • « Montant de prélèvement à la source – S21.G00.50.009 »
  • « Montant de la part non imposable du revenu – S21.G00.50.011 »
  • « Montant de l’abattement sur la base fiscale (non déduit de la rémunération nette fiscale) – S21.G00.50.012 »
  • « Montant soumis au PAS – S21.G00.50.013 »

Pour les individus non-salariés, ces informations sont à renseigner au niveau du bloc « Bases spécifiques individu non salarié – S89.G00.92 ».

Régularisation de PAS

Les événements donnant lieu à des cas de régularisation de la situation des individus peuvent être de deux types :

RECTIFICATION

Une rectification peut être due à une erreur de taux de PAS appliqué ou à une erreur de rémunération nette fiscale déclarée.

Précision : l’envoi d’un taux par la DGFiP qui s’avère incorrect par la suite ne doit pas faire l’objet d’une régularisation en DSN par le déclarant.

Les erreurs d’application de taux peuvent être liées à l’utilisation d’un mauvais barème ou à des problèmes informatiques lors de l’application des taux transmis par la DGFiP.

TROP-VERSE

Le montant brut du versement était supérieur à ce qui était réellement dû.

Les modalités de gestion des différents cas varient en fonction de la nécessité ou non de récupérer un montant auprès de l’individu (par différence avec la récupération du trop-versé via une compensation effectuée sur le versement du mois courant).

Pour la régularisation de PAS, le bloc « Régularisation de prélèvement à la source – S21.G00.56 » a été créé. Il porte les rubriques suivantes :

–     « Mois de l’erreur – S21.G00.56.001 »

–     « Type d’erreur – S21.G00.56.002 »

  • « Régularisation de la rémunération nette fiscale – S21.G00.56.003 »
  • « Rémunération nette fiscale déclarée le mois de l’erreur – S21.G00.56.004 »
  • « Régularisation du taux de prélèvement à la source – S21.G00.56.005 »
  • « Taux déclaré le mois de l’erreur – S21.G00.56.006 »
  • « Montant de la régularisation du prélèvement à la source – S21.G00.56.007 »
  • « Régularisation du montant de la part non imposable du revenu – S21.G00.56.008 »
  • « Régularisation du montant de l’abattement sur la base fiscale (non déduit de la rémunération nette fiscale) – S21.G00.56.009 »
  • « Régularisation du montant soumis au PAS – S21.G00.56.010 »
  • « Montant soumis au prélèvement à la source déclaré le mois de l’erreur – S21.G00.56.015 »

Modalités déclaratives de la retenue à la source des non-résidents

En DSN, le montant de la retenue à la source des non-résidents est à renseigner au niveau de la rubrique « Montant de cotisation – S21.G00.81.004 » du bloc « Cotisation individuelle – S21.G00.81 » dont la rubrique « Code de cotisation – S21.G00.81.001 » est valorisée du code « 077 – Montant de la retenue à la source effectuée sur les salaires versés aux personnes domiciliées hors de France ».

Déclaration de type Sans individu

La DSN est mensuelle et produite par établissement employeur. Par principe, elle est générée par l’acte de paie et liée à la présence de salariés, même pour les ETT pour leur personnel permanent (cf. partie 2.2.4). A défaut, une DSN Sans individu devra être produite.

Cependant, il est possible que des entreprises n’aient pas de salariés pendant certains mois de l’année.

Par exemple :

  • Une entreprise peut avoir des établissements ayant une activité fortement liée à la saisonnalité et n’avoir que des CDD durant certains mois dans l’année
  • Une entreprise peut avoir des établissements qui n’ont plus de salarié suite à la cessation de contrats de travail par exemple dans le cas de la mise en sommeil de l’activité de l’établissement
  • Un employeur de VRP multicartes

Pour ces différents cas (exemples non exhaustifs), il faut pouvoir émettre une déclaration sans salarié. Si cette déclaration sans salarié est la première émise au titre d’un mois principal déclaré, le type de la déclaration sera défini à « 02 – Normale Sans individu » dans la rubrique S20.G00.05.002 Type de la déclaration. Si la déclaration sans salarié vient annuler et remplacer une déclaration, le type de la déclaration sera alors défini à « 05 – Annule et remplace Sans individu » dans la rubrique S20.G00.05.002 Type de la déclaration.

Dans une déclaration normale Sans individu ou Annule et remplace Sans individu, sont autorisés uniquement les blocs des structures S10, S20 et S90 ainsi que les blocs S21.G00.06, S21.G00.11 et éventuellement :

1ère partie du tableau

 Modalité déclarative DSN Sans individu
    Blocs       OrganismesIdentifiant de l’organisme destinataire de la déclaration « Absence de rattachement pour le mois principal déclaré » S20.G00.08        Complément OETH S21.G00.13        Adhésion Prévoyance S21.G00.15      Changements destinataire Adhésion Prévoyance S21.G00.16      Versement organisme de protection sociale S21.G00.20        Bordereau de cotisation due S21.G00.22        Cotisation agrégée S21.G00.23
AGIRC-ARRCOX   X  
Caisses Congés payés (CIBTP, Transport, Manutention port.)    X      
CAMIEGX   XX 
CCVRP       
CNIEGX   XX 
CRPCENX   XX 
CRPNPACX   X  
DGFIP       
Organisme complémentaire  XXX  
IRCANTEC       
MSAXX  X  
Pôle emploiX   X  
Urssaf X  XXX
Congés spectacles (AUDIENS)  X     X  
CNRACL       
CPF       
FSPOEIE       
RAEP       
SRE       
RAFP       
CNBFX   X  

2e partie du tableau

 Modalité déclarative DSN Sans individu
Blocs     Organismes  Assujettissement fiscal S21.G00.44Composant de versement S21.G00.55Cotisation établissement S21.G00.82Bénéficiaire des honoraires S89.G00.32Avantages en nature S89.G00.33Prise en charge des indemnités S89.G00.35  Rémunérations S89.G00.43
AGIRC-ARRCO       
Caisses CIBTP  X    
CAMIEG       
CCVRP       
CNIEG       
CRPCEN       
CRPNPAC       
DGFIPX  XXXX
Organisme complémentaire XX    
IRCANTEC       
MSA  X    
Pôle emploi       
Urssaf  X    
Congés spectacles (AUDIENS)       
CNRACL       
CPF       
FSPOEIE       
RAEP       
SRE       
RAFP       
CNBF       

Attention : dès lors qu’un salarié est en suspension temporaire de son contrat de travail (par exemple en congé sabbatique) et dans la mesure où une paie est générée pour ce salarié, ce dernier doit être mentionné dans la DSN « normale » avec ses données de rémunération (même nulles) et éventuellement ses contrats complémentaires ou supplémentaires. Ce type de cas ne justifie donc pas une déclaration « Sans individu ».

Envoi néant

Dans le cas où l’envoi serait composé uniquement de déclarations de nature mensuelle et de type « Sans individu » ou « annule et remplace Sans individu », il convient de renseigner la rubrique S10.G00.00.008 avec la valeur ‘02’ : type néant. Dans les autres cas, il convient de renseigner la rubrique à ‘01’.

Les signalements d’évènements

Outre le message mensuel, la norme NEODeS définit 4 messages de signalement d’évènement. Ces 4 messages ont pour finalité de permettre le respect des droits des assurés au titre du délai d’indemnisation. Les évènements signalés sont :

  • L‘arrêt de travail donnant lieu à indemnisation par l’Assurance maladie, y compris pour cause de maladie professionnelle ou accident du travail
  • La reprise suite à arrêt de travail
  • La fin de contrat de travail
  • Le signalement Amorçage des données variables

Ces trois formes de messages portent les informations strictement nécessaires au calcul et à l’éventuel versement ou arrêt de versement d’une prestation, en complément des informations portées par les DSN mensuelles précédentes.

Certaines informations portées dans les signalements d’évènements doivent être reportées dans la DSN mensuelle suivante, même si les impacts de l’absence sont portés dans une paie ultérieure. Ainsi, un arrêt de travail connu du gestionnaire de paie avant la clôture de la paie de M devra être reporté dans la DSN mensuelle relative à la paie de M. En revanche, l’impact en paie pour ce même arrêt peut tout à fait être porté dans la paie de M+1 et être mentionné dans la DSN relative à la paie de M+1. Ainsi, l’arrêt sera signalé en M, reporté dans la DSN mensuelle relative à la paie de M et l’impact en paie sera porté par la DSN relative à la paie de M+1. A noter que dès lors que la paie du salarié n’est pas, impactée en M, la transmission du signalement arrêt de travail peut s’opérer en même temps que la DSN mensuelle.

A ce stade, les signalements ne sont pas utilisés pour la Fonction publique, notamment en ce qui concerne les droits spécifiques de ces personnels (dès lors qu’il ne s’agit pas de procédures strictement identiques à celle du secteur privé).

Données identifiantes dans les signalements

Tout signalement donne lieu à l’exploitation des DSN mensuelles précédentes. Le bon aboutissement du signalement d’évènement impose donc que les données identifiantes (cf. liste complète au point 2.1.1.) renseignées dans le signalement correspondent aux données identifiantes portées par la dernière DSN mensuelle déposée et validée par le point de dépôt (certificat de conformité reçu). A défaut, l’exploitation du signalement n’est pas garantie (aucune attestation employeur ne pourra par exemple être reconstituée) et il sera alors nécessaire d’émettre un signalement annulant puis remplaçant le précédent ou d’utiliser les anciennes formalités, hors DSN.

Articulation entre les signalements d’évènements et la DSN mensuelle

Certaines informations portées par le signalement d’évènement doivent être reportées dans la DSN mensuelle, celle-ci constituant une « photo » en fin de mois des évènements et rémunérations du mois. Ceci résulte de la différence de finalités de ces deux messages :

  • Le signalement d’évènement vise à permettre l’examen au titre d’une prestation, au plus proche de l’évènement, pour un individu
  • La DSN mensuelle vise, entre autres, à constituer l’historique de vie professionnelle de chaque individu en vue de permettre par exemple l’exploitation des signalements d’évènements (reconstitution des formalités actuellement produites par les employeurs).

Ainsi, il est nécessaire de reporter les informations d’un signalement dans la DSN mensuelle consécutive à l’émission du signalement afin que l’évènement signalé soit pris en compte dans le traitement d’un évènement futur.

Les informations à reporter sont précisées dans le tableau des usages, en fin de cahier technique. Il s’agit des informations des blocs « Arrêt de travail – S21.G00.60  » et « Fin de contrat de travail – S21.G00.62 » dont l’usage est obligatoire ou conditionnel en DSN mensuelle.

Outre les informations spécifiques au signalement, le message de signalement d’une fin de contrat porte usuellement les éléments de la paie de solde de tous comptes et tout élément financier ou de mesure d’activité non encore communiqué. Ces informations de paie doivent être reportées à l’identique dans la DSN mensuelle consécutive à l’émission du signalement de fin de contrat.

Dérogation pour les CDDU

Une possibilité de dérogation au délai légal de transmission du signalement a été accordée pour les contrats d’usage à durée déterminée. Le déclarant indique, lors la déclaration de la fin du contrat d’usage, son souhait de recourir ou non, au circuit dérogatoire de transmission pour ce contrat. Le salarié a toujours la possibilité de demander une transmission sans dérogation (demande expresse du salarié). Ainsi, le recours à la dérogation pour le déclarant consiste à pouvoir déclarer à fin de mois les fins de contrat d’usage du mois, sans application de pénalités. Dans cette phase, le circuit dérogatoire ne peut être utilisé que pour un contrat d’usage qui n’a pas encore fait l’objet d’une déclaration dans une précédente DSN mensuelle validée et dont le motif de fin est ‘une fin de CDD’.

Pour rappel, le circuit dérogatoire ne peut s’appliquer qu’aux contrats à durée déterminée d’usage infra DSN mensuelle (aucune mensuelle contenant ce contrat n’a été déposée et validée préalablement au dépôt de la DSN mensuelle portant la fin de contrat déclarée sous dérogation. Autrement dit, le contrat de travail est intégralement porté dans une seule DSN mensuelle).

Dans les autres cas, le déclarant doit procéder selon la procédure de droit commun (signalement).

ATTENTION : cette dérogation n’est pas applicable pour les CDDU concernant des activités visées dans les motifs d’exclusion DSN (S21.G00.40.025).

Déclaration dans la DSN des facteurs de risques professionnels du compte professionnel de prévention (anciennement Compte Pénibilité)

La loi garantissant l’avenir et la justice du système de retraites, promulguée le 20 janvier 2014, a introduit à compter du 1er janvier 2015 le compte personnel de prévention de la pénibilité (C3P) qui vise à réduire l’inégalité face aux risques professionnels.

Depuis, le 1er octobre 2017, ce dispositif a été renommé « Compte professionnel de prévention » (C2P) en application de l’ordonnance n°2017-1389 du 22 septembre 2017 relative à la prévention et à la prise en compte des effets de l’exposition à certains facteurs de risques professionnels et au C2P.

Les modalités déclaratives sont fixées par les décrets n° 2017-1768 et n°2017-1769 du 27 décembre 2017 relatifs à la prévention et à la prise en compte des effets de l’exposition à certains facteurs de risques professionnels et au compte professionnel de prévention.

Cette déclaration prend en compte 6 facteurs :

  • les activités exercées en milieu hyperbare (hautes pressions)
  • les températures extrêmes
  • le bruit
  • le travail de nuit
  • le travail en équipes successives alternantes
  • le travail répétitif

Valeurs de réserve

Suite aux évolutions liées aux annonces présidentielles du 24 décembre 2018 portant sur les mesures d’urgence économiques et sociales, aux mesures annoncées dans le PLFSS 2019 et aux difficultés rencontrées, des valeurs dites de réserve ont été ajoutées en norme, en prévision d’évolutions à venir pour les versions de norme suivantes afin d’éviter les blocages déclaratifs.

Lorsqu’une mesure sera identifiée comme urgente et ne pourra pas de fait attendre une évolution en norme selon les procédures adaptées et les délais incompressibles, une valeur de réserve lui sera attribuée. Les modalités déclaratives correspondantes seront détaillées par consigne pour l’année en cours. Dans la version de norme suivante, la valeur réquisitionnée sera renommée et une nouvelle valeur de réserve sera créée, afin de toujours disposer à chaque version de norme de 3 valeurs de réserve pour les rubriques identifiées comme critiques.

Intégration en norme

Cinq valeurs de réserve seront systématiquement disponibles au niveau des blocs et rubriques suivants :

  • « Rémunération – S21.G00.51 » au niveau de la rubrique « Type – S21.G00.51.011 »
  • « Prime, gratification et indemnité – S21.G00.52 » au niveau de la rubrique « Type – S21.G00.52.001 »
  • « Autre élément de revenu brut – S21.G00.54 » au niveau de la rubrique « Type – S21.G00.54.001 »
  • « Elément de revenu calculé en net – S21.G00.58 » au niveau de la rubrique « Type – S21.G00.58.003 »
  • « Arrêt de travail – S21.G00.60 » au niveau de la rubrique « Motif de l’arrêt – S21.G00.60.001 »
  • « Autre suspension de l’exécution du contrat – S21.G00.65 » au niveau de la rubrique « Motif de suspension – S21.G00.65.001 »
  • « Base assujettie – S21.G00.78 » au niveau de la rubrique « Code de base assujettie – S21.G00.78.001 »
  • « Composant de base assujettie – S21.G00.79 » au niveau de la rubrique « Type de composant de base assujettie – S21.G00.79.001 »
  • « Cotisation individuelle – S21.G00.81 » au niveau de la rubrique « Code de cotisation – S21.G00.81.001 »
  • « Cotisation établissement – S21.G00.82 » au niveau de la rubrique « Code de cotisation – S21.G00.82.002 »

Suivi de l’utilisation des valeurs de réserve

Version de norme concernée  Valeurs de réserves utiliséesLibellé de la valeur renommée dans la version de Cahier technique suivante  Justification du recours à une valeur de réserve
                                      P20V01        Type – S21.G00.51.011  021 – Potentiel nouveau type de rémunération A021 – [FP] Taux de rémunération de la situation administrativeDéclaration du taux de rémunération de la situation administrative pour les besoins relatifs à la CNRACL pour la Fonction Publique.
  022 – Potentiel nouveau type de rémunération B022 – [FP] Complément de traitement indiciaire (CTI) (renommé dans la version de norme P22V01)Déclaration du Complément de Traitement Indiciaire (CTI) suite à la publication du Ségur de la Santé de Juillet 2020
        Type – S21.G00.52.001902 – Potentiel nouveau type de prime exceptionnelle de pouvoir d’achat (PEPA)902 – Potentiel nouveau type de prime exceptionnelle de pouvoir d’achat (PEPA) (non renommé)Déclaration de la prime exceptionnelle de pouvoir d’achat (PEPA).
  903 – Potentiel nouveau type de prime A903 – Autre prime exonérée de cotisation, contribution sociale et impôt sur le revenuDéclaration d’une prime exceptionnelle versée à un individu dans le cadre de l’épidémie de covid-19
      Type – S21.G00.54.00192 – Potentiel nouveau type d’autre élément de revenu brut A  92 – Cotisation frais de santéDéclaration des éléments relatifs aux cotisations frais de santé non-déductibles (Montants inclus dans la base CSG)
93 – Potentiel nouveau type d’autre élément de revenu brut B  93 – Cotisation prévoyance et retraite supplémentaireDéclaration des éléments relatifs aux cotisations prévoyance et retraite supplémentaire non-déductibles (Montants inclus dans la base CSG)
            Cotisation individuelle – S21.G00.81.001908 – Potentielle nouvelle cotisation A908 – Taxe forfaitaire CDDU Assurance ChômageDéclaration de la taxe forfaitaire CDDU Assurance Chômage suite à la réforme de l’assurance chômage.
  909 – Potentielle nouvelle cotisation B909 – Cotisation au titre du financement des régimes de retraites supplémentaires à prestation définiesDéclaration de la cotisation au titre du financement des régimes de retraites supplémentaires à prestations définies suite à l’ordonnance n°2019-697 du 3 juillet 2019 (art. 2).
  910 – Potentielle nouvelle cotisation C910 – Exonération de cotisations patronales pour les entreprises affectées par la crise sanitaireApplication des mesures d’exonération de cotisations et contributions sociales suite au projet de loi de finance rectificative 2020
      P21V01    Cotisation individuelle – S21.G00.81.001  911 – Potentielle nouvelle cotisation A911 – Réduction de cotisations patronales pour les entreprises du secteur de la vigne affectées par la crise sanitaireApplication des mesures de réduction de cotisations patronales pour le secteur viticole suite à la Loi de finances 2021
912 – Potentielle nouvelle912 – Exonération du forfaitApplication des mesures d’exonération mise en œuvre dans la Loi de finances
  cotisation Bsocial à 10%pour 2021
913 – Potentielle nouvelle cotisation D  913 – Indemnité inflationApplication des mesures de l’article 12 de la LFR 2021 instaurant l’indemnité inflation
    Code de cotisation S21.G00.82.002    091 – Potentielle nouvelle cotisation établissement A091 – Cotisation relative aux droits spécifiques passés des activités non régulées (DSPNR)Intégration de la contribution relative aux droits spécifiques passés des activités non régulées (DSPNR) dans le cadre du transfert du recouvrement des cotisations CNIEG à l’Urssaf CN et à la MSA à compter de janvier 2022.
          P22V01    Type – S21.G00.52.001  904 – Potentiel nouveau type de prime B904 – Prime de partage de la valeur exonérée socialement et non imposable (Renommée dans la version de norme P24V01)Déclaration en DSN de la Prime de partage de la Valeur mise en place dans le cadre de la loi portant mesure d’urgence pour la protection du pouvoir d’achat
    Type – S21.G00.52.001  905 – Potentiel nouveau type de prime C905 – Prime de partage de la valeur exonérée socialement et imposable (Renommée dans la version de norme P24V01)Déclaration en DSN de la Prime de partage de la Valeur mise en place dans le cadre de la loi portant mesure d’urgence pour la protection du pouvoir d’achat
    P23V01    Type – S21.G00.51.011023 – Potentiel nouveau type de rémunération C023 – Jours de RTT monétisésDéclaration en DSN de la monétisation des jours RTT
027 – Potentiel nouveau type de rémunération A027 – Montant net socialDéclaration en DSN du montant net social en 2023

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