Mise à disposition de salariés en groupe : règles et risques

Dans un groupe, une société peut mettre ses salariés à disposition d’une autre et lui refacturer leur coût, à condition de respecter le régime du prêt de main-d’œuvre à but non lucratif : l’entreprise prêteuse ne doit facturer que les salaires versés, les charges sociales afférentes et les frais professionnels remboursés au salarié (article L. 8241-1 du code du travail). L’opération suppose une convention de mise à disposition entre les deux sociétés, un avenant au contrat du salarié qui doit donner son accord, et l’information-consultation du CSE lorsque l’entreprise en est dotée. Le salarié reste payé et déclaré en DSN par son employeur. Mal encadrée, la refacturation expose à trois risques distincts : prêt de main-d’œuvre illicite ou marchandage, requalification fiscale, et co-emploi.

Le principe : un prêt de main-d’œuvre à but non lucratif

Toute opération à but lucratif ayant pour objet exclusif le prêt de main-d’œuvre est interdite, sauf dans les cadres autorisés (travail temporaire, portage, etc.). Le prêt est considéré comme non lucratif lorsque l’entreprise prêteuse ne facture à l’entreprise utilisatrice que les salaires, les charges sociales et les frais professionnels, ou lorsqu’elle ne facture rien. Une marge, même faible, sur une mise à disposition pure fait basculer l’opération dans l’illicite.

La loi a aménagé ce principe dans certains cas, notamment pour les mises à disposition au profit de jeunes entreprises ou de PME par des groupes ou entreprises d’au moins 5 000 salariés, où la refacturation peut être inférieure au coût, voire nulle (article L. 8241-3).

Les conditions à réunir

Accord écrit du salarié, par avenant au contrat de travail précisant le travail confié, les horaires, le lieu d’exécution et les caractéristiques particulières du poste. Le refus du salarié ne peut être sanctionné.
Convention de mise à disposition entre l’entreprise prêteuse et l’entreprise utilisatrice : durée, identité et qualification du salarié, mode de détermination des salaires, charges et frais refacturés.
Information-consultation du CSE des deux entreprises, dans les conditions prévues par le code du travail.
Maintien du contrat de travail avec l’entreprise prêteuse : le salarié conserve son employeur, sa rémunération et ses droits.

Ce que la paie doit refléter

Le salarié mis à disposition reste sur la paie de l’entreprise prêteuse : bulletin, cotisations, DSN et prélèvement à la source sont gérés par elle. Plusieurs points de vigilance :

Taux AT/MP : le salarié reste rattaché à l’établissement de l’employeur, ce qui peut ne pas refléter le risque réel du poste occupé chez l’utilisatrice.
Frais professionnels : les déplacements entre les sites, les repas et l’hébergement suivent les règles habituelles d’exonération (voir notes de frais : régime social).
Éléments de rémunération décidés par l’utilisatrice (primes d’objectifs, heures supplémentaires) : ils doivent remonter à l’employeur pour être payés et déclarés, ce qui suppose un circuit de collecte écrit.
Égalité de traitement : en cas de mise à disposition à but non lucratif, le salarié conserve sa rémunération ; des écarts importants avec les salariés de l’utilisatrice peuvent toutefois nourrir des contentieux.

Calculer la refacturation à l’euro près

Exemple chiffré

Une salariée de la holding consacre 40 % de son temps à une filiale. Sur l’année : salaire brut 54 000 €, charges patronales 22 700 €, frais professionnels remboursés 1 800 €, dont 1 100 € liés à la filiale.

Coût refacturable : (54 000 + 22 700) × 40 % = 30 680 €, plus 1 100 € de frais directement liés, soit 31 780 €.
Une refacturation forfaitaire de 36 000 € intégrerait une marge de 4 220 € : sur une mise à disposition pure, ce surplus est le signal d’un prêt de main-d’œuvre lucratif.

La clé de répartition (temps passé, feuilles de temps, nombre de dossiers traités) doit être documentée et conservée. En contrôle, c’est elle qui démontre l’absence de but lucratif.

Mise à disposition ou prestation de services ?

Une société de services qui facture une prestation globale (direction financière, informatique, paie du groupe) avec un résultat attendu, des moyens qu’elle organise et un encadrement qu’elle conserve, ne réalise pas un prêt de main-d’œuvre mais une prestation : une marge est alors possible, et même attendue au regard des prix de transfert. La frontière tient à la réalité du lien de subordination : qui donne les instructions, qui contrôle le travail ?

Les aspects fiscaux

TVA : la mise à disposition de personnel est en principe une prestation de services soumise à TVA, y compris lorsqu’elle est refacturée à prix coûtant, sauf régimes particuliers (groupe TVA, certaines structures exonérées). Les factures entrent dans le champ de la facturation électronique entre assujettis établis en France.
Acte anormal de gestion : une refacturation absente ou insuffisante peut être remise en cause par l’administration fiscale, au même titre qu’une facturation excessive.
Prix de transfert : pour les groupes internationaux, les refacturations transfrontalières doivent respecter le principe de pleine concurrence et être documentées.

Le risque de co-emploi

La Cour de cassation n’admet le co-emploi qu’en cas d’immixtion permanente de la société mère dans la gestion économique et sociale de la filiale, conduisant à la perte totale d’autonomie d’action de cette dernière. Des mises à disposition croisées nombreuses, une gestion du personnel entièrement centralisée sans formalisation et des refacturations incohérentes alimentent ce risque, notamment en cas de difficultés économiques d’une filiale.

Les signaux d’alerte en contrôle

Inspection du travail, Urssaf et administration fiscale regardent les mêmes pièces avec des angles différents. Les signaux qui déclenchent le plus souvent des questions sont :

des refacturations forfaitaires identiques d’une année sur l’autre, sans lien avec les temps réellement passés ;
l’absence de convention ou d’avenant, ou des documents signés après coup ;
des salariés présents en permanence chez l’utilisatrice, intégrés à son organigramme et à ses outils, alors qu’ils restent déclarés par une autre société ;
des primes ou heures supplémentaires décidées par l’utilisatrice mais jamais payées par l’employeur ;
des factures intra-groupe sans TVA alors qu’aucun régime particulier ne s’applique.

Une revue annuelle des mises à disposition, menée conjointement par les directions financière et RH, suffit souvent à corriger ces écarts avant qu’ils ne deviennent des redressements.

FAQ

Peut-on refacturer un salarié mis à disposition avec une marge ?

Non dans le cadre d’un prêt de main-d’œuvre pur, qui doit être à but non lucratif. Une marge n’est possible que si l’opération relève d’une véritable prestation de services ou d’un cadre légal spécifique.

Qui établit le bulletin de paie du salarié mis à disposition ?

L’entreprise prêteuse, qui reste l’employeur et déclare le salarié en DSN.

La refacturation est-elle soumise à TVA ?

En principe oui, même à prix coûtant, sauf régime particulier. Le traitement doit être vérifié au regard de la situation des deux sociétés.

Faut-il l’accord du salarié ?

Oui, par un avenant à son contrat de travail. Son refus ne peut pas être sanctionné.

Documenter avant d’être contrôlé

Conventions, avenants, clés de répartition et paie doivent raconter la même histoire. Cobham vérifie la cohérence entre les mises à disposition déclarées, la paie, la DSN et les refacturations comptabilisées, dans le cadre de son audit de paie et de son accompagnement DSN.

Sources

Code du travail, art. L. 8241-1 à L. 8241-3 (prêt de main-d’œuvre) et L. 8231-1 (marchandage) – Légifrance.
Code général des impôts, art. 256 et 261 B (TVA, prestations de services et groupements) – Légifrance ; BOFiP, BOI-TVA-CHAMP.
Cour de cassation, chambre sociale, jurisprudence sur le co-emploi (notamment arrêt du 25 novembre 2020, n° 18-13.769) – courdecassation.fr.