C’est une erreur classique en DSN, surtout quand un salarié cumule plusieurs contrats : il est déclaré deux fois dans une même transmission, avec deux identifiants distincts. En apparence bénigne, cette double déclaration d’un même individu peut déclencher des rejets, fausser les droits sociaux, et semer la confusion dans les retours CRM. Il est donc impératif de corriger rapidement la situation.
Quelle est l’origine de cette erreur de double déclaration ?
La plupart du temps, cette erreur survient lorsque le gestionnaire de paie crée deux blocs « Individu – S21.G00.30 » pour un même salarié, en croyant qu’il s’agit de deux personnes différentes — par exemple parce qu’il détient deux contrats distincts, ou à cause d’une faute de frappe dans le NIR (numéro de sécurité sociale).
L’exemple type : un salarié embauché en janvier sur 2 contrats différents, déclaré deux fois dans la DSN avec deux NIR divergents suite à une erreur de saisie. L’administration considère alors qu’il s’agit de deux personnes, alors qu’il s’agit du même individu.
Quelle procédure pour corriger proprement l’erreur ?
La régularisation s’effectue dans la DSN du mois suivant. Elle repose sur deux blocs :
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Le bloc Individu (S21.G00.30), où vous maintenez les données correctes.
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Le bloc Changement Individu (S21.G00.31), où vous signalez que l’un des identifiants utilisés précédemment était erroné.
Dans ce bloc de correction, vous indiquez explicitement l’ancien NIR à corriger et la date de modification. Le système rattache alors rétroactivement les deux fiches au même individu.
Exemple concret de régularisation d’une double déclaration
En janvier, l’employeur a déclaré deux fois Charles Baudelaire, avec deux NIR différents, pour deux contrats distincts démarrant respectivement le 10 et le 15 janvier. Chacun est associé à un contrat identifié par un numéro unique (0001X et 0002X).
En février, il constate l’erreur. Il maintient le bon NIR dans le bloc S21.G00.30, puis ajoute un bloc S21.G00.31 précisant que l’ancien NIR était incorrect. Il lie les deux en indiquant la date du 1er février comme date de modification.
Les deux contrats sont alors déclarés comme rattachés à un seul individu, ce qui permet de régulariser proprement les cotisations et les droits.
Attention : les conséquences d’un oubli de correction
Ne pas corriger une double déclaration peut entraîner des incohérences dans le CRM, des droits sociaux mal attribués, des rejets DSN, voire des anomalies dans les bordereaux de cotisations. Pire : si les deux identifiants poursuivent leur existence en parallèle, la régularisation devient beaucoup plus complexe à posteriori.
Mieux vaut donc agir rapidement, dès le mois suivant la déclaration erronée.
Que faire si plusieurs erreurs sont imbriquées ?
Le cas présenté ici est un exemple type, mais d’autres combinaisons peuvent survenir : inversion de NIR, erreurs de saisie sur plusieurs champs identifiants, doublons croisés avec plusieurs établissements, etc. La logique reste la même : identifier le bon bloc « Individu », isoler l’identifiant incorrect, et le corriger proprement via le bloc « Changement Individu ».
Si l’erreur concerne également les contrats (bloc S21.G00.40), il faudra veiller à bien maintenir les deux relations contractuelles actives, tout en les rattachant au même individu.