La refacturation des frais professionnels est un sujet qui, en apparence, semble simple. Pourtant, de nombreuses entreprises commettent des erreurs lourdes de conséquences en matière de TVA. Mauvaise distinction entre refacturation et débours, application erronée du taux de TVA, justificatifs incomplets : autant de pratiques qui exposent à un rejet de la déduction, voire à un redressement fiscal. Pour rester conforme, il est indispensable de comprendre la règle et d’appliquer les bons traitements comptables.
Ce que dit la loi à propos de la refacturation des frais professionnels
Selon l’article 267, alinéa 2 du Code général des impôts, les frais engagés par un collaborateur dans le cadre d’une mission pour le compte d’un client sont considérés comme des frais accessoires, intégrés dans le prix de l’opération principale. Cela signifie que la refacturation est soumise au même taux de TVA que la prestation principale facturée.
En clair : lorsqu’un cabinet de conseil refacture à son client des frais de déplacement ou de repas engagés par ses consultants, ces frais doivent être assujettis à la TVA au taux applicable à la mission, et non à celui mentionné sur les justificatifs.
Refacturation vs débours : une distinction essentielle
Beaucoup d’entreprises confondent deux notions pourtant distinctes :
-
La refacturation des frais : l’entreprise avance des frais pour le compte de son client (repas, transport, hébergement), puis les refacture. Ces frais sont considérés comme accessoires à la prestation et sont soumis à TVA.
-
Les débours : l’entreprise règle directement une dépense au nom et pour le compte du client (par exemple, un avocat qui paie une taxe judiciaire au nom de son client). Dans ce cas, il ne s’agit pas de frais accessoires mais de débours. Ces sommes ne sont pas soumises à TVA, à condition d’être parfaitement justifiées et comptabilisées séparément.
La confusion entre ces deux catégories est une erreur classique qui expose à des redressements coûteux.
Les règles pratiques de refacturation
En pratique, deux situations se présentent :
-
La TVA d’origine est déductible : dans ce cas, l’entreprise refacture en hors taxes, avec TVA au taux de la prestation principale. Exemple : un repas de 100 € TTC à 10 %, dont 90 € HT refacturés, sera soumis au taux de TVA applicable à la prestation (par exemple 20 % si la mission est de conseil).
-
La TVA d’origine n’est pas déductible : dans ce cas, l’entreprise refacture en TTC, sans déduction possible. Exemple : des frais de transport de personnes (train, taxi), qui ne donnent jamais droit à récupération de TVA, sont refacturés pour leur montant TTC.
Les pièges les plus fréquents
-
Refacturer au mauvais taux : appliquer le taux de TVA figurant sur le justificatif au lieu de celui de la prestation principale.
-
Confondre débours et refacturation : traiter un frais accessoire comme un débours alors qu’il doit être soumis à TVA.
-
Absence de justificatifs : ne pas conserver les factures originales rend la refacturation fragile en cas de contrôle.
-
Remboursements forfaitaires : refacturer des indemnités forfaitaires comme s’il s’agissait de frais réels, alors qu’aucune récupération de TVA n’est possible dans ce cas.
Les risques en cas de mauvaise application
Une refacturation mal gérée peut entraîner plusieurs conséquences :
-
Rejet de la déduction de TVA : l’administration peut refuser la récupération opérée par l’entreprise et exiger le reversement des montants.
-
Redressement sur la facturation : une erreur systématique dans le taux appliqué peut conduire à une rectification lourde, avec rappel de TVA et pénalités.
-
Requalification en avantage en nature : si des frais refacturés ne sont pas correctement justifiés ou s’ils bénéficient en réalité au salarié ou au dirigeant, l’URSSAF peut les requalifier et réclamer des cotisations sociales supplémentaires.
Bonnes pratiques pour sécuriser la refacturation
Pour éviter tout risque de rejet, les entreprises doivent appliquer une méthodologie stricte :
-
distinguer clairement les refacturations des débours dans la comptabilité ;
-
appliquer le taux de TVA de la prestation principale et non celui indiqué sur le justificatif ;
-
conserver tous les justificatifs comptabilisés en charges, qui serviront de base de calcul en cas de contrôle ;
-
éviter les remboursements forfaitaires lorsque la récupération de TVA est recherchée ;
-
former les services comptables et administratifs à la distinction entre débours et frais accessoires.
La refacturation des frais est un domaine où l’administration fiscale ne laisse aucune marge d’erreur. Une facture mal établie, un justificatif manquant ou une confusion entre débours et frais accessoires suffisent à déclencher un redressement. Pour rester conforme, il est impératif de sécuriser la chaîne comptable et de respecter scrupuleusement les règles de TVA. Dans un contexte où les contrôles fiscaux s’intensifient, traiter la refacturation à la légère revient à créer soi-même des ennuis potentiels avec l’administration fiscale !