Mandataire de facturation et autofacturation : règles, responsabilités et facture électronique

En principe, c’est le fournisseur qui établit sa facture. Le code général des impôts admet deux exceptions : l’autofacturation, où le client émet la facture au nom et pour le compte de son fournisseur, et le mandat de facturation confié à un tiers (cabinet, plateforme, société du groupe). Dans les deux cas, le fournisseur reste l’émetteur juridique de la facture et le redevable de la TVA ; il doit avoir donné son accord préalable, disposer d’un moyen de contester chaque facture, et la mention « Autofacturation » doit figurer sur les factures établies par le client. Avec la facture électronique, ces schémas sont toujours possibles, mais ils doivent être déclarés et gérés dans les plateformes, ce qui oblige à formaliser des pratiques souvent restées orales.

Deux schémas différents

Les conditions à respecter

Un mandat préalable

Le fournisseur doit avoir donné mandat avant l’émission des factures. Le mandat n’est soumis à aucune forme particulière, mais un écrit est indispensable pour en prouver l’existence, l’étendue (quelles opérations, quelle durée) et les modalités. Il peut être prévu dans le contrat commercial.

Une procédure d’acceptation

Le fournisseur doit pouvoir accepter ou contester chaque facture établie en son nom. La procédure (délai de contestation, acceptation tacite) doit être définie dans le mandat. Sans elle, le fournisseur pourrait se voir opposer des factures qu’il n’a jamais validées.

Des mentions spécifiques

• la mention « Autofacturation » sur les factures établies par le client ;
• l’identification du fournisseur comme vendeur, avec ses mentions obligatoires (SIREN, numéro de TVA, régime de TVA applicable) ;
• une numérotation chronologique et continue, pouvant faire l’objet de séries distinctes par fournisseur.

La responsabilité de la TVA

Le fournisseur reste redevable de la TVA mentionnée sur la facture, même s’il ne l’a pas établie lui-même. Il doit donc contrôler les factures émises en son nom : une erreur de taux ou de base lui est opposable. Le mandataire peut, de son côté, engager sa responsabilité contractuelle envers le fournisseur.

Exemple : les commissions d’un agent commercial

Une entreprise travaille avec 12 agents commerciaux. Chaque mois, elle calcule leurs commissions à partir des ventes et leur adresse un relevé. Si ce relevé tient lieu de facture, il s’agit d’autofacturation : l’entreprise doit disposer du mandat de chaque agent, porter la mention « Autofacturation », appliquer la bonne TVA (un agent en franchise en base ne facture pas de TVA, un agent assujetti la facture), et laisser à l’agent un délai pour contester. À défaut de mandat, l’agent doit émettre lui-même sa facture.

Ces commissions doivent en outre figurer dans la déclaration des honoraires lorsque le seuil est atteint : voir DAS2 : seuil, échéance et sanctions. Et si l’agent travaille en réalité comme un salarié (horaires imposés, exclusivité, absence de clientèle propre), le risque de requalification en VRP ou en salarié, avec rappel de cotisations, est réel.

Ce que change la facture électronique

• L’autofacturation reste possible dans le cadre de la réforme, mais la facture électronique doit être émise via les plateformes avec un cadre de facturation adapté, conformément aux cas d’usage publiés par l’administration et la normalisation (AFNOR).
• Le mandat doit être connu des plateformes : la plateforme du client émet pour le compte du fournisseur, qui doit pouvoir accepter ou refuser la facture via les statuts de cycle de vie.
• Les données transmises à l’administration sont rattachées au fournisseur : une erreur du client devient une erreur déclarée au nom du fournisseur.
• Le mandat à un tiers (cabinet comptable, plateforme) suppose que le tiers soit identifié dans les échanges, et que le fournisseur garde la maîtrise de ses factures.

Sur le rôle des cabinets et des plateformes, voir facture électronique en cabinet comptable.

Le mandat confié au cabinet comptable

De nombreuses TPE confient à leur expert-comptable l’établissement de leurs factures de vente, par exemple dans des métiers de services où la facturation est mensuelle et répétitive. Le cabinet agit alors comme mandataire de facturation. Plusieurs précautions s’imposent :

• le mandat doit figurer dans la lettre de mission, avec le périmètre exact (quels clients, quelles prestations, quelles données fournies par l’entreprise) ;
• l’entreprise valide les éléments de facturation avant émission, ou dispose d’un délai pour contester ;
• le cabinet n’assume pas la responsabilité de la TVA, qui reste celle de l’entreprise, mais il répond de l’exécution correcte de son mandat ;
• avec la facture électronique, le cabinet doit disposer des droits nécessaires sur la plateforme de son client, définis dans le mandat.

Voir aussi notre article sur la lettre de mission de l’expert-comptable.

Les risques en cas de mauvaise mise en œuvre

• Remise en cause du droit à déduction du client si les factures ne respectent pas les conditions de forme.
• Amendes pour facturation irrégulière (mentions manquantes, factures non émises dans le format requis).
• Litiges commerciaux sur le montant des commissions ou des achats, en l’absence de procédure d’acceptation.
• Requalification sociale lorsque l’autofacturation masque une relation de subordination.

Le cas des groupes

Dans un groupe, une société de services partagés établit souvent les factures de toutes les filiales. Chaque filiale reste l’émettrice juridique de ses factures et doit avoir mandaté la société de services. Les refacturations intra-groupe, notamment de personnel mis à disposition, suivent les mêmes règles de forme : mentions, numérotation par entité, TVA. Voir la mise à disposition de salariés en groupe.

Mettre en place un dispositif solide

• Rédiger un mandat de facturation par fournisseur (ou une clause dans le contrat), avec périmètre, durée, procédure d’acceptation et délai de contestation.
• Paramétrer une série de numérotation dédiée et la mention « Autofacturation ».
• Vérifier le régime de TVA de chaque fournisseur (franchise, assujetti, étranger).
• Organiser l’envoi des factures et la réception des contestations dans la plateforme.
• Revoir annuellement la situation des fournisseurs personnes physiques au regard du risque de salariat déguisé.

FAQ

Le mandat de facturation doit-il être écrit ?

Aucune forme n’est imposée, mais un écrit est vivement recommandé pour prouver son existence et ses modalités, notamment la procédure d’acceptation.

Qui est redevable de la TVA en autofacturation ?

Le fournisseur, au nom duquel la facture est établie.

La mention « Autofacturation » est-elle obligatoire ?

Oui, lorsque la facture est établie par le client.

L’autofacturation est-elle compatible avec la facture électronique ?

Oui, selon des modalités prévues par la réforme et les cas d’usage normalisés, qui imposent que le fournisseur puisse accepter ou refuser la facture.

Quand la facturation touche à la paie

Commissions d’agents, rémunérations d’apporteurs, honoraires de dirigeants : la frontière entre facture et salaire est un sujet récurrent de contrôle. Cobham analyse ces rémunérations au regard de la paie et de la DSN dans le cadre de son audit de paie et de son accompagnement DSN.

Sources

• Code général des impôts, art. 289, I-2 et 242 nonies A de l’annexe II (mentions obligatoires) – Légifrance.
• BOFiP, BOI-TVA-DECLA-30-20-10-10 (émission des factures, autofacturation et mandat) – bofip.impots.gouv.fr.
• impots.gouv.fr – documentation de la réforme de la facturation électronique (cas d’usage).