Chaque mois, près de deux millions de déclarations sociales nominatives sont transmises à l’URSSAF. Chacune d’elles passe au crible d’une centaine de contrôles automatiques censés détecter incohérences, omissions et erreurs susceptibles d’altérer le montant des cotisations ou les droits sociaux des salariés. Les entreprises découvrent souvent trop tard que leur logiciel de paie, aussi performant soit-il, ne les protège pas des déclarations invalides. Une DSN mal renseignée peut déclencher des rejets répétés, des régularisations complexes et parfois des retards dans l’ouverture des droits sociaux des collaborateurs.
Dans cet article, vous trouverez une analyse détaillée des 7 anomalies que l’urssaf identifie systématiquement. L’objectif est d’aider les chefs d’entreprise, experts-comptables et avocats à comprendre pourquoi ces erreurs surviennent, comment les prévenir et quelle méthode appliquer pour sécuriser durablement leurs déclarations.
Comprendre la gestion de la période de rattachement du montant net social
La première erreur concerne la période de rattachement du montant net social. Certaines entreprises déclarent ce montant sur une période qui s’étend sur plusieurs mois civils, ce qui crée immédiatement une incohérence. Le montant net social doit toujours correspondre à une période entièrement comprise dans un seul mois, comme du 1ᵉʳ au 31 janvier. Cette règle existe pour garantir que les organismes puissent calculer correctement les droits sociaux liés à la prime d’activité.
Un directeur administratif d’une entreprise de services a constaté trois mois de rejets consécutifs avant de comprendre que son logiciel de paie utilisait la période de paie réelle et non la période requise par la DSN. La correction manuelle a suffi, mais l’entreprise a dû revoir toute sa procédure pour éviter d’autres anomalies.
Déclarer le montant net social en cohérence avec la date de versement
La deuxième anomalie touche les entreprises qui pratiquent la paie en décalage. Beaucoup déclarent le montant net social en fonction du mois travaillé, alors qu’il doit toujours correspondre au mois du versement. Un salaire de janvier versé en février doit donc être déclaré en février. Cette règle, souvent négligée, entraîne de nombreux signalements automatiques.
Dans une entreprise multisite, deux établissements appliquaient des logiques différentes. L’un rattachait les montants nets sociaux au mois travaillé, l’autre au mois payé. Les incohérences ont rapidement généré un volume important de rejets. Une harmonisation interne a permis de rétablir une cohérence et de réduire les anomalies.
Renseigner correctement les parts patronales de santé, prévoyance et retraite supplémentaire
La troisième anomalie porte sur l’omission des parts patronales liées à la santé, à la prévoyance et à la retraite supplémentaire. Ces montants doivent apparaître dans la DSN du salarié et être déclarés dans la rubrique dédiée aux autres éléments de revenu brut, avec des codes spécifiques. Beaucoup d’entreprises pensent à la cotisation salariale mais oublient systématiquement la part employeur, ce qui fausse les bases de calcul et peut mettre en péril les droits des salariés en cas d’arrêt de travail ou de sinistre.
Un expert-comptable a accompagné une société de transport ayant omis la part employeur de prévoyance pendant deux années complètes. Le rattrapage a nécessité une régularisation lourde et a entraîné un redressement évitable.
Distinguer clairement le statut du mandataire social
L’une des anomalies les plus courantes réside dans la confusion entre salarié et mandataire social. Beaucoup déclarent le dirigeant sans contrat de travail comme s’il était salarié, en utilisant une nature de contrat erronée. Or un mandataire social doit être déclaré spécifiquement avec une nature de contrat dédiée au mandat, accompagnée d’un code rémunération adapté.
Cette erreur apparaît souvent lorsqu’un dirigeant occupe des fonctions opérationnelles en plus de son mandat. Une société de conseil, par exemple, a vu ses déclarations rejetées parce que son directeur général avait été confondu avec un cadre salarié. La correction a imposé une révision de l’ensemble de l’année civile.
Préciser avec exactitude le nombre de jours calendaires dans le bloc activité
Une autre source d’erreur provient du bloc activité et du nombre de jours calendaires, indispensable pour proratiser le plafond de sécurité sociale. Lorsque ce champ est vide ou qu’il contient une valeur incompatible avec la présence du salarié, la DSN est considérée comme erronée. Ce champ doit indiquer le nombre exact de jours de la période d’emploi, et ne doit jamais laisser apparaître un zéro si le salarié a effectivement travaillé.
Une entreprise de logistique employant de nombreux intérimaires a subi plusieurs rejets massifs parce que les jours calendaires n’avaient pas été ajustés après des entrées et sorties multiples. Une mise à jour de son paramétrage a permis de stabiliser l’ensemble des déclarations.
Vérifier la cohérence entre la modalité d’exercice du travail et la quotité contractuelle
L’incohérence entre la modalité d’exercice (temps plein, temps partiel) et la quotité contractuelle constitue une anomalie fréquente. Lorsqu’une DSN mentionne un temps plein pour un salarié contractuellement à 80 %, la déclaration est automatiquement rejetée. La modalité doit impérativement refléter le pourcentage inscrit au contrat.
Dans une PME textile, deux salariés à temps partiel étaient pourtant déclarés en temps plein. Le logiciel n’avait pas détecté l’erreur, mais l’urssaf, elle, n’a rien laissé passer. Cela a déclenché un contrôle approfondi.
Mentionner systématiquement le Siret de l’urssaf de rattachement
La dernière anomalie concerne l’omission du Siret de l’urssaf de rattachement dans le bloc dédié à la cotisation individuelle. Lorsqu’il est absent, la déclaration peut être rejetée ou signalée. Cette omission survient souvent lors de déménagements ou de modifications d’établissement, notamment lorsque les équipes n’ont pas mis à jour l’intégralité des informations administratives.
Une société ayant changé de siège a continué à transmettre l’ancien Siret, provoquant deux mois de blocage de DSN avant que la situation ne soit identifiée.
En conclusion, les 7 anomalies les plus fréquentes sur la DSN partagent un même symptôme : elles partent souvent de détails techniques que les logiciels de paie ne détectent pas automatiquement. Pourtant, leurs conséquences sont importantes. Une DSN incorrecte génère rejets, retards de traitement, recalculs de cotisations et droits sociaux suspendus pour les salariés. Prévenir ces erreurs demande une compréhension fine des règles de rattachement, des obligations déclaratives et de la structure technique de la DSN.
En maîtrisant ces points, les entreprises peuvent sécuriser leurs déclarations, réduire leurs risques lors d’un contrôle et améliorer la fiabilité de leur paie.