Avec la réforme de la facture électronique, l’obligation ne se limite pas à l’émission et à la transmission des factures. Les entreprises doivent aussi respecter des règles strictes en matière d’archivage électronique. Une facture mal conservée peut être considérée comme inexistante par l’administration, avec des conséquences fiscales et juridiques lourdes. Dirigeants, experts-comptables et avocats doivent donc connaître précisément les obligations légales en matière de conservation des factures électroniques.
La durée légale de conservation des factures
En France, les factures doivent être conservées pendant 10 ans à compter de leur émission, qu’elles soient au format papier ou électronique. Cette durée est imposée par le Code de commerce et le Code général des impôts.
L’archivage doit permettre à l’administration fiscale de retrouver, consulter et exploiter la facture dans son format original. Autrement dit, un simple stockage de copies PDF sur un disque dur ou une boîte mail ne suffit pas : il faut garantir l’intégrité et la traçabilité des documents.
Les conditions techniques de l’archivage électronique
L’archivage légal des factures électroniques repose sur trois principes essentiels :
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Intégrité : la facture ne doit pas pouvoir être modifiée après émission. Tout changement doit laisser une trace.
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Lisibilité : la facture doit être restituée sous une forme exploitable et compréhensible par un humain.
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Accessibilité : les factures doivent pouvoir être retrouvées facilement, y compris plusieurs années après leur émission, en cas de contrôle fiscal ou de litige commercial.
Pour répondre à ces exigences, les entreprises doivent utiliser soit un système d’archivage électronique (SAE) certifié, soit les services proposés par leur plateforme de dématérialisation partenaire (PDP), si celle-ci garantit le respect de la réglementation.
Les risques en cas de non-conformité
Ne pas respecter les règles d’archivage expose l’entreprise à plusieurs risques :
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une remise en cause de la déductibilité de la TVA,
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des amendes fiscales en cas de contrôle,
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une impossibilité de prouver l’existence de la créance en cas de litige avec un client.
L’administration est particulièrement vigilante sur ce point : une facture non retrouvée ou altérée peut être considérée comme inexistante, avec toutes les conséquences financières que cela implique.
Le rôle des experts-comptables et avocats
Les experts-comptables doivent s’assurer que les solutions choisies par leurs clients respectent bien les exigences légales d’archivage. Les avocats, quant à eux, devront sécuriser les contrats avec les prestataires de dématérialisation pour encadrer la responsabilité en cas de perte ou d’altération des données.
Pour les dirigeants, la vigilance est de mise : externaliser l’archivage ne dispense pas de la responsabilité. C’est toujours l’entreprise qui, en cas de contrôle, devra justifier de la conservation légale de ses factures.
Anticiper dès maintenant
Avec l’arrivée de la facture électronique obligatoire en 2026-2027, les entreprises doivent dès aujourd’hui vérifier la conformité de leur système d’archivage. Investir dans une solution robuste et certifiée est un coût, mais aussi une assurance contre des risques fiscaux et commerciaux bien plus lourds.
La facture électronique ne s’arrête pas au moment de l’émission. Sa conservation légale devient un pilier de la conformité fiscale et de la sécurité juridique de l’entreprise.