La Déclaration sociale nominative (DSN) est devenue la colonne vertébrale du reporting social des entreprises françaises. En théorie, elle devait simplifier la vie des employeurs. En pratique, elle exige une rigueur absolue. Derrière son apparente simplicité, chaque oubli ou erreur peut avoir des conséquences lourdes sur les droits des salariés, la trésorerie de l’entreprise ou sa conformité légale. Parmi les deux types de DSN existants, la DSN événementielle est la plus sensible, car elle intervient en dehors du cycle mensuel pour signaler des événements imprévus affectant la situation d’un salarié.
À quoi sert réellement la DSN événementielle ?
Cette déclaration vise à informer en temps réel les organismes sociaux — Caisse primaire d’assurance maladie (CPAM), Pôle emploi, URSSAF, caisses de retraite — des événements modifiant la situation d’un salarié. L’objectif est double : garantir la continuité des droits sociaux des salariés et alléger la charge administrative de l’entreprise.
Concrètement, la DSN événementielle est requise dans 3 situations principales : lorsqu’un salarié est en arrêt de travail (DSN évènementielle en cas de maladie, accident du travail, congé maternité ou paternité), lorsqu’il reprend son poste plus tôt que prévu, ce qu’on appelle une reprise anticipée, ou lorsqu’un contrat de travail prend fin, qu’il s’agisse d’un licenciement, d’une démission, d’une rupture conventionnelle ou de la fin d’un CDD.
Ces 3 événements ne peuvent pas attendre la DSN mensuelle suivante, car ils déclenchent des droits immédiats : indemnités journalières, allocation chômage, fin du versement des prestations, ou encore actualisation du dossier salarié.
Pourquoi la DSN événementielle est une obligation à ne pas négliger ?
Une DSN événementielle mal transmise peut bloquer ou retarder le versement des indemnités journalières, priver un salarié d’un droit au chômage, ou exposer l’entreprise à des régularisations et pénalités. En pratique, l’administration ne laisse rien passer : les organismes sociaux croisent automatiquement les données DSN avec les déclarations URSSAF et les attestations Pôle emploi.
Une déclaration correctement établie permet au contraire d’accélérer le traitement des indemnités journalières de sécurité sociale (IJSS) lors d’un arrêt de travail, de garantir la mise à jour immédiate des droits au chômage en cas de rupture de contrat, et de sécuriser les obligations légales de l’employeur, évitant ainsi toute contestation ultérieure devant le conseil de prud’hommes.
En cas d’omission, la régularisation est possible mais risquée : l’entreprise doit alors effectuer la transmission manuellement, souvent accompagnée de justificatifs et parfois d’un signalement auprès de la CPAM ou de Pôle emploi.
Comment établir correctement une DSN événementielle ?
Tout commence par un logiciel de paie à jour et certifié DSN. L’employeur, ou son expert-comptable, doit s’assurer que le paramétrage est conforme aux dernières versions du cahier technique.
Déclaration d’un arrêt de travail
Lorsqu’un salarié est en arrêt maladie, accident du travail ou congé maternité, l’entreprise doit renseigner dans le logiciel de paie la nature de l’arrêt, sa date de début et la durée prévisionnelle. Deux conditions doivent impérativement être respectées : l’entreprise doit avoir transmis au moins trois DSN mensuelles pour les arrêts maladie ou congés familiaux, et douze DSN mensuelles pour les arrêts liés à un accident du travail ou une maladie professionnelle. La déclaration doit ensuite être transmise dans un délai de cinq jours ouvrés à compter de la connaissance de l’arrêt. Ce délai court à partir du moment où l’employeur reçoit le certificat médical, et non de la date d’émission du document.
Déclaration d’une reprise anticipée
Si le salarié reprend son activité avant la date initialement prévue, la DSN événementielle doit être envoyée dans les cinq jours ouvrés suivant la reprise effective. Cette transmission stoppe le versement des indemnités journalières et met à jour le dossier du salarié auprès des organismes sociaux. En cas d’oubli, les indemnités versées à tort peuvent être réclamées à l’entreprise, qui devra les rembourser.
Déclaration d’une fin de contrat de travail
Lorsqu’un contrat prend fin — que ce soit une démission, un licenciement ou une rupture conventionnelle — la DSN événementielle doit mentionner la date et le motif précis de la rupture. L’entreprise doit là encore justifier d’au moins douze DSN mensuelles transmises avant de pouvoir signaler cette fin de contrat. La déclaration doit être envoyée dans les cinq jours ouvrés suivant la rupture effective. En cas d’erreur sur la date de fin de contrat, Pôle emploi peut bloquer l’ouverture des droits du salarié et réclamer une correction immédiate. Les entreprises concernées se retrouvent alors à devoir gérer un contentieux social inutilement coûteux.
Quels modes de transmission utiliser ?
2 solutions existent pour envoyer la DSN événementielle : le dépôt manuel sur Net-Entreprises.fr, le portail officiel des déclarations sociales, ou la transmission automatique via API DSN intégrée au logiciel de paie, qui assure un envoi immédiat, sécurisé et horodaté. Cette seconde option est aujourd’hui privilégiée par les cabinets comptables et les entreprises multisites.
Si la DSN événementielle n’est pas envoyée dans les temps, elle doit être intégrée à la DSN mensuelle suivante, mais cette tolérance ne doit être utilisée qu’en dernier recours.
Conséquences d’un oubli ou d’une erreur
Le non-respect des délais entraîne des effets en chaîne : blocage des indemnités, erreurs sur les droits sociaux, retards de remboursement et, à terme, perte de confiance des salariés. Pire encore, une DSN erronée peut être assimilée à une fausse déclaration, engageant la responsabilité de l’employeur. Les contrôles URSSAF ou les vérifications croisées des organismes sociaux ne laissent plus passer ces anomalies.
Certaines entreprises découvrent tardivement que des DSN mal paramétrées ont généré des erreurs sur plusieurs mois, voire plusieurs années. Dans ces cas, la régularisation demande un travail minutieux de reprise historique et de correction des fichiers DSN, souvent facturé par les prestataires de paie.
Comment éviter les erreurs et se mettre à jour ?
La meilleure prévention reste la maîtrise technique du dispositif. Les entreprises doivent s’assurer que le logiciel de paie est certifié DSN et mis à jour à chaque évolution réglementaire, que les gestionnaires RH sont formés aux procédures événementielles, notamment sur les délais et les typologies d’événements, et que les paramètres d’arrêt maladie, maternité, AT/MP et fin de contrat sont vérifiés régulièrement.
Certaines sociétés, notamment dans l’industrie ou la restauration, recourent à des prestataires externes pour auditer leurs flux DSN. Ces vérifications permettent de repérer les incohérences avant qu’elles ne se traduisent par des sanctions.
En conclusion : une vigilance indispensable pour la sécurité sociale de l’entreprise
La DSN événementielle n’est pas une formalité administrative de plus : c’est un levier de conformité et de confiance. Bien gérée, elle fluidifie la relation avec les organismes sociaux et protège à la fois les salariés et l’employeur. Mal exécutée, elle devient un facteur de risque juridique et financier.
Dans un contexte où la digitalisation de la paie s’accélère, la vigilance reste la meilleure défense. Les chefs d’entreprise, experts-comptables et avocats doivent s’assurer que chaque événement RH est déclaré dans les règles, avec le bon paramétrage et dans les bons délais. Mieux vaut investir quelques heures dans une vérification que plusieurs semaines dans une régularisation.