Mutuelle d’entreprise et apprentis : faut-il les affilier ?

Depuis la généralisation de la complémentaire santé obligatoire, la question de la mutuelle d’entreprise pour les apprentis reste un casse-tête pour de nombreux employeurs. Entre les règles légales, les cas de dispense et les obligations déclaratives, difficile de savoir quand l’affiliation est obligatoire et quand elle ne l’est pas. Pourtant, une erreur dans ce domaine peut coûter cher : redressement URSSAF, perte d’exonérations ou litige prud’homal.

Cet article fait le point complet sur les obligations des entreprises vis-à-vis des apprentis, les exceptions possibles et les bonnes pratiques à adopter pour éviter les erreurs.

L’obligation de mutuelle s’applique aussi aux apprentis

Depuis le 1er janvier 2016, toute entreprise du secteur privé doit proposer à ses salariés une couverture complémentaire santé collective. Cette obligation concerne également les apprentis, dès lors qu’ils ont le statut de salarié.

Autrement dit, qu’il soit à temps plein ou à temps partiel, en première ou en dernière année, l’apprenti fait partie du personnel couvert par la mutuelle d’entreprise. L’employeur doit donc lui proposer la même couverture que celle des autres salariés, avec un financement d’au moins 50 % de la cotisation.

Il n’existe aucune distinction juridique entre un apprenti et un salarié classique pour l’application de cette obligation. Seule la convention collective ou un accord d’entreprise peut prévoir des modalités spécifiques, mais la base reste la même : la mutuelle d’entreprise est obligatoire pour tous.

Les cas où l’apprenti peut refuser la mutuelle

Comme tout salarié, un apprenti peut bénéficier de cas de dispense prévus par la loi. Ces dispenses doivent être encadrées et formalisées. Elles ne sont jamais automatiques.

Un apprenti peut refuser la mutuelle de l’entreprise dans les cas suivants :

• Contrat de moins de trois mois : si la durée de son contrat d’apprentissage est inférieure à trois mois, il peut être dispensé d’adhésion.

• Contrat à temps partiel très réduit : si la cotisation représenterait plus de 10 % de sa rémunération brute, il peut refuser la mutuelle. C’est un cas fréquent pour les apprentis percevant un faible salaire.

• Couverture déjà existante : s’il bénéficie déjà d’une mutuelle obligatoire en tant qu’ayant droit (via ses parents, son conjoint, ou une autre activité professionnelle), il peut être dispensé.

• Bénéficiaire de la complémentaire santé solidaire (C2S) : tant que ce droit est actif, l’apprenti peut refuser la mutuelle collective.

Dans tous les cas, la demande de dispense doit être écrite, datée et signée. L’employeur doit conserver ce justificatif dans le dossier du salarié. En cas de contrôle URSSAF, l’absence de ce document suffit à remettre en cause l’exonération sociale de la part patronale.

Le cas des apprentis mineurs

Les apprentis mineurs bénéficient souvent d’une couverture familiale obligatoire. Dans ce cas, ils peuvent refuser la mutuelle d’entreprise s’ils sont déjà affiliés à la mutuelle de leurs parents. Mais là encore, la dispense doit être formalisée.

L’employeur ne peut pas se contenter de présumer que l’apprenti est couvert ailleurs. Il doit obtenir une attestation de couverture à jour. Sans ce justificatif, il est tenu d’affilier le jeune à la mutuelle collective, même s’il est mineur.

Le financement et le coût pour l’apprenti

La règle du financement s’applique de la même manière pour tous les salariés, apprentis compris : l’employeur doit financer au moins 50 % du montant de la cotisation.

Certaines conventions collectives imposent des taux supérieurs, notamment dans les métiers de la santé, du bâtiment ou du commerce.

Dans la pratique, l’employeur peut aussi choisir de financer une part plus importante pour les apprentis, notamment ceux à très faible rémunération. Ce geste n’est pas obligatoire mais souvent apprécié : il permet de garantir une couverture sans réduire excessivement le salaire net.

Pour les apprentis dont le contrat dure moins de trois mois, le versement santé (aide financière compensant la dispense de mutuelle) n’est pas obligatoire, mais certaines entreprises choisissent de le mettre en place à titre volontaire.

La portabilité de la mutuelle pour les apprentis

Comme tout salarié, un apprenti dont le contrat prend fin peut bénéficier du maintien gratuit de la mutuelle d’entreprise grâce à la portabilité.

Ce maintien s’applique s’il remplit trois conditions :

1. Il a été affilié à la mutuelle de l’entreprise au moment de la rupture du contrat.

2. La fin de contrat ouvre droit à l’assurance chômage (ce qui est le cas pour la majorité des apprentis).

3. Il ne retrouve pas immédiatement un emploi avec une nouvelle mutuelle obligatoire.

La durée de la portabilité correspond à celle du contrat d’apprentissage, dans la limite d’un an. Par exemple, un apprenti ayant travaillé 10 mois conserve la mutuelle pendant 10 mois après son départ.

Ce maintien est gratuit : il ne paie aucune cotisation pendant cette période, le coût étant mutualisé entre les salariés en poste et l’employeur.

Les erreurs fréquentes dans la gestion RH des apprentis

Lors des audits RH menés par Cobham Solutions, les erreurs sur la mutuelle des apprentis figurent parmi les plus fréquentes.

La première erreur consiste à oublier d’affilier l’apprenti, en pensant à tort que son faible revenu ou son statut d’étudiant le dispense automatiquement. En cas de contrôle, cette omission entraîne la perte des exonérations sociales sur tout le régime collectif.

Deuxième erreur : accepter une dispense sans justificatif écrit. Un simple mail ou une déclaration orale ne suffit pas. L’employeur doit conserver une demande signée accompagnée du document prouvant la couverture alternative (attestation mutuelle parentale, certificat de C2S, etc.).

Troisième erreur : ne pas informer clairement l’apprenti de ses droits et obligations. L’absence de communication peut entraîner des litiges en cas de frais médicaux non remboursés.

Enfin, certaines entreprises appliquent à tort un taux de cotisation spécifique aux apprentis, inférieur à celui des autres salariés, alors que la réglementation impose l’égalité de traitement sur la base des garanties prévues pour la catégorie professionnelle concernée.

Conseils pratiques pour les employeurs et RH

Pour éviter toute difficulté, les employeurs ont tout intérêt à adopter une approche rigoureuse dès l’embauche de l’apprenti.
D’abord, intégrer la mutuelle dans la check-list d’accueil RH, au même titre que la DPAE ou le contrat d’apprentissage.
Ensuite, prévoir une fiche d’information spécifique expliquant les cas de dispense et les justificatifs à fournir.

Il est également conseillé de vérifier chaque année la mise à jour des dispenses : un apprenti couvert par ses parents peut perdre ce droit à 18 ou 21 ans. Sans nouvelle attestation, il doit alors être intégré à la mutuelle d’entreprise.

Enfin, pour sécuriser la paie et la DSN, il est recommandé de paramétrer un code spécifique pour les apprentis, permettant d’identifier facilement leur statut et leurs cotisations mutuelle.

Ce qu’il faut retenir

Les apprentis sont des salariés à part entière au regard de la mutuelle d’entreprise. Leur affiliation est obligatoire, sauf cas de dispense expressément prévu par la loi.

Pour l’employeur, négliger ces obligations revient à prendre un risque inutile : perte d’exonérations, redressement URSSAF, voire contentieux avec le salarié.

Le bon réflexe consiste à vérifier systématiquement les dispenses, conserver les justificatifs et paramétrer correctement la paie.
Dans un contexte où les contrôles sociaux se multiplient, sécuriser la mutuelle des apprentis n’est plus un détail administratif, mais un véritable enjeu de conformité.