Jusqu’en 2024, les entreprises devaient transmettre chaque année une déclaration des effectifs pour permettre aux organismes sociaux de calculer certaines contributions (formation professionnelle, apprentissage, effort construction, participation à la formation continue, etc.). À partir de 2025, cette obligation disparaît : les effectifs sont désormais calculés directement à partir de la DSN. Derrière cette simplification apparente, les employeurs doivent comprendre que la qualité des données DSN devient déterminante. Une erreur sur un salarié ou une mauvaise catégorisation peut avoir des conséquences immédiates sur les cotisations et contributions dues.
Ce qui a changé
Depuis janvier 2025, la déclaration annuelle des effectifs est supprimée. Les URSSAF et la MSA exploitent directement les données mensuelles transmises via la DSN pour établir la moyenne annuelle des effectifs de chaque entreprise.
Concrètement, cela signifie que :
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il n’existe plus de régularisation a posteriori par une déclaration dédiée ;
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les effectifs sont automatiquement calculés à partir des données nominatives (contrats, durées de travail, statuts particuliers) présentes dans la DSN ;
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toute anomalie (erreur de code, salarié non déclaré, mauvaise catégorisation temps plein/partiel) impacte directement les effectifs pris en compte.
Les risques pour les entreprises
La suppression de la déclaration annuelle supprime aussi une soupape qui permettait de corriger en bloc les erreurs. Désormais, les conséquences sont immédiates :
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cotisations erronées : une erreur de calcul d’effectif entraîne un appel de contribution trop élevé ou trop faible ;
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redressements URSSAF : si l’entreprise a sous-déclaré ses effectifs, elle s’expose à des rappels et pénalités ;
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perte d’exonérations : certaines réductions ou dispositifs d’allègement sont conditionnés à la taille de l’effectif. Une mauvaise donnée peut priver l’entreprise d’avantages financiers ;
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risque prud’homal : si un salarié est mal catégorisé ou omis, cela peut générer un contentieux individuel (ex. requalification temps partiel/temps plein).
En clair : une simple erreur de DSN peut désormais impacter le calcul de toutes les contributions liées aux effectifs.
Les points de vigilance en DSN
Pour fiabiliser les effectifs, les entreprises doivent être particulièrement attentives à certains éléments de la DSN :
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le type de contrat (CDI, CDD, intérim, apprentissage, professionnalisation) ;
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la quotité de travail (temps plein, temps partiel, forfait jours, etc.) ;
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les absences longues (arrêts maladie, congés parentaux), qui modifient la prise en compte du salarié dans les effectifs ;
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les catégories spécifiques (salariés apprentis, stagiaires, contrats aidés), qui sont exclus ou intégrés différemment selon les règles ;
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la date d’entrée et de sortie du salarié, dont la précision conditionne le calcul exact de la moyenne annuelle.
Bonnes pratiques pour rester conforme
Face à cette évolution, les entreprises doivent renforcer leur contrôle interne :
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vérifier chaque mois les CRM (comptes rendus métier) pour corriger immédiatement les erreurs signalées ;
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mettre en place une procédure interne de vérification des effectifs calculés automatiquement par les organismes ;
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former les gestionnaires paie et RH à l’importance des codes DSN liés aux contrats et aux quotités de travail ;
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anticiper les effets sur les contributions : un changement d’effectif peut entraîner le basculement vers un nouveau seuil (11, 50 salariés, etc.), avec des conséquences juridiques et financières.
La simplification qui impose une rigueur accrue
La suppression de la déclaration annuelle des effectifs en 2025 a été présentée comme une simplification. Mais en réalité, elle transfère sur la DSN toute la responsabilité du calcul. Les entreprises n’ont plus la possibilité de régulariser a posteriori. Chaque erreur de paie se traduit immédiatement par une erreur d’effectif, avec des impacts financiers et juridiques.