Étonnamment, beaucoup de bulletins de salaire ne sont pas conformes à la loi.
Comment vérifier si un bulletin de paie est correct au niveau fonctionnel et légal ?
Voici les éléments à vérifier.
Quelles sont les informations indiquées sur le bulletin de paie ?
- Récupérer le bulletin de salaire de l’employé
- Vérifier les informations de base telles que le nom, le prénom, l’identification de l’employeur, la convention collective applicable, le poste et la classification, la période de paie, le nombre d’heures travaillées, le salaire brut et net, les cotisations sociales et fiscales.
Vérification des éléments fonctionnels du bulletin de paie
- Vérifier que les heures travaillées correspondent aux heures réelles effectuées
- Vérifier le salaire contractuel, la mensualisation ou le forfait, ainsi que les heures supplémentaires et leurs majorations
- Vérifier que les primes et les avantages en nature sont correctement calculés et inclus dans le salaire brut
- Vérifier que les retenues sur salaire sont correctement calculées, telles que les cotisations sociales, les impôts sur le revenu, les avances sur salaire, etc.
- Vérifier que les congés payés, les absences, les maladies et les accidents sont correctement pris en compte et calculés.
Vérification des éléments légaux du bulletin de paie
- Vérifier le Smic et le minimum conventionnel correspondant à la classification, en retenant les éléments admis pour chacun
- Vérifier que les cotisations sociales sont correctement calculées et versées aux organismes compétents
- Vérifier l’assiette du prélèvement à la source, le taux transmis par la DGFiP ou le taux non personnalisé applicable, puis rapprocher la déclaration et le reversement
- Vérifier que les règles de durée du travail sont respectées
- Vérifier que les règles de congé payé sont respectées
- Vérifier que les règles de protection sociale sont respectées.
Résumé et validation du bulletin de paie
- Résumer les résultats de la vérification fonctionnelle et légale
- Vérifier que toutes les informations sont correctes et conformes aux règles et lois en vigueur
- Valider le bulletin de salaire et le transmettre à l’employé.
Si des erreurs ou des incohérences sont détectées, il est important de les corriger et de refaire la vérification avant de valider le bulletin de salaire car il y a des risques en cas de non conformité d’un bulletin de paie.
Si vous avez des interrogations sur la conformité des bulletins de salaire de votre entreprise, n’hésitez pas à nous contacter !
Distinguer les montants nets
Le net imposable, le montant net social et le net à payer ne répondent pas à la même définition. Contrôlez aussi l’absence de mentions relatives à l’exercice du droit de grève ou aux fonctions de représentant du personnel, la lisibilité des rubriques et les justificatifs de paie. La présence d’un numéro de sécurité sociale n’est pas une mention obligatoire du bulletin. Une erreur corrigée doit rester traçable et, si nécessaire, être régularisée en DSN.
Références utiles
Service Public — référence 1 ; Urssaf — référence 2.