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Comment déclarer les apprentis en DSN ?

Le contrat d’apprentissage, encadré par le Code du travail, est un type spécifique de contrat de travail conclu entre un apprenti (ou son représentant légal) et un employeur. Ce contrat, qui alterne formation en entreprise et au centre de formation d’apprentis (CFA), est soumis à des conditions d’éligibilité précises :

  • Être de nationalité française, ressortissant de l’Union Européenne, ou titulaire d’une autorisation de travail valide.
  • Avoir entre 16 et 29 ans révolus à la date de début du contrat, avec des exceptions permettant l’intégration dès 15 ans sous certaines conditions, et sans limite d’âge pour les apprentis reconnus travailleurs handicapés.
  • Le dispositif d’initiation aux métiers en alternance (Dima) est accessible aux jeunes de 15 ans désireux de s’orienter vers l’apprentissage, leur permettant de suivre une formation préparatoire.

Éléments clés à déclarer en DSN pour les apprentis

La déclaration des apprentis en DSN nécessite la saisie d’informations précises dans plusieurs blocs, notamment :

  • Bordereau de cotisation due (S21.G00.22)
  • Cotisation agrégée (S21.G00.23)
  • Contrat (S21.G00.40)
  • Rémunérations (S21.G00.51)
  • Base assujettie (S21.G00.78)
  • Composant de base assujettie (S21.G00.79)
  • Cotisation individuelle (S21.G00.81)

Ces éléments permettent l’identification des apprentis, la déclaration de leurs rémunérations, le recouvrement des cotisations, et l’ouverture de leurs droits à la retraite de base.

Détails sur le contrat des apprentis

Les apprentis sont identifiés en DSN via le « Dispositif de politique publique et conventionnel – S21.G00.40.008 », avec des codes spécifiques selon le type et la taille de l’entreprise. La nature du contrat varie (CDI, CDD, mission temporaire, etc.), et des points d’attention spécifiques existent pour les contrats dans le secteur public.

Rémunération des apprentis

La rémunération est déterminée en pourcentage du SMIC ou du salaire minimum conventionnel, en fonction de l’âge de l’apprenti et de l’année du contrat. Pour les apprentis de 26 ans et plus, le salaire correspond au SMIC ou, si plus favorable, au salaire minimum conventionnel de l’emploi occupé.

Recouvrement des cotisations

Pour l’URSSAF et la MSA

La base de calcul des cotisations sociales est la rémunération réelle de l’apprenti. Des instructions spécifiques sont fournies pour la déclaration auprès de l’URSSAF et de la MSA, incluant les détails des bases assujetties et des cotisations individuelles.

Pour l’AGIRC-ARRCO

Les cotisations sur les rémunérations des apprentis sont basées sur l’assiette réelle. Les déclarations doivent inclure les bases assujetties plafonnées et déplafonnées, ainsi que les cotisations individuelles.

Ouverture des droits à la retraite de base

Les droits à l’assurance vieillesse sont basés sur la rémunération réelle versée à l’apprenti, permettant la validation de trimestres pour la retraite. Si nécessaire, des trimestres complémentaires financés par le FSV sont ajoutés pour correspondre à la durée du contrat d’apprentissage.

Synthèse des déclarations

Un tableau récapitulatif présente les besoins des organismes concernés par la déclaration des apprentis, en se concentrant sur les bases assujetties nécessaires pour chaque organisme.

Régularisations

Pour les régularisations concernant des périodes antérieures au 1er janvier 2019, il est crucial de suivre les instructions déclaratives spécifiques à chaque organisme, en respectant les conditions préalables à la mise en œuvre de la LFSS 2019.