Régularisation DSN : quand et comment la faire ?

Les erreurs en DSN arrivent plus souvent qu’on ne l’imagine. Montant de cotisation erroné, salarié oublié, période mal déclarée… Dans tous les cas, l’administration ne vous laissera pas passer entre les mailles de son filet. Et les conséquences peuvent être salées : redressements URSSAF, recalculs de droits pour les salariés, pénalités. Mieux vaut donc savoir quand et comment régulariser sans se tirer une balle dans le pied.

Attention surtout à la DSN de substitution qui ne vous avantage pas en cas d’erreurs non bloquantes !

Comprendre ce qu’est une régularisation DSN

La régularisation DSN consiste à corriger une déclaration sociale nominative déjà transmise, afin d’assurer que les informations remontées aux organismes sociaux soient conformes à la réalité. Elle peut concerner les cotisations, les données du contrat de travail, les arrêts, les IJSS, les bases de calcul ou tout autre bloc déclaré.

Il ne s’agit pas de modifier un bulletin de salaire. Il s’agit de corriger la donnée transmise aux organismes : URSSAF, CPAM, caisses de retraite, Pôle emploi, etc.

Dans quels cas faut-il régulariser une DSN ?

Les motifs de régularisation sont variés, mais les plus courants incluent :

• Une erreur de montant déclaré (cotisations, rémunération, heures)

• L’omission d’un salarié dans une période déclarée

• Une erreur sur les dates de début ou de fin de contrat

• Un mauvais code de situation (activité partielle, arrêt maladie, etc.)

• Un salarié sorti ou entré sans que cela soit remonté correctement

En clair, dès que la donnée transmise ne correspond plus à la réalité : il faut régulariser. Cela peut être suite à un contrôle URSSAF, à un retour d’anomalie, ou simplement à un audit interne de votre gestion paie.

Quand faut-il faire la régularisation DSN ?

Il existe deux temporalités pour la régularisation DSN : immédiate ou rétroactive.

1. Régularisation immédiate (ou en DSN suivante) :
   C’est la méthode à privilégier. Vous détectez l’erreur rapidement (par exemple en février sur la DSN de janvier), vous corrigez le tir dans la DSN suivante. Les blocs de régularisation permettent d’indiquer une base corrigée pour un mois antérieur.

2. Régularisation rétroactive (DSN antérieure) :
   Si l’erreur concerne un mois clôturé, parfois plusieurs mois en arrière, il est encore possible d’envoyer une DSN annule et remplace ou une DSN de régularisation spécifique, selon la nature de l’erreur et les organismes concernés. Mais attention, plus vous attendez, plus les risques de pénalités augmentent.

En résumé : dès que l’erreur est identifiée, n’attendez pas. Corrigez dans la DSN suivante si possible. Si vous êtes au-delà du délai, agissez vite et structurez votre régularisation proprement.

Comment faire concrètement une régularisation DSN ?

La régularisation se fait directement dans votre logiciel de paie, en générant une nouvelle DSN mensuelle comportant les blocs de correction appropriés. Voici les étapes types :

1. Identifier précisément l’erreur : salarié concerné, mois concerné, type d’erreur (cotisation ? rémunération ? arrêt ?).

2. Reconstituer la bonne donnée : attention, toute régularisation doit reposer sur des éléments justifiables.

3. Mettre en place la régularisation dans le logiciel :

   • Pour une régularisation de rémunération ou de cotisation : bloc 78 (base assujettie), bloc 81 (cotisation), bloc 51 (événements)

   • Pour une régularisation de situation de contrat : bloc 40, bloc 50

   • Pour une régularisation d’arrêt ou d’IJ : bloc 60, bloc 62

4. Envoyer la DSN suivante contenant ces blocs. Ou en cas de DSN isolée ou « annule et remplace », selon les cas, déposer une DSN dédiée.

5. Suivre les retours : consultez les comptes URSSAF, Net-entreprises, retour CRM, retour des organismes de prévoyance, etc. Assurez-vous que la régularisation a été bien traitée et prise en compte.

Bonnes pratiques pour éviter les ennuis

Une régularisation bien menée, c’est une régularisation :

• Justifiée, documentée, traçable

• Limitée au strict nécessaire (pas besoin de tout renvoyer)

• Rapide, idéalement dans la DSN du mois suivant

• Conformément au cahier technique en vigueur (attention aux évolutions mensuelles)

Mettez en place un circuit de validation interne avant dépôt. Documentez toutes vos corrections. Gardez des preuves de calculs et de bulletins ajustés. Et surtout, formez vos équipes paie à détecter et gérer ces régularisations sans panique.

Et si vous ne régularisez pas ?

Ignorer une erreur DSN, c’est ouvrir la porte à :

• Des droits erronés pour les salariés (retraite, IJSS, chômage)

• Un redressement URSSAF avec pénalités de retard

• Des relances d’organismes complémentaires

• Des complications lors de la sortie du salarié ou d’un futur contrôle

Pire encore : certaines erreurs DSN peuvent passer inaperçues à court terme, mais vous rattraper au moment d’un contrôle ou du départ à la retraite d’un salarié. Et là, il sera trop tard.

==> La régularisation DSN n’est pas une option, c’est une obligation. Elle permet de maintenir votre conformité sociale, de préserver les droits des salariés et de sécuriser vos bulletins. Agissez vite, agissez bien, et gardez toujours le contrôle. En paie, l’erreur est humaine, mais la régularisation est stratégique. N’hésitez pas à faire auditer votre DSN et vérifier vos fiches de paie pour vérifier si tout est correct !