DSN événementielle en cas d’arrêt maladie

Quand un salarié tombe malade, il ne suffit pas de gérer l’absence en interne. Il faut aussi transmettre l’information aux organismes sociaux. Et cela passe par une déclaration bien spécifique : la DSN événementielle pour arrêt maladie. (Voir « Arrêt de travail et DSN« )  Oublier de la faire, la faire en retard ou mal la remplir, c’est s’exposer à des retards de remboursement, des anomalies CPAM, voire des sanctions. Voici ce que chaque employeur ou cabinet doit savoir pour ne pas se rater.

Qu’est-ce qu’une DSN événementielle pour arrêt maladie ?

Contrairement à la DSN mensuelle, qui centralise les données de paie de tous les salariés, la DSN événementielle est déclenchée par un événement particulier : arrêt de travail, reprise anticipée, fin de contrat, etc.

Dans le cas d’un arrêt maladie, la DSN événementielle permet de signaler à la CPAM qu’un salarié est en arrêt, et qu’il peut éventuellement percevoir des indemnités journalières (IJSS). Elle contient des informations précises sur le salarié, les dates de l’arrêt, la subrogation éventuelle, et le motif médical (sans entrer dans le diagnostic).

Quand faut-il envoyer cette DSN événementielle ?

Le délai est clair : dans les 5 jours ouvrés suivant la connaissance de l’arrêt par l’employeur. Ce n’est pas optionnel. Et ce n’est pas le jour de réception de l’avis papier qui compte, mais le jour où l’arrêt est connu en interne (par déclaration du salarié ou via le téléservice de l’assurance maladie).

Ce délai court même si :

• L’arrêt est postdaté

• Le salarié n’a pas encore fourni tous les justificatifs

• L’arrêt est de très courte durée (1 ou 2 jours)

En pratique : plus vous déclarez tôt, plus le salarié est indemnisé rapidement. Et vous évitez d’être relancé.

Qui doit transmettre la DSN événementielle ?

L’employeur, directement ou via son cabinet comptable. Même si l’arrêt est transmis par le médecin via le service en ligne, cela ne dispense pas l’entreprise de déclarer l’événement via la DSN.

C’est un devoir légal, y compris en cas de subrogation (versement du salaire pendant l’arrêt). Si vous ne faites rien, l’Assurance Maladie n’a pas les informations nécessaires pour déclencher les indemnités.

Comment faire concrètement la DSN arrêt maladie ?

La déclaration se fait dans votre logiciel de paie, via un flux événementiel type « arrêt de travail ». Voici les éléments clés à renseigner :

• Bloc salarié (identité, NIR, contrat)

• Bloc arrêt (date de début, date prévisionnelle de fin, motif : maladie, AT, maternité…)

• Bloc subrogation (le cas échéant, avec les dates et montants)

• Bloc employeur (SIRET, code régime, interlocuteur)

Une fois générée, le fichier est déposé via Net-entreprises.fr ou transmis automatiquement selon votre paramétrage.

En cas de reprise anticipée, vous devez envoyer une nouvelle DSN événementielle avec les données de reprise. C’est souvent oublié, mais essentiel.

Cas fréquents à ne pas rater

1. Subrogation non déclarée : vous payez le salarié mais n’avez pas précisé que vous percevez les IJSS. Résultat : les versements vont au salarié, pas à vous.

2. Erreur sur la date de fin d’arrêt : si elle est postdatée, mais que le salarié revient plus tôt, vous devez corriger avec une reprise anticipée.

3. Oubli d’un arrêt de 1 jour : même pour une journée d’absence, la DSN événementielle est obligatoire si un arrêt médical a été émis.

4. Arrêt AT/MP ou maternité : ne confondez pas les motifs. Chaque type d’arrêt a son propre code.

Que risque-t-on si on ne transmet pas la DSN arrêt maladie ?

En cas d’oubli ou de retard :

• Le salarié ne perçoit pas ses IJSS dans les délais

• L’entreprise peut perdre le droit à subrogation

• Un contrôle CPAM ou URSSAF peut pointer des manquements

• Des sanctions peuvent être appliquées (pénalités financières, redressements)

De plus, en l’absence de déclaration, les droits du salarié à la prévoyance complémentaire peuvent être bloqués : certaines caisses exigent le flux DSN pour déclencher leur propre indemnisation.

Bonnes pratiques pour sécuriser votre gestion

• Centralisez les arrêts dès leur réception (papier, mail, télétransmission)

• Mettez en place une alerte automatique dans votre logiciel pour chaque arrêt saisi

• Contrôlez les retours de DSN événementielle sur Net-entreprises (accusé de réception, anomalies)

• Formez votre gestionnaire de paie à ne pas attendre la DSN mensuelle pour corriger une absence

• Vérifiez la bonne transmission des subrogations, surtout pour les longues absences

La DSN événementielle en cas d’arrêt maladie est un acte de gestion obligatoire. Elle protège les droits du salarié, mais aussi les intérêts de l’employeur. En la négligeant, on s’expose à des retards, des erreurs de remboursement, des litiges avec la CPAM, voire à des sanctions. Ne vous contentez pas d’enregistrer l’absence dans le logiciel : transmettez, dans les délais, et suivez chaque étape jusqu’au bout.

Au besoin, faites vérifier vos DSN par des spécialistes pour éviter les amendes ou de trop payer !