À compter de la norme P27V01, la DSN mensuelle intègre une nouvelle information que les employeurs et les gestionnaires de paie devront surveiller de près : l’identification du service de prévention et de santé au travail, le SPST, chargé du suivi des salariés.
Cette évolution ne relève pas d’un simple ajout documentaire. La déclaration du SPST doit permettre à l’Assurance Maladie d’identifier le service de santé au travail compétent et de lui transmettre certaines informations relatives aux arrêts de travail susceptibles d’avoir une origine professionnelle. Cette obligation trouve notamment son origine dans la loi du 2 août 2021 destinée à renforcer la prévention en santé au travail.
La difficulté est que la déclaration ne fonctionne pas de la même manière selon que l’employeur utilise un seul SPST interentreprises, dispose d’un service autonome, fait appel à plusieurs services ou emploie un salarié ayant plusieurs contrats relevant de SPST différents.
Autrement dit, derrière une nouvelle rubrique DSN apparemment anodine se cache un mécanisme qui oblige les entreprises à savoir exactement quel service suit quel salarié.
Voir aussi Arrêt de travail pour accident du travail ou maladie professionnelle
et Suivi de santé des salariés
À partir de quand faut-il déclarer le SPST en DSN ?
La déclaration du service de prévention et de santé au travail est attendue à partir de la norme P27V01.
Il faut distinguer deux utilisations différentes de cette information.
Dans la déclaration préalable à l’embauche, la DPAE, l’identification du SPST contribue notamment à l’organisation du suivi médical obligatoire du salarié.
Dans la DSN mensuelle, la finalité est différente. L’information permet notamment à l’Assurance Maladie d’identifier le service de médecine du travail compétent afin de lui transmettre certains arrêts de travail susceptibles d’être liés à l’activité professionnelle.
La fiche Net-entreprises étudiée ici porte uniquement sur la seconde situation : la déclaration du SPST dans la DSN mensuelle.
Tous les employeurs et tous les services de santé au travail sont-ils concernés ?
Non.
Le dispositif dépend notamment de la nature du service assurant le suivi des salariés.
Les services de médecine de prévention propres à la fonction publique ne sont pas inclus dans le dispositif.
La situation est différente pour certains agents du secteur public relevant du régime général et suivis par un service de prévention et de santé au travail interentreprises, ou SPSTI. Ils peuvent entrer dans le champ du mécanisme prévu par l’article 19 de la loi du 2 août 2021.
Net-entreprises vise notamment les fonctionnaires et les contractuels de droit privé du secteur public relevant de cette organisation.
Il ne faut donc pas déduire de l’existence d’un service de santé au travail qu’il doit automatiquement être déclaré selon les mêmes règles dans toutes les DSN.
Comment trouver le code du SPST à déclarer ?
L’identification du service repose sur le référentiel « sst_dpae » publié par l’Urssaf.
Les rubriques DSN doivent être alimentées avec les valeurs figurant dans ce référentiel. Net-entreprises donne par exemple le code MT189 pour illustrer l’identification d’un service interentreprises.
Il ne faut donc pas saisir librement le nom commercial ou la dénomination du service de médecine du travail dans la rubrique prévue à cet effet.
C’est son identifiant issu du référentiel Urssaf qui doit être utilisé.
Cette distinction est importante : un changement de dénomination, une confusion entre établissements ou l’utilisation d’un identifiant obsolète peut conduire à rattacher le salarié au mauvais service.
Cas n° 1 : l’entreprise utilise un seul SPST interentreprises pour tous les salariés
C’est la configuration la plus simple.
Lorsque tous les salariés de l’établissement relèvent du même SPST interentreprises, l’employeur renseigne l’identifiant correspondant dans la rubrique :
S21.G00.11.025 – Identifiant du Service de Prévention et de Santé au Travail (SPST).
La valeur utilisée est celle provenant du référentiel Urssaf, sous la forme d’un code de type « MTXX ».
Aucune autre information relative au SPST n’est alors attendue dans la DSN mensuelle.
Le principe est donc simple : lorsque la situation est homogène pour tout l’établissement, l’identification est portée au niveau du bloc « Etablissement – S21.G00.11 ».
Exemple avec un SPST identifié MT189
Net-entreprises prend l’exemple d’un employeur dont l’ensemble des salariés est suivi par un SPST interentreprises identifié MT189.
Dans chaque DSN mensuelle transmise selon la norme P27V01, le bloc établissement comporte alors :
S21.G00.11.025 = MT189.
Il n’est pas nécessaire de répéter ce code dans le bloc individuel de chacun des salariés puisque le service déclaré au niveau de l’établissement est réputé applicable à tous.
Cas n° 2 : l’entreprise dispose de son propre SPST autonome
La déclaration devient plus détaillée lorsque l’employeur dispose d’un service de prévention et de santé au travail autonome assurant le suivi de l’ensemble de ses salariés.
Le code à utiliser est alors :
MT01.
Ce code est lui aussi issu du référentiel Urssaf.
Mais contrairement au cas d’un SPST interentreprises, le simple renseignement de MT01 ne suffit pas.
L’employeur doit également fournir les coordonnées du service médical interne.
Ces informations sont portées dans un bloc :
S20.G00.07 – Contact chez le déclaré.
Le type de contact à retenir est :
17 – Contact au sein du service de médecine du travail interne à l’établissement pour la prévention et la santé au travail chez le déclaré.
Le document précise que plusieurs informations doivent être renseignées dans ce bloc : le nom et le prénom du contact, son numéro de téléphone ainsi que son adresse électronique.
Autrement dit, déclarer simplement MT01 dans la rubrique S21.G00.11.025 sans renseigner le contact interne ne permet pas de reproduire le schéma attendu.
Cas n° 3 : l’entreprise utilise plusieurs SPST
C’est ici que la logique déclarative devient plus intéressante.
Une entreprise peut en effet avoir plusieurs organisations simultanées. Elle peut utiliser plusieurs SPST interentreprises ou disposer d’un service autonome pour une partie de son personnel tout en faisant appel à un SPST interentreprises pour d’autres salariés.
Dans ce cas, la DSN distingue le SPST principal des SPST applicables à certains salariés.
Le SPST principal est celui qui couvre le plus grand nombre de salariés.
Son identifiant est renseigné dans la rubrique :
S21.G00.11.025 – Identifiant du Service de Prévention et de Santé au Travail (SPST)
du bloc établissement.
Pour chaque salarié relevant d’un autre service, l’employeur utilise en revanche la rubrique individuelle :
S21.G00.30.030 – Identifiant du Service de Prévention et de Santé au Travail (SPST).
La mécanique peut donc être résumée ainsi : le service majoritaire est déclaré au niveau de l’établissement et seules les exceptions sont renseignées au niveau de chaque individu.
Cette organisation évite de répéter inutilement le même identifiant pour tous les salariés.
Exemple : un SPST autonome majoritaire et un SPST interentreprises pour certains salariés
Prenons la configuration donnée par Net-entreprises.
L’employeur dispose d’un SPST autonome pour la majorité de ses salariés. Ce service correspond donc au code MT01.
Deux salariés éloignés géographiquement du siège sont cependant suivis par un SPST interentreprises différent.
La déclaration suit alors trois niveaux.
Le service autonome principal est identifié au niveau de l’établissement par MT01.
Le contact du service médical interne est déclaré dans le bloc S20.G00.07 avec le type 17.
Enfin, pour chacun des salariés suivi par le SPST interentreprises distinct, la rubrique individuelle S21.G00.30.030 contient l’identifiant de ce service.
La logique est donc différente de celle d’une entreprise où tous les salariés relèvent du même SPST : certaines informations descendent ici au niveau individuel.
Exemple inverse : un SPST interentreprises principal et un service autonome pour certains salariés
La situation peut évidemment être inversée.
Net-entreprises envisage le cas d’un employeur dont la majorité des salariés est suivie par un SPST interentreprises, par exemple identifié MT189, tandis que certains salariés nécessitant un suivi particulier relèvent d’un service interne.
Dans ce cas, MT189 est déclaré au niveau de l’établissement.
Pour les salariés relevant du service autonome, l’identifiant SPST est précisé dans leur bloc « Individu ».
Par ailleurs, puisque le dispositif comporte un SPST autonome, les coordonnées du contact interne doivent également être renseignées dans le bloc S20.G00.07 de type 17.
Le simple fait que le service autonome ne concerne qu’une minorité des salariés ne dispense donc pas l’entreprise de fournir les informations permettant de joindre ce service.
Cas n° 4 : un salarié possède plusieurs contrats relevant de SPST différents
Le cas des salariés en multi-contrats aurait pu devenir extrêmement compliqué à gérer.
Net-entreprises retient heureusement un principe permettant d’éviter de déclarer plusieurs SPST simultanément pour une même personne dans la même DSN.
Lorsqu’un salarié possède plusieurs contrats auprès du même employeur et que ces contrats relèvent de services différents en raison, par exemple, de lieux de travail ou de conditions d’activité distincts, le SPST déclaré est en principe le dernier SPST connu au moment de l’arrêt de la paie.
Deux possibilités existent alors.
Si ce service est le même que le SPST principal déjà déclaré au niveau de l’établissement, aucune information spécifique supplémentaire n’est nécessaire.
S’il est différent, son identifiant est renseigné au niveau du salarié dans la rubrique S21.G00.30.030.
Que faire lorsque plusieurs contrats sont toujours en cours à l’arrêt de la paie ?
Une difficulté supplémentaire apparaît lorsque le salarié dépend encore de plusieurs SPST au moment de l’arrêt de la paie.
Dans ce cas, Net-entreprises demande de retenir le SPST correspondant au contrat représentant le volume d’activité le plus important.
Cette règle impose donc potentiellement au logiciel de paie ou au gestionnaire de comparer les différents contrats du salarié.
Le critère n’est pas le premier contrat créé, ni nécessairement le contrat principal défini selon une autre logique administrative : c’est bien le volume d’activité qui sert à déterminer le SPST à déclarer dans cette hypothèse.
Exemple d’un salarié en multi-contrats
Le document donne l’exemple d’une salariée disposant de deux contrats auprès du même employeur.
L’un des contrats relève du SPST identifié MT189, l’autre du service identifié MT176.
Le SPST compétent au moment de l’arrêt de la paie, ou celui correspondant au contrat ayant le volume d’activité le plus important lorsque les deux contrats sont toujours actifs, est MT176.
MT189 restant le SPST principal de l’établissement, MT176 doit alors être renseigné spécifiquement au niveau individuel dans la rubrique S21.G00.30.030.
Ce mécanisme montre bien pourquoi les entreprises ayant des salariés multi-établissements, multi-sites ou multi-contrats devront être particulièrement attentives à leurs paramétrages.
Comment déclarer un changement de SPST en cours de mois ?
Un changement de SPST ne nécessite pas de mécanisme de rétroactivité complexe dans la DSN mensuelle.
Lorsque l’entreprise change de service, passe par exemple d’un SPST interentreprises à un service autonome ou remplace son prestataire interentreprises, elle doit renseigner le nouvel identifiant dans la DSN du mois principal déclaré concerné.
Surtout, lorsqu’un changement intervient en cours de mois, le SPST à retenir est celui qui est en vigueur à l’arrêt de la paie.
Cette règle est importante.
Il n’est donc pas nécessaire de découper le mois entre deux services ni de déclarer deux identifiants successifs pour restituer l’historique du mois.
La photographie retenue est celle existant au moment où la paie est arrêtée.
Comment corriger un mauvais code SPST dans une DSN ?
La procédure dépend du moment auquel l’entreprise constate son erreur.
Avant la date d’exigibilité de la DSN, l’erreur doit être corrigée au moyen d’une DSN « Annule et remplace ».
Après la date d’exigibilité, la correction est portée dans la DSN mensuelle suivante.
La distinction est donc nette.
Le déclarant ne doit pas systématiquement refaire la DSN du mois précédent dès qu’il identifie un mauvais SPST.
Passé le délai d’exigibilité, la régularisation bascule sur la déclaration suivante.
Exemple : un SPST interentreprises déclaré à la place d’un service autonome
Net-entreprises illustre cette procédure par un premier cas de correction.
Dans la DSN du mois principal déclaré de janvier 2027, l’employeur indique par erreur être suivi par un SPST interentreprises alors qu’il dispose en réalité d’un SPST autonome pour tous ses salariés.
Le mauvais code figure donc dans la rubrique S21.G00.11.025.
L’erreur n’étant découverte qu’après la date d’exigibilité, elle n’est pas corrigée au moyen d’une DSN Annule et remplace portant sur janvier.
La correction intervient dans la DSN de février 2027.
La déclaration correcte doit alors intégrer le SPST autonome et, puisqu’il s’agit d’un service interne, le bloc S20.G00.07 permettant d’identifier le contact compétent.
Cela montre une fois encore qu’une correction du type de SPST peut entraîner plus qu’un simple changement de code : elle peut également rendre nécessaire l’ajout des coordonnées du service interne.
Exemple inverse : un service autonome déclaré alors que l’entreprise utilise un SPST interentreprises
La fiche envisage également le cas inverse.
L’employeur déclare dans la DSN de janvier 2027 disposer d’un SPST autonome alors qu’il relève en réalité d’un SPST interentreprises pour l’ensemble de son personnel.
L’erreur est là encore constatée après la date d’exigibilité.
La correction doit alors être effectuée dans la DSN mensuelle suivante.
Dans l’exemple présenté, la DSN de février reprend le bon identifiant du SPST interentreprises dans la rubrique S21.G00.11.025.
Le service autonome déclaré à tort n’a donc pas vocation à continuer d’être reproduit.
Les principales rubriques DSN à connaître pour le SPST
Trois zones méritent finalement d’être retenues.
La rubrique S21.G00.11.025 porte l’identifiant du SPST applicable au niveau de l’établissement.
La rubrique S21.G00.30.030 permet d’indiquer un SPST différent pour un salarié lorsque celui-ci ne relève pas du service principal de l’établissement. Le document montre expressément cette rubrique au sein du bloc « Individu – S21.G00.30 ».
Enfin, le bloc S20.G00.07 sert à fournir les coordonnées du service médical lorsque l’entreprise dispose d’un SPST autonome, avec un contact de type 17.
Ces trois éléments constituent l’architecture déclarative essentielle de cette nouveauté P27.
Pourquoi cette nouvelle obligation DSN risque-t-elle de générer des erreurs ?
L’administration présente naturellement cette évolution comme une donnée supplémentaire à renseigner dans la DSN. En pratique, elle impose une nouvelle cartographie interne aux employeurs.
Il faut désormais être capable de répondre précisément à plusieurs questions : quel SPST suit l’établissement ? Certains salariés dépendent-ils d’un autre service ? Existe-t-il un service autonome ? Des salariés disposent-ils de plusieurs contrats avec des suivis différents ? Quel service est encore compétent au moment de l’arrêt de la paie ?
Pour une petite entreprise relevant d’un seul SPST interentreprises, le paramétrage restera relativement simple.
Pour un groupe comprenant plusieurs établissements, des salariés géographiquement dispersés, plusieurs conventions avec des SPST ou des services autonomes, le risque d’erreur est nettement supérieur.
Et puisque l’identifiant sert précisément à déterminer vers quel service certaines informations doivent être transmises, la qualité de cette donnée ne relève pas d’un simple enjeu de conformité formelle.
Ce que les entreprises devraient vérifier avant leurs premières DSN P27
Avant le passage effectif à P27V01, les entreprises et cabinets de paie ont intérêt à vérifier leur organisation plutôt que d’attendre les premiers contrôles ou anomalies déclaratives.
Il faut d’abord identifier le SPST correspondant à chaque établissement et vérifier son code dans le référentiel Urssaf « sst_dpae ».
Il faut ensuite repérer les salariés qui dépendent d’un service différent du SPST majoritaire afin que la rubrique individuelle S21.G00.30.030 puisse être alimentée.
Les employeurs disposant d’un service autonome doivent également s’assurer que les coordonnées du contact médical interne sont disponibles et correctement paramétrées dans le bloc S20.G00.07.
Enfin, une attention particulière doit être portée aux salariés multi-contrats et aux changements de service intervenant en cours de mois, puisque le SPST déclaré dépend alors de la situation constatée à l’arrêt de la paie.
Une nouvelle donnée DSN qui dépasse le simple paramétrage technique
La norme P27V01 ajoute finalement une nouvelle couche d’information à une DSN qui n’en manquait déjà pas.
La logique poursuivie peut se comprendre : permettre une meilleure circulation des informations entre l’Assurance Maladie et les services chargés de la prévention et de la santé au travail.
Mais pour l’employeur, la simplicité du principe masque une nouvelle obligation de fiabilisation des données.
Le SPST ne peut plus rester une information gérée uniquement par les ressources humaines en dehors du système de paie. À partir de P27V01, son identification entre directement dans la mécanique déclarative mensuelle.
Il faudra donc assurer une cohérence permanente entre l’organisation réelle du suivi médical des salariés, le référentiel Urssaf et les données transmises dans la DSN.
La fiche Net-entreprises rattache ce dispositif aux articles L. 1221-10 à L. 1221-12 du Code du travail ainsi qu’à l’article 19 de la loi n° 2021-1018 du 2 août 2021 relative au renforcement de la prévention en santé au travail.