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Le registre unique du personnel

Il est impératif pour tout employeur de maintenir un registre unique du personnel. (Voir Registres obligatoires en entreprise) Ce document doit contenir, inscrits de manière permanente et dans l’ordre d’arrivée, les noms et prénoms de tous les employés (y compris les travailleurs à domicile et intérimaires) de chaque établissement, peu importe la nature de leur engagement, accompagnés des informations suivantes :

  • Nationalité ;
  • Date de naissance ;
  • Sexe ;
  • Poste occupé ;
  • Qualifications ;
  • Dates d’embauche et, si pertinent, de départ ;
  • En cas de nécessité d’une autorisation spéciale pour l’embauche (jeunes de moins de 16 ans ou travailleurs étrangers), la date de cette autorisation ou de sa demande ;
  • Pour les intérimaires : les coordonnées de l’agence d’intérim ;
  • Pour les stagiaires et les volontaires en service civique : leurs identités complètes, avec des détails supplémentaires situés dans une section dédiée.

Section spécifique du registre du personnel pour les stagiaires et les volontaires

Une section spécifique du registre est réservée aux stagiaires où l’employeur note les noms et prénoms, classés par ordre d’arrivée, en ajoutant les dates de début et de fin du stage ou de la formation en milieu professionnel, les identités du tuteur et le domicile du stagiaire.

Depuis début 2017, cette même section inclut également les informations relatives aux personnes engagées dans un service civique, listées selon leur ordre d’arrivée.

Mise à jour et suivi du registre du personnel

Les informations doivent être saisies dans le registre unique du personnel soit lors de l’embauche, soit au fur et à mesure que surviennent des modifications post-embauche (changements d’état civil, de fonction ou de statut du salarié).

Utilisation d’un support informatique

L’utilisation d’un support informatique pour le fichier du personnel nécessite une consultation préalable des instances représentatives du personnel, et l’avis de l’inspection du travail doit être obtenu. Ce support informatique doit permettre :

  • Une présentation claire et ordonnée des informations par ordre d’embauche ;
  • Une mise à jour instantanée en cas d’embauche ou de modification de situation d’un salarié ;
  • L’ajout de mentions correctives nécessaires sans supprimer les informations originales.

Accessibilité du registre du personnel

Le registre doit être facilement accessible aux :

  • Délégués du personnel ou, à terme, aux membres du CSE ;
  • Agents de l’inspection du travail ;
  • Agents responsables de l’application du Code de la sécurité sociale.

Il doit également être disponible sur demande pour tout salarié souhaitant consulter ses propres informations, conformément à la loi informatique et libertés. Voir ici les problèmes du droit d’accès des salariés aux données les concernant.

Conséquences légales de la non-conformité du registre du personnel ?

La non-tenue ou la non-présentation du registre unique du personnel peut entraîner des sanctions pénales, notamment des amendes prévues pour les contraventions de 4ème classe. Chaque infraction est sanctionnée par une amende pouvant atteindre jusqu’à 750€, multipliée par le nombre de salariés impliqués.

Durée de conservation des données du fichier du personnel

Les informations contenues dans le registre doivent être conservées pendant cinq ans après le départ du salarié ou du stagiaire de l’établissement.

En somme, le registre unique du personnel est un élément crucial de la gestion des ressources humaines, essentiel non seulement pour le respect des obligations légales mais aussi pour la bonne gestion des relations de travail au sein de l’entreprise.

Ce document est une des bases de la politique RH d’une entreprise –> Votre entreprise est-elle en conformité avec la loi à ce sujet ?