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Les registres à tenir dans une entreprise

La conformité d’une entreprise est d’abord visible dans ses registres. En dehors des registres de comptabilité et autres classiques, connaissez-vous les registres et documents que doit tenir une entreprise (ainsi que les amendes potentielles en cas e non existence ou « non tenue » de ces registres) ?

Les voici, avec peut-être quelques surprises comme par exemple le registre des gens en télétravail.

1. Le Registre du Personnel

Dès que vous recrutez votre premier employé, un registre du personnel doit être créé. Ce registre doit également inclure les stagiaires et les volontaires en service civique dans une section dédiée. Bien qu’il n’y ait pas de format spécifique à respecter, certaines informations sont obligatoires.

Ces informations, qui doivent être enregistrées dans l’ordre des embauches, comprennent :

  • Les détails de l’employé : nom, prénoms, date de naissance, sexe, nationalité.
  • Le parcours professionnel : postes occupés, qualifications, dates d’entrée et de sortie de l’entreprise.
  • Le type de contrat : CDI, contrat d’apprentissage, contrat d’insertion professionnelle, CDD, mise à disposition par un groupement d’employeurs ou par une entreprise de travail temporaire, travail à domicile.
  • Pour les travailleurs étrangers : type et numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail.
  • Pour les stagiaires et les volontaires en service civique : nom et prénoms, dates de début et de fin du stage ou de la formation en milieu professionnel, nom et prénoms du tuteur, lieu de présence du stagiaire.
  • Pour les employés à temps partiel : mention « employé à temps partiel ».
  • Pour les employés dont l’autorisation d’embauche ou de licenciement est requise : date de cette autorisation ou date de la demande d’autorisation.

Les employés en télétravail régulier doivent être identifiés comme tels dans ce registre. En cas de succession de contrats de travail, les dates d’entrée et de sortie correspondantes pour chaque contrat doivent être indiquées sur une nouvelle ligne du registre.

Ce registre peut être conservé numériquement après consultation du comité social et économique (CSE) et doit être accessible à l’inspection du travail et aux membres du CSE. Le non-respect de ces obligations peut entraîner une amende pouvant aller jusqu’à 750 € par employé concerné.

Il est important de noter que si votre entreprise a plusieurs établissements, un registre doit être créé dans chaque établissement.

2. Le Document Unique d’Évaluation des Risques Professionnels (DUERP)

Il est nécessaire d’établir un DUERP. Ce document doit lister tous les risques professionnels auxquels les travailleurs de votre entreprise sont exposés. Vous devez mettre à jour ce document avec les résultats de l’évaluation des risques pour la santé et la sécurité de vos employés.

Le DUERP doit être accessible aux membres du CSE et à l’inspection du travail. Le non-respect de l’obligation de mise à jour du DUERP peut entraîner une contravention de 1 500 € (3 000 € en cas de récidive).

3) Le Registre des Alertes en Matière de Santé Publique et d’Environnement

Il s’agit d’un document spécial dont les pages sont numérotées. Il est tenu à la disposition des membres de la délégation du personnel au CSE. Ce document recueille les alertes suivantes :

  • Les alertes du représentant du personnel au CSE, quand il considère en le constatant qu’il y a un risque grave pour la santé publique ou l’environnement.
  • Les alertes des salariés jugeant que la société se sert de produits ayant un risque grave pour la santé publique ou l’environnement.

L’alerte est datée, signée et consignée par écrit.

L’alerte indique les produits utilisés et dont le salarié ou le représentant du personnel au CSE considère qu’ils ont un risque grave pour la santé publique ou l’environnement.

C’est avec le représentant du personnel ayant transmis l’alerte, que la direction doit jauger la situation. Charge ensuite à la direction d’informer les salariés des suites données à l’alerte.

Si la société a plusieurs sites de travail mais qu’il n’y a qu’un seul CSE, un seul registre est mis en place.

4. Le Registre des Questions du Comité Social et Économique

Pour les entreprises qui emploient moins de 50 salariés et qui ont mis en place un CSE, la tenue d’un tel registre spécifique est nécessaire.

Il recueille les demandes écrites des membres de la délégation du personnel au CSE ainsi que les réponses détaillées de la direction.

Il doit être accessible aux salariés, à l’inspection du travail et aux membres de la délégation du personnel au CSE.

Le fait de ne pas avoir ce registre est considéré comme une entrave au fonctionnement du CSE, ce qui peut entraîner une amende de 7 500 €.

5. Le Registre des dangers graves et imminents

Lorsqu’un risque sérieux et imminent est identifié, le CSE doit consigner certaines informations dans un document spécifique :

  • Le poste de travail affecté par le danger identifié.
  • La nature du danger identifié.
  • Le nom des travailleurs exposés.

Le CSE doit valider chaque page de ce registre (chaque page devant être numérotée).

La direction doit maintenir ce registre à la disposition des membres du CSE.

En cas de non respect de cette obligation, la sanction peut être de 10000 euros et de 30000 euros en cas de récidive (et ce pour chaque salarié concerné).

6. Registres relatifs à la durée du travail

61. Registre dédié au repos hebdomadaire

Lorsque le jour de repos hebdomadaire n’est pas systématiquement le dimanche, un registre dédié doit faire mention des employés qui sont soumis à ce régime de repos spécifique.

Ce registre indique le jour de repos hebdomadaire attribué à chaque employé. Il est mis à jour chaque fois qu’un changement intervient dans le jour de repos hebdomadaire.

Il est accessible à l’inspection du travail lors de ses visites.

Ce registre est également disponible pour les employés qui souhaitent le consulter.

En cas de non respect des obligations liées à ce registre, l’amende peut aller à 1 500 € par employé concerné.

62. Registre ou tableau pour la gestion du travail en équipe

Lorsque le travail est organisé en relais, en roulement ou en équipes successives, on doit avoir soit un tableau soit un registre (les 2 à mettre régulièrement à jour) pour préciser la composition nominative de chaque équipe.

Le support choisi doit être accessible à l’agent de contrôle de l’inspection du travail et aux membres de la délégation du personnel au CSE.

S’il y a des employés d’une société de travail temporaire, ils doivent aussi être inscrit sur ce support.

7. Registres de sécurité

On a essentiellement ici 2 registres, le Registre de sécurité incendie et le Registre des vérifications électriques.

Le premier précise aux employés et visiteurs de l’entreprise, la conduite à tenir en cas d’incendie ou d’évacuation.

Non seulement il doit informer les gens des règles de sécurité mais aussi lister, recenser, les matériels anti-incendie qui sont dans l’établissement considéré.

Ce document est bien évidemment visible par l’inspection du travail en cas de contrôle.

Le second registre, celui des vérifications électriques précise les résultats des vérifications électriques et justifications des travaux et modifications effectués afin de corriger d’éventuels problèmes.

Ce registre contient aussi, en annexe en général, les rapports de vérification.

Il est également visible par l’inspection du travail en cas de contrôle.

8. Registre des travailleurs à domicile

Si la société a en son sein des travailleurs à domicile, plusieurs documents sont obligatoires.

81. Registre de la comptabilité des travailleurs à domicile

Il recense les matières premières et fournitures destinées aux travailleurs à domicile.

Il est à la disposition de l’inspection du travail.

Ne pas le tenir fait encourir une amende de 450 euros.

82. Bulletin ou carnet des travailleurs à domicile

Quand on confie des travaux à un salarié à domicile, un bulletin ou carnet, avec des informations sur les travaux à effectuer (et des détails lors de la livraison des travaux) doit exister.

Ce document est également à la disposition de l’inspection du travail.

Ne pas l’avoir peut donner lieu à une contravention de 450 €.