La facture électronique obligatoire à partir de 2026-2027 va imposer aux entreprises de travailler avec une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) ou un opérateur de dématérialisation (OD). Mais attention : signer un contrat à la légère peut coûter très cher. Derrière les aspects techniques se cachent des enjeux financiers, juridiques et stratégiques majeurs. Pour les dirigeants, il ne s’agit pas seulement de choisir un prestataire, mais de sécuriser un contrat qui engage toute la chaîne de facturation.
Les points clés à vérifier avant signature
Un contrat avec une PDP ou un OD ne doit pas se limiter à une promesse de conformité. Les dirigeants doivent exiger des précisions écrites et opposables sur plusieurs aspects :
-
Conformité légale : certification officielle pour les PDP, compatibilité avec les formats obligatoires (Factur-X, UBL, CII).
-
Interopérabilité : capacité de la plateforme à communiquer avec d’autres PDP et avec le réseau européen PEPPOL.
-
Sécurité des données : engagement sur le chiffrement, la confidentialité et le respect du RGPD.
-
Pérennité de la solution : garanties sur la durée de l’hébergement et l’évolution des fonctionnalités après 2027.
Un contrat flou sur ces points laisse l’entreprise exposée à des risques de non-conformité et de sanctions financières.
Les coûts visibles et cachés
La plupart des PDP facturent selon un modèle mixte : abonnement fixe + coût variable par facture. Mais derrière ce modèle se cachent souvent des frais additionnels :
-
coûts de paramétrage initial,
-
frais de migration des données,
-
facturation des évolutions logicielles,
-
surcoûts liés à l’archivage longue durée.
Une entreprise doit anticiper le coût global, et pas seulement le tarif affiché par facture. Les experts-comptables ont ici un rôle clé pour comparer les offres et mesurer leur impact sur la trésorerie.
La responsabilité en cas de rejet ou d’erreur
Un point souvent négligé : qui est responsable en cas de rejet de facture ou de transmission erronée ? Sans clause claire, c’est toujours l’entreprise émettrice qui sera sanctionnée par l’administration (15 € par facture manquante, 250 € par transmission e-reporting erronée).
Les contrats doivent donc prévoir des engagements précis du prestataire en termes de qualité de service (SLA) : taux de disponibilité, délais de traitement, prise en charge des rejets imputables à la plateforme.
Le rôle des avocats dans la sécurisation contractuelle
La négociation de ces contrats ne doit pas être laissée aux seuls services administratifs. Les avocats spécialisés en droit des affaires et en droit fiscal doivent intervenir pour :
-
rédiger ou négocier des clauses de responsabilité,
-
encadrer l’usage des données transmises,
-
prévoir des mécanismes de sortie (réversibilité des données en cas de changement de prestataire).
Sans ces précautions, une entreprise peut se retrouver verrouillée par son prestataire, incapable de changer de solution sans perte de données ou surcoûts massifs.
Un enjeu stratégique pour les dirigeants
Le choix d’une PDP ou d’un OD est bien plus qu’un choix technique. C’est un contrat stratégique qui engage la conformité fiscale, la sécurité juridique et la fluidité financière de l’entreprise pour les années à venir.
Les dirigeants doivent donc aborder cette négociation avec la même rigueur que pour un contrat commercial majeur, en mobilisant leurs experts-comptables et avocats.