Quand une entreprise traverse une baisse ou une suspension d’activité, elle doit respecter une procédure stricte pour placer ses salariés en activité partielle. L’administration ne laisse rien au hasard : la demande doit être anticipée, justifiée et suivie avec rigueur. Voici un décryptage chronologique, étape par étape.
Jour J : décision de recourir à l’activité partielle
Dès que l’entreprise constate une impossibilité temporaire d’assurer la charge normale de travail (perte de commandes, rupture d’approvisionnement, sinistre, fermeture administrative…), elle doit préparer sa demande.
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Identification des salariés concernés et du volume d’heures chômées estimé.
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Rédaction d’une note explicative claire et chiffrée justifiant la baisse d’activité.
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Consultation du comité social et économique (CSE) lorsqu’il existe, dont l’avis doit être joint à la demande.
Dans les jours suivants : dépôt de la demande d’autorisation préalable
La demande se fait exclusivement en ligne sur activitepartielle.emploi.gouv.fr
Elle doit contenir :
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les motifs précis de la demande ;
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la période demandée et sa durée prévisionnelle (maximum 6 mois renouvelables) ;
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le nombre de salariés concernés et la répartition des heures chômées.
J +15 jours : décision du préfet
Le préfet dispose de 15 jours calendaires pour répondre. 3 scénarios sont possibles :
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Accord explicite : un arrêté préfectoral autorise l’activité partielle.
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Refus motivé : la demande est rejetée et l’entreprise supporte les salaires.
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Silence de l’administration : au bout de 15 jours sans réponse, la demande est réputée acceptée (silence valant accord).
J +30 jours : cas de demandes rétroactives
En principe, la demande doit être déposée avant le début de l’activité partielle. Mais en cas de circonstances exceptionnelles et imprévisibles (incendie, intempéries, catastrophe), l’administration admet une demande rétroactive, à condition qu’elle soit déposée dans un délai de 30 jours. Passé ce délai, aucun remboursement ne sera accordé.
Chaque mois : déclaration des heures chômées à l’ASP
L’employeur verse l’indemnité aux salariés à la date habituelle de paie, puis déclare chaque mois, via le même portail, le nombre exact d’heures chômées.
L’Agence de services et de paiement (ASP) rembourse ensuite l’employeur dans un délai moyen de 12 jours. En cas de procédure collective (sauvegarde, redressement ou liquidation), l’ASP peut, sur décision du préfet, verser directement les indemnités aux salariés.
À tout moment : contrôles de l’administration
L’État dispose d’un droit de contrôle permanent. Deux types de vérifications sont possibles :
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Contrôle sur pièces : demande de justificatifs (plannings, bilans financiers, preuves de perte de commandes).
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Contrôle sur place : intervention de l’inspection du travail ou de l’URSSAF pour vérifier la réalité de la baisse d’activité et la sincérité des déclarations.
En cas de fraude ou de fausse déclaration, les conséquences sont lourdes : remboursement intégral des sommes perçues, amende administrative, exclusion temporaire du dispositif, voire sanctions pénales (jusqu’à 2 ans d’emprisonnement et 30 000 € d’amende).
Guide chronologique récapitulatif
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Jour J : décision interne, identification des salariés et préparation du dossier.
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Avant mise en place : consultation du CSE (si existant) et dépôt de la demande en ligne.
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J +15 jours : réponse du préfet ou accord tacite en l’absence de réponse.
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J +30 jours : possibilité de régularisation rétroactive uniquement en cas de circonstances exceptionnelles.
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Chaque mois : versement des indemnités aux salariés et demande de remboursement à l’ASP.
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Pendant toute la période : risque de contrôle administratif, nécessité de conserver tous les justificatifs.
En résumé, la demande d’activité partielle est une procédure en plusieurs temps, où chaque délai compte. Pour éviter tout risque de refus ou de sanction, les entreprises doivent anticiper, documenter et suivre méthodiquement chaque étape.