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Tout sur la DSN, la Déclaration Sociale Nominative

La Déclaration Sociale Nominative (DSN) a été présentée lors de sa création comme une mesure majeure de simplification administrative pour les entreprises.

Elle a été mise en place par la loi de simplification du droit et d’allègement des démarches administratives du 22 mars 2012.

Son objectif est de remplacer la majorité des déclarations sociales des entreprises par une transmission unique, mensuelle et dématérialisée des données issues de la paie.

A noter qu’au 7 novembre 2023, disparait Déclaration Automatisée des Données Sociales Unifiées (DADS-U) –> La DSN est donc le seul canal de transmission des données nécessaires dans le cadre des formalités anciennement couvertes par la DADS-U pour tous les employeurs des secteurs privés et publics.

La DSN est basée sur le principe de transmission unique des données à partir du logiciel de paie de l’entreprise, et de partage de ces données entre les organismes sociaux (Urssaf, Pôle emploi, Caisses de retraite, Mutuelles, etc.).

Elle a donc officiellement pour but de simplifier les démarches administratives des entreprises, de réduire les risques d’erreurs liés à la multiplicité des déclarations et d’améliorer la qualité des données.

Avant la mise en place de la DSN, les sociétés devaient effectuer plusieurs déclarations à différents organismes sociaux, lors de différentes échéances. Par exemple, elles devaient transmettre chaque mois ou chaque trimestre des déclarations de cotisations sociales à l’Urssaf, des déclarations d’accidents du travail à la Caisse primaire d’assurance maladie (CPAM), des déclarations d’embauche à Pôle emploi, etc. Chaque déclaration nécessitait de traiter et de transmettre des informations spécifiques, ce qui représentait souvent une charge administrative importante pour les entreprises.

Avec la DSN, toutes ces informations sont récupérées une seule fois, au moment de la paie, et sont transmises de manière dématérialisée à l’ensemble des organismes sociaux concernés: la DSN est le seul mode déclaratif pour transmettre les déclarations périodiques adressées par les employeurs aux organismes de protection sociale et signaler des événements (maladie, fin de travail…).

Fonctionnement concret de la DSN

La DSN est un processus qui se déroule en plusieurs étapes, depuis la collecte des données jusqu’à leur transmission aux organismes sociaux. Voici comment cela fonctionne :

  1. Collecte des données: La première étape du processus de la DSN est la collecte des données. Ces données sont généralement récupérées à partir du logiciel de paie de l’entreprise. Elles incluent des informations sur les employés (nom, prénom, date de naissance, numéro de sécurité sociale, etc.), sur leur contrat de travail (date d’embauche, durée du contrat, temps de travail, etc.) et sur leur rémunération (salaire de base, primes, heures supplémentaires, etc.). Ces données sont collectées chaque mois, au moment de la paie.
  2. Traitement des données: Une fois les données collectées, elles sont traitées par le logiciel de paie pour être converties en un format compatible avec la DSN. Ce traitement inclut la vérification de la cohérence des données, leur mise en forme selon les normes de la DSN, et leur agrégation en un fichier unique.
  3. Transmission des données: Le fichier DSN est ensuite transmis de manière dématérialisée aux organismes sociaux concernés. Cette transmission est généralement effectuée via une plateforme sécurisée, comme le portail net-entreprises.fr. Les données sont cryptées pour garantir leur confidentialité et leur intégrité.
  4. Réception et traitement des données par les organismes sociaux: Les organismes sociaux reçoivent le fichier DSN, le décodent et traitent les données qu’il contient. Ils utilisent ces données pour calculer les cotisations sociales dues par l’entreprise, pour gérer les droits des salariés (assurance maladie, retraite, chômage, etc.) et pour réaliser des statistiques.

Des données incorrectes ou incomplètes peuvent entraîner des erreurs dans le calcul des cotisations sociales, des retards dans le traitement de la DSN, voire des sanctions pour l’entreprise (Voir aussi les motifs de rejet de la DSN). Pour garantir la qualité des données, il est donc essentiel de vérifier leur exactitude et leur complétude avant de les transmettre, de former les personnes en charge de la paie à la collecte et au traitement des données, et de mettre en place des procédures de contrôle interne.

Quels sont les avantages de la DSN ?

Souvent vue comme une contrainte, la DSN offre cependant des avantages économiques et opérationnels pour les chefs d’entreprise et notamment

  1. Simplification des processus de déclaration sociale et réduction des coûts administratifs: Avant la mise en place de la DSN, les entreprises devaient effectuer plusieurs déclarations à différents organismes sociaux, à différentes échéances. Cela représentait non seulement pas mal de travail administratif mais aussi un risque d’erreurs lié à la multiplicité des déclarations. Avec la DSN, toutes ces informations sont collectées une seule fois, au moment de la paie, et sont transmises de manière dématérialisée à l’ensemble des organismes sociaux concernés. Cela simplifie grandement le processus de déclaration sociale, empêche les erreurs et diminue le travail nécessaire (donc le coût) pour récupérer, traiter et transmettre les données. De plus, la réduction du risque d’erreurs évite les pénalités et les coûts de rectification associés.
  2. Facilitation de la conformité aux obligations légales: La DSN facilite la conformité aux obligations légales en matière de déclaration sociale. Elle assure une meilleure traçabilité des déclarations et permet de vérifier plus facilement leur exactitude. De plus, elle permet de rester à jour avec les changements législatifs, car les mises à jour sont intégrées automatiquement dans le logiciel de paie.

On estime que pour une entreprise qui emploie 100 salariés, la mise en place de la DSN a permis de réduire ses coûts administratifs de 30% et d’éliminer presque totalement les erreurs de déclaration.

Mise en place de la DSN

La mise en place de la DSN dans une entreprise nécessite une préparation minutieuse et une bonne compréhension des exigences techniques et réglementaires. Voici quelques instructions pratiques pour vous aider dans cette démarche :

  1. Préparation à la mise en place de la DSN: Avant de commencer la mise en place de la DSN, il est important de se familiariser avec le fonctionnement de la DSN et les obligations qu’elle implique. Vous pouvez trouver de nombreuses ressources sur le site de la DSN (www.dsn-info.fr), y compris des guides pratiques, des fiches techniques et des webinaires.
  2. Choix d’un logiciel de paie compatible DSN: Pour effectuer la DSN, vous aurez besoin d’un logiciel de paie compatible DSN. Ce logiciel doit être capable de collecter les données nécessaires, de les traiter selon les normes de la DSN, et de les transmettre de manière dématérialisée aux organismes sociaux. Il existe de nombreux logiciels de paie sur le marché, il est donc important de choisir celui qui correspond le mieux à vos besoins.
  3. Formation des employés: Les employés qui seront en charge de la DSN doivent être formés à son utilisation. Cette formation doit couvrir la collecte et le traitement des données, la transmission de la DSN, et la gestion des retours des organismes sociaux. Il est également important de former les employés à la gestion des erreurs et des anomalies.
  4. Mise en place de procédures de contrôle interne: Pour garantir la qualité des données transmises et éviter les erreurs, il est recommandé de mettre en place des procédures de contrôle interne. Ces procédures peuvent inclure des vérifications régulières des données, des contrôles de cohérence, et des audits internes.
  5. Gestion des défis courants: La mise en place de la DSN peut présenter certains défis, comme la résistance au changement, les difficultés techniques, ou les erreurs de déclaration. Pour surmonter ces défis, il est important de communiquer clairement sur les avantages de la DSN, de fournir une formation adéquate, et de mettre en place un système de gestion des erreurs.

En suivant ces instructions, vous pourrez mettre en place la DSN dans votre entreprise de manière efficace et conforme aux obligations légales.

Quelle date de transmission de la DSN et quelle date de paiement des cotisations et contributions sociales ?

Les DSN faites au titre de la paie d’’un mois doivent être envoyées au plus tard :

  • le 5 du mois M+1 midi (après la période d’emploi) si les cotisations sociales sont acquittées à cette date
  • ou le 15 du mois M+1 midi (après la période d’emploi) pour les autres cas.

La date de paiement des cotisations et des contributions sociales à certains organismes de protection sociale peut changer de celle prévue pour la transmission de la DSN.

Il faut quand même transmettre une DSN chaque mois et au plus tard le 15 du mois M+1 dans le cas où notamment vous payez chaque trimestre vos cotisations aux URSSAF, aux CGSS et aux caisses de MSA.

N’hésitez pas à faire vérifier par des professionnels comme le groupe Cobham si vous êtes en totale conformité avec la DSN !

Que deviennent les données transmises par la DSN ?

Les données relatives aux DSN mensuelles sont conservées 5 ans, mois après mois afin que si un évènement le justifie, on puisse consulter l’historique de salaires nécessaire aux organismes concernés.

Les données nécessaires à la gestion des contrats collectifs de prévoyance sont transmises seulement aux organismes complémentaires gérant les contrats qui vous concernent.

Les DSN mensuelles, évènements signalés, les accusés de réception et les bilans de conformité doivent être conservés par le déclarant pendant toute la durée d’ouverture des voies de recours prévues pour les déclarations remplacées par la DSN. S’il y a un problème, le déclarant doit pouvoir reproduire la déclaration d’origine.

Par ailleurs, les fichiers des données déclarées pour la DSN sont l’objet d’une conservation technique pendant 3 mois pour éviter des problèmes en cas de problème .. technique.

Résumé: points pratiques importants concernant la DSN

La gestion efficace de la DSN nécessite une attention constante et une bonne organisation. Voici quelques conseils pratiques pour optimiser votre utilisation de la DSN :

  1. Vérification régulière des données: Les données de la DSN doivent être vérifiées régulièrement pour s’assurer qu’elles sont correctes et à jour. Cela inclut les informations sur les employés, leur contrat de travail, et leur rémunération. Toute erreur ou omission peut entraîner des erreurs dans le calcul des cotisations sociales et des sanctions pour l’entreprise.
  2. Mise à jour des connaissances: La DSN évolue constamment, avec de nouvelles mises à jour et des changements législatifs. Il est donc important de se tenir informé de ces évolutions pour s’assurer que votre DSN est toujours conforme aux obligations légales. Vous pouvez trouver des informations à jour sur le site de la DSN (www.dsn-info.fr) et dans les newsletters des organismes sociaux.
  3. Consultation d’un expert en cas de doute: Si vous avez un doute sur la DSN, il est toujours préférable de consulter un expert. Cela peut être un expert-comptable, un conseiller en gestion de paie, ou un conseiller des organismes sociaux. Ces experts peuvent vous aider à résoudre vos problèmes et à optimiser votre utilisation de la DSN.
  4. Gestion des sanctions: En cas de non-respect des obligations de la DSN, l’entreprise peut être sanctionnée. Les sanctions peuvent inclure des pénalités financières, des majorations de retard, et même des sanctions pénales en cas de fraude. Par exemple, en cas de retard dans la transmission de la DSN, l’entreprise peut être sanctionnée par une pénalité de 1,5% du montant des cotisations dues. En cas d’omission ou d’erreur dans la DSN, l’entreprise peut être sanctionnée par une pénalité de 7,5% du montant des cotisations dues. Il est donc crucial de respecter les délais de déclaration et de veiller à l’exactitude et à la complétude des données transmises.
  5. La DSN prévoit la possibilité d’effectuer un télépaiement à la norme SEPA, sauf pour les employeurs tenus d’effectuer un virement.

La DSN est une réforme importante qui a des implications significatives pour les entreprises en France. En comprenant comment fonctionne la DSN, comment elle est contrôlée, et quels sont ses avantages, les chefs d’entreprise peuvent s’assurer qu’ils sont en conformité avec leurs obligations sociales et qu’ils tirent pleinement parti des avantages de cette réforme. Alors que la DSN continue d’évoluer, il est essentiel de rester informé des dernières mises à jour et des meilleures pratiques pour optimiser son utilisation.

Voir aussi:

Les tables de nomenclatures DSN

Comment déclarer et régulariser les cotisations Urssaf en DSN