À partir de 2026, les factures PDF envoyées par e-mail ne seront plus considérées comme valides. L’administration impose désormais des formats électroniques structurés ou hybrides, capables de contenir à la fois les données lisibles par l’humain et les informations exploitables automatiquement par les logiciels comptables et fiscaux. Trois standards ont été retenus : Factur-X, UBL et CII. Derrière ces sigles techniques se cache une obligation légale qui va profondément modifier les pratiques des entreprises.
Factur-X : le format hybride franco-allemand
Factur-X est aujourd’hui présenté comme le format le plus accessible pour les PME françaises. Développé conjointement par la France et l’Allemagne, il combine :
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un PDF lisible par l’utilisateur, qui reprend la facture telle qu’on la connaît,
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un fichier XML intégré, qui contient toutes les données nécessaires au traitement automatisé.
Cet avantage hybride permet une transition plus douce : les services comptables peuvent continuer à travailler sur un PDF classique, tandis que les logiciels extraient directement les informations structurées. Pour de nombreuses entreprises, Factur-X s’imposera comme le choix pragmatique.
UBL : le standard international
L’UBL (Universal Business Language) est un format structuré adopté au niveau international, notamment dans le cadre du réseau PEPPOL, utilisé par de nombreux pays européens. Totalement automatisé, il ne contient pas de PDF lisible en parallèle.
Il est particulièrement adapté aux entreprises travaillant à l’international ou aux groupes souhaitant harmoniser leurs processus de facturation avec leurs filiales étrangères. Son adoption représente un investissement initial plus lourd, mais offre une compatibilité renforcée avec les systèmes ERP et les flux interentreprises mondialisés.
CII : le format promu par l’ISO
Le CII (Cross Industry Invoice), développé par l’ISO, est un autre format structuré, très complet et utilisé dans des environnements industriels complexes. Il permet une granularité fine des données, mais sa mise en œuvre reste plus lourde que Factur-X.
Ce standard est privilégié par les grandes entreprises et les secteurs nécessitant un niveau de détail élevé dans les échanges (industrie, logistique, grands groupes internationaux). Pour une TPE ou une PME, il risque d’être disproportionné.
Comment choisir le bon format ?
Le choix du format dépend directement de la taille de l’entreprise, de son niveau d’internationalisation et de la complexité de ses flux :
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Une TPE ou une PME centrée sur le marché français aura intérêt à privilégier Factur-X pour sa simplicité.
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Une entreprise travaillant largement à l’international pourra se tourner vers UBL, déjà adopté dans d’autres pays européens.
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Un grand groupe industriel, avec des flux complexes et des besoins de précision élevés, optera plutôt pour CII.
Il est essentiel de noter que l’administration n’impose pas un format unique. Elle exige simplement que les factures soient transmises dans l’un de ces trois standards reconnus.
L’enjeu pour les dirigeants et leurs conseils
Ne pas choisir le bon format peut rapidement coûter cher. Un format inadapté génère des retards de traitement, des rejets et donc des tensions de trésorerie. Les experts-comptables devront guider leurs clients dans cette décision stratégique, tandis que les avocats devront anticiper les litiges potentiels liés aux rejets ou aux retards de paiement.
Loin d’être une question technique secondaire, le choix du format de facture électronique est un enjeu stratégique pour chaque entreprise. Il conditionne à la fois sa conformité fiscale et sa fluidité opérationnelle.