La déclaration sociale nominative (DSN) ne transmet pas uniquement des données relatives aux salariés ou aux cotisations sociales. Elle permet également d’identifier les interlocuteurs de l’entreprise auprès des organismes de protection sociale et des administrations.
Cette fonction est assurée par le bloc S20.G00.07 « Contact chez le déclaré », qui permet de communiquer les coordonnées des personnes compétentes selon la nature des échanges à intervenir.
Bien que ce bloc paraisse secondaire, son absence ou son mauvais paramétrage peut ralentir le traitement de certaines demandes, compliquer les échanges avec les organismes sociaux ou retarder la résolution d’un dossier.
À quoi sert le bloc « Contact chez le déclaré » ?
Le bloc S20.G00.07 permet d’identifier une ou plusieurs personnes pouvant être contactées par les organismes sociaux, les administrations ou certains services de l’État.
L’objectif est simple : permettre aux différents interlocuteurs de joindre directement la personne compétente selon la nature du dossier traité.
Dans de nombreuses entreprises, les missions sont réparties entre plusieurs services. Les indemnités journalières peuvent être suivies par le service paie, les fins de contrat par les ressources humaines, tandis que les cotisations sociales relèvent de la direction financière ou du cabinet d’expertise comptable.
La DSN permet ainsi d’associer plusieurs contacts spécialisés afin d’éviter que toutes les demandes soient adressées à une seule personne.
Le bloc n’est pas obligatoire dans toutes les déclarations
L’obligation de renseigner ce bloc dépend du type de déclaration transmise.
Dans une DSN mensuelle, le bloc est facultatif. L’employeur peut ne pas le renseigner ou déclarer autant de contacts que nécessaire en fonction de son organisation interne.
En revanche, dans les signalements d’arrêt de travail ainsi que dans les signalements de reprise après arrêt, la présence d’au moins un contact devient obligatoire. Selon les situations, un ou deux contacts peuvent être déclarés.
Pour les signalements de fin de contrat de travail unique (FCTU) ainsi que les signalements d’amorçage, le bloc redevient facultatif mais peut être répété autant de fois que nécessaire.
La règle est différente pour la Déclaration préalable à l’embauche (DPAE). Dans ce cas, la présence du bloc est obligatoire et plusieurs contacts peuvent être renseignés.
Enfin, le bloc est totalement interdit dans les DSN de substitution, qui répondent à des règles particulières.
Quelles informations doivent être renseignées ?
Chaque contact déclaré comporte quatre informations principales.
La première correspond au nom et prénom de la personne qui sera l’interlocuteur des organismes.
La deuxième est son numéro de téléphone, afin qu’elle puisse être jointe rapidement en cas de besoin.
La troisième concerne son adresse électronique, désormais privilégiée pour la majorité des échanges entre les administrations et les entreprises.
Enfin, chaque contact doit être associé à un type, qui précise le domaine pour lequel cette personne est compétente.
Cette dernière information est particulièrement importante puisqu’elle permet aux organismes sociaux d’orienter directement leurs demandes vers le bon interlocuteur.
Dix-sept types de contacts peuvent être déclarés
La norme DSN prévoit aujourd’hui plusieurs catégories de contacts afin de couvrir l’ensemble des échanges possibles avec les organismes.
Un contact peut ainsi être désigné pour le suivi des indemnités journalières, pour les fins de contrat destinées à France Travail, pour les enquêtes statistiques réalisées notamment par la DARES ou l’INSEE, ou encore pour le recouvrement des cotisations sociales auprès de l’Urssaf, de la MSA ou des autres organismes concernés.
Il est également possible de déclarer un interlocuteur chargé du recouvrement des cotisations de retraite complémentaire, un référent pour les questions liées au numéro de Sécurité sociale (NIR) des salariés, ou encore une personne responsable de l’identification des établissements et des numéros SIRET.
La norme prévoit aussi un type de contact plus général pouvant être utilisé lorsque la demande ne relève d’aucune catégorie particulière.
Certaines entreprises disposent par ailleurs d’un établissement centralisateur chargé du suivi des indemnités journalières. Un type spécifique leur est réservé.
D’autres catégories concernent le suivi des aides versées par l’ASP, la déclaration obligatoire d’emploi des travailleurs handicapés, les caisses de congés payés propres à certains secteurs d’activité ou encore la formation professionnelle.
Une nouvelle catégorie apparaît à partir de la norme P27V01
La version P27V01 de la norme DSN introduit un nouveau type de contact.
Il s’agit du contact du service de médecine du travail interne à l’établissement, destiné aux échanges relatifs à la prévention des risques professionnels et à la santé au travail.
Cette évolution traduit la volonté des organismes d’améliorer les échanges avec les services de prévention lorsque ceux-ci sont directement intégrés à l’entreprise.
Les employeurs concernés devront veiller à mettre à jour le paramétrage de leur logiciel de paie afin de pouvoir utiliser cette nouvelle catégorie dès son entrée en vigueur.
Faut-il déclarer plusieurs contacts ?
Dans les petites entreprises, une seule personne assure souvent l’ensemble des formalités sociales.
Dans ce cas, le même interlocuteur peut être déclaré sous plusieurs types de contact.
À l’inverse, les structures plus importantes ont tout intérêt à répartir les responsabilités entre les différents services.
Le responsable paie peut ainsi être désigné pour les indemnités journalières, le service RH pour les fins de contrat, la direction financière pour les cotisations sociales, tandis que le référent handicap ou le responsable formation peuvent être déclarés pour leurs domaines respectifs.
Cette organisation facilite les échanges avec les organismes sociaux et limite les délais de traitement des demandes.
Les erreurs les plus fréquentes
Les anomalies concernent rarement la structure technique du bloc.
Les difficultés proviennent davantage d’informations devenues obsolètes.
Un numéro de téléphone qui n’est plus utilisé, une adresse électronique inactive ou le départ d’un salarié occupant le rôle de contact peuvent empêcher les organismes d’obtenir rapidement les informations nécessaires.
Certaines entreprises déclarent également un seul contact générique alors que plusieurs services interviennent dans la gestion sociale. Cette organisation peut ralentir le traitement des dossiers les plus complexes.
Enfin, il est recommandé de vérifier régulièrement que les types de contacts correspondent toujours à l’organisation réelle de l’entreprise, notamment après une réorganisation interne ou un changement de prestataire paie.
Ce qu’il faut retenir
Le bloc S20.G00.07 « Contact chez le déclaré » joue un rôle bien plus important qu’il n’y paraît. Même lorsqu’il est facultatif, il permet aux organismes sociaux d’identifier rapidement les interlocuteurs compétents et de fluidifier les échanges avec l’entreprise.
En renseignant des coordonnées à jour et en répartissant correctement les différents types de contacts, les employeurs limitent les retards de traitement, facilitent la gestion des dossiers complexes et sécurisent leurs relations avec l’Urssaf, France Travail, les caisses de retraite, les organismes de prévoyance ou encore les services de l’État.