La complémentaire santé d’entreprise est obligatoire depuis le 1er janvier 2016. Obligatoire pour l’employeur, qui doit la mettre en place et la financer à 50 % au moins. Obligatoire aussi pour le salarié, sauf dans une série de cas précis où il peut demander à être dispensé. Le problème n’est presque jamais le refus lui-même. C’est le dossier derrière : une dispense acceptée « à l’oral », sans justificatif, et c’est la part patronale de la mutuelle que l’URSSAF réintègre dans l’assiette des cotisations au contrôle suivant.
Dispense de droit ou dispense facultative : la distinction qui change tout
Il existe 2 familles de dispenses, et elles ne fonctionnent pas du tout de la même façon.
Les dispenses de droit (dites d’ordre public) sont prévues par le Code de la sécurité sociale (articles L911-7 et D911-2). Le salarié qui remplit les conditions peut les invoquer même si l’acte qui a mis en place la mutuelle n’en dit pas un mot. L’employeur ne peut pas les refuser.
Les dispenses facultatives n’existent que si l’acte fondateur du régime (accord collectif, référendum ou décision unilatérale de l’employeur) les prévoit expressément. Leur liste est fermée, elle figure dans le BOSS. Pas de mention dans l’acte, pas de dispense possible, même si le salarié a une bonne raison.
Un employeur qui accorde une dispense facultative absente de son acte fragilise le caractère collectif et obligatoire du régime. C’est précisément ce que l’URSSAF vérifie.
Les cas de dispense de droit
Le salarié peut refuser l’adhésion, sans que l’acte du régime ait besoin de le prévoir, s’il est dans l’un des cas suivants :
- il bénéficie de la complémentaire santé solidaire (ex CMU-C et ACS), tant qu’il en bénéficie ;
- il est déjà couvert par un contrat individuel au moment de l’embauche ou de la mise en place du régime, jusqu’à l’échéance de ce contrat (pas au-delà) ;
- il est déjà couvert par un autre régime collectif obligatoire, y compris en tant qu’ayant droit, par exemple par la mutuelle obligatoire de l’entreprise de son conjoint ;
- il est en CDD ou en contrat de mission avec une couverture collective qui durerait moins de 3 mois, et il justifie d’un contrat individuel responsable. Il peut alors prétendre au versement santé, une aide de l’employeur pour financer sa propre couverture.
Ces dispenses ne peuvent être demandées qu’à 3 moments : à l’embauche, à la mise en place du régime, ou à la date où la couverture qui justifie la dispense prend effet. Une demande formulée 8 mois après l’embauche, sans changement de situation, doit être refusée.
Les cas de dispense facultatifs (seulement si l’acte les prévoit)
- salariés et apprentis en CDD d’au moins 12 mois, s’ils justifient d’une couverture individuelle ;
- salariés et apprentis en CDD de moins de 12 mois, même sans autre couverture ;
- salariés à temps partiel et apprentis dont la cotisation salariale représenterait au moins 10 % de la rémunération brute.
Un cas à part : quand la mutuelle a été mise en place par décision unilatérale de l’employeur avec une cotisation à la charge du salarié, les salariés déjà présents à cette date ne peuvent pas être obligés d’adhérer (article 11 de la loi Evin). Ce droit vaut pour eux seuls, pas pour les embauchés suivants.
Et pour les salariés à temps très partiel (15 heures par semaine au plus), un accord de branche ou d’entreprise peut prévoir de les couvrir par le versement santé plutôt que par le contrat collectif. Sans accord, ce n’est pas un cas de dispense.
La procédure : là où se jouent les redressements
La dispense n’est jamais tacite. Il faut, pour chaque salarié dispensé :
- une demande écrite et signée du salarié, qui précise le cas de dispense invoqué ;
- une mention claire qu’il a été informé des conséquences de son choix (pas de couverture collective, pas de portabilité à la fin du contrat) ;
- le justificatif correspondant : attestation de la mutuelle du conjoint, contrat individuel avec sa date d’échéance, attestation de complémentaire santé solidaire ;
- une mise à jour du justificatif quand la situation peut changer, en pratique chaque année pour la couverture du conjoint et la complémentaire santé solidaire.
Conservez le tout au moins pendant la période que l’URSSAF peut contrôler (3 ans plus l’année en cours), en pratique plus longtemps. Un salarié dispensé depuis 2019 sur la foi d’un mail introuvable est un salarié non dispensé, aux yeux de l’inspecteur.
Le cas qui revient sans cesse en audit : la dispense « contrat individuel jusqu’à l’échéance » accordée en 2022 et jamais réexaminée. Le contrat individuel a expiré depuis longtemps, le salarié n’a jamais été affilié. Pour l’URSSAF, la dispense est caduque depuis la date d’échéance.
Ce que risque l’employeur
Une dispense irrégulière (cas non prévu, pas d’écrit, justificatif absent ou périmé) fait perdre le caractère collectif et obligatoire du régime pour le salarié concerné. L’URSSAF réintègre alors la contribution patronale à la mutuelle dans l’assiette des cotisations sociales, avec majorations de retard. Si les manquements sont nombreux, c’est l’exonération de tout le régime qui peut être contestée.
À l’inverse, refuser une dispense de droit expose à un litige avec le salarié, qui se retrouve à payer 2 couvertures.
En paie et en DSN
Un salarié dispensé n’a ni cotisation salariale ni contribution patronale mutuelle sur son bulletin. En DSN, il ne doit pas apparaître comme affilié au contrat de complémentaire santé. Une DSN qui déclare une affiliation sans cotisation, ou des cotisations sans affiliation, crée une anomalie remontée par l’organisme assureur, et c’est souvent comme ça qu’une dispense oubliée refait surface. Les contacts DSN des organismes sont regroupés dans notre liste des contacts DSN des mutuelles.
Pour le cadre général de l’obligation, voir les obligations de l’employeur en matière de complémentaire santé, et pour les apprentis, faut-il les affilier à la mutuelle d’entreprise.
Questions fréquentes sur la dispense de mutuelle
Un salarié peut-il refuser la mutuelle obligatoire de son entreprise ?
Oui, mais seulement dans les cas de dispense prévus par la loi (dispenses de droit) ou par l’acte qui a mis en place le régime (dispenses facultatives). Ne pas vouloir payer n’est pas un motif.
Quels sont les cas de dispense de droit à la mutuelle d’entreprise ?
Bénéficiaire de la complémentaire santé solidaire, salarié déjà couvert par un contrat individuel jusqu’à son échéance, salarié couvert par un autre régime collectif obligatoire (y compris celui de son conjoint), CDD ou mission de moins de 3 mois avec un contrat responsable.
Le salarié couvert par la mutuelle de son conjoint peut-il être dispensé ?
Oui, si la mutuelle du conjoint est un régime collectif obligatoire qui le couvre comme ayant droit. Il doit fournir une attestation, à renouveler en pratique chaque année.
Une dispense de mutuelle doit-elle être écrite ?
Oui, toujours. Demande écrite et signée du salarié, cas de dispense précisé, justificatif joint. Sans écrit, la dispense n’existe pas en cas de contrôle.
Que risque l’employeur si une dispense est mal justifiée ?
La réintégration de la contribution patronale à la mutuelle dans l’assiette des cotisations pour le salarié concerné, avec majorations de retard, et en cas de manquements répétés, la remise en cause de l’exonération du régime.
Vos dispenses tiendraient-elles un contrôle ?
Dispenses accordées sans écrit, contrats individuels échus depuis des années, affiliations DSN incohérentes : ce sont des redressements qui dorment. Cobham Solutions rapproche vos bulletins, vos DSN et vos dossiers de dispense, salarié par salarié.