Avant chaque embauche, l’entreprise doit effectuer une Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE). Cette formalité, obligatoire pour tous les employeurs, permet d’informer l’administration du recrutement imminent d’un salarié. Jusqu’à présent, elle était transmise via le portail Urssaf (ou MSA pour le régime agricole). À partir de 2027, cette déclaration pourra être effectuée directement via la Déclaration Sociale Nominative (DSN), grâce à un signalement dédié.
Ce changement majeur simplifie le parcours déclaratif, mais impose de respecter une série de règles strictes de saisie et de transmission.
À quoi sert la DPAE ?
La DPAE regroupe en une seule opération 6 formalités indispensables avant toute embauche. Elle permet notamment de :
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déclarer une première embauche dans un établissement,
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immatriculer le salarié à la sécurité sociale,
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l’affilier à l’assurance chômage,
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adhérer à un service de santé au travail,
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déclarer la visite médicale d’embauche,
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préparer la déclaration annuelle des données sociales (DADS).
Cette déclaration a une fonction juridique et fiscale essentielle : elle ouvre les droits de l’employeur et du salarié, tout en constituant un outil de lutte contre le travail dissimulé.
Les données transmises sont consultables par les organismes sociaux pendant trois ans.
La DPAE intégrée à la DSN à partir de 2027
Le signalement DPAE en DSN sera possible à compter de janvier 2027, via la version de norme P26V01.
Dans un premier temps, ce dispositif concernera uniquement le régime général.
Le régime agricole (MSA) sera intégré dans un second temps.
Cette nouvelle modalité permettra de remplir directement l’obligation déclarative depuis le logiciel de paie, via les canaux habituels EDI, API ou EFI.
La DPAE en DSN remplacera la transmission manuelle actuelle, mais les deux systèmes coexisteront pendant une période transitoire.
Important : ce signalement est réservé aux CDI et CDD. Les contrats de travail temporaire restent exclus du dispositif.
Données à déclarer dans la DPAE en DSN
Le signalement DPAE reprend la structure d’une déclaration classique, avec des rubriques obligatoires précises.
Identification du salarié et du service de santé au travail
L’entreprise doit renseigner :
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le numéro d’inscription au répertoire (NIR) ou, à défaut, un numéro technique temporaire,
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le nom, prénom, sexe, date et lieu de naissance,
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l’identifiant du service de prévention et de santé au travail (SPST), qui peut être interne ou interentreprises.
Cette dernière donnée doit être saisie selon le format du référentiel Urssaf (« mt_lib_court », ex. : MT189).
Informations relatives au contrat de travail
Les rubriques suivantes doivent obligatoirement figurer dans la DPAE en DSN :
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Date et heure prévisibles d’embauche, à renseigner dans les rubriques S21.G00.40.001 et S21.G00.40.083 ;
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Nature du contrat, limitée aux valeurs autorisées :
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01 : CDI de droit privé,
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02 : CDD de droit privé,
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09 : CDI de droit public,
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10 : CDD de droit public ;
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Dispositif de politique publique le cas échéant (CUI, contrat de professionnalisation, apprentissage, contrat d’insertion, etc.) via la rubrique S21.G00.40.008 ;
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Durée de la période d’essai, exprimée en jours (obligatoire pour les CDI et CDD de plus de six mois) ;
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Date prévisionnelle de fin de contrat pour les CDD, via S21.G00.40.010.
L’ensemble de ces données doit être transmis au plus tard dans les huit jours précédant l’embauche, conformément aux articles L1221-10 à L1221-12-1 et R1221-1 à D1221-19 du Code du travail.
Correction d’une DPAE erronée
En cas d’erreur (par exemple sur la date d’embauche), l’employeur doit envoyer une nouvelle DPAE.
Toute déclaration de type « 03 – Annule et remplace intégralement » est traitée comme une nouvelle DPAE.
C’est la dernière en date qui sera considérée comme juridiquement valable.
Exemple :
Un salarié est embauché en CDI le 1er septembre 2026 à 10 h, avec une période d’essai de 61 jours.
Si la date réelle d’embauche est finalement le 2 septembre, l’entreprise doit émettre un nouveau signalement DPAE avec la date corrigée.
Compte rendu métier (CRM DPAE)
Une fois la DPAE transmise, un compte rendu métier (CRM 126) est mis à disposition :
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sur le tableau de bord DSN du déclarant ;
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ou directement dans le logiciel de paie en cas de transmission automatique.
Ce CRM reprend :
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les informations contenues dans la DPAE ;
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la référence du dossier ;
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la date de prise en compte ;
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le code de rejet 98, uniquement en cas de doublon.
Un CRM identité est également généré, remplaçant les anciens accusés de réception BIS.
Il confirme la bonne identification du salarié par les organismes sociaux.
Points d’attention pour les employeurs
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Délais impératifs : la DPAE doit être transmise avant l’embauche, dans les 8 jours précédant la prise de poste.
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Exactitude des données : toute divergence entre les informations déclarées et les données réelles (date, nature du contrat, SPST) peut entraîner un rejet.
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CDI et CDD uniquement : les contrats temporaires sont exclus du périmètre DPAE en DSN.
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Mise à jour du logiciel de paie : les versions compatibles avec la norme P26V01 devront être opérationnelles au plus tard en janvier 2027.
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Vérification des CRM : ils constituent la preuve du dépôt et doivent être archivés.
Les employeurs qui négligent la DPAE s’exposent à des sanctions administratives et à des poursuites pour travail dissimulé.
Pour résumer, la DPAE en DSN marque une étape importante dans la simplification administrative.
Elle centralise toutes les formalités liées à l’embauche dans un signalement unique, tout en maintenant les exigences de délai et de fiabilité.
Les employeurs devront anticiper la bascule de 2027, adapter leurs outils de paie et former leurs équipes pour éviter toute erreur déclarative.
Une DPAE mal renseignée, ou transmise hors délai, peut bloquer la reconnaissance de l’embauche et exposer l’entreprise à des risques juridiques sérieux.