Les congés parentaux et familiaux sont fréquents dans la vie d’une entreprise. Congé parental d’éducation, congé de présence parentale, congé de proche aidant ou encore congé pour événement familial : chacun répond à des règles différentes, tant sur le plan du droit du travail que de la déclaration sociale nominative (DSN).
Pour les employeurs et les gestionnaires de paie, le principal risque réside dans l’utilisation d’un mauvais code ou d’un mauvais bloc DSN. Une erreur de déclaration peut entraîner des anomalies, des contrôles ou des corrections parfois plusieurs mois après.
Depuis les dernières évolutions de la norme DSN, certains congés à temps partiel ne sont d’ailleurs plus déclarés de la même manière qu’auparavant. Il est donc indispensable de connaître les règles applicables à chaque situation.
Voici tout ce qu’il faut savoir pour déclarer correctement les différents congés parentaux et familiaux en DSN.
Voir aussi « arrêts de travail et DSN »
Pourquoi les congés parentaux doivent-ils être déclarés en DSN ?
Lorsqu’un contrat de travail est suspendu ou que le temps de travail est aménagé dans le cadre d’un congé familial, cette situation doit être transmise aux organismes sociaux.
La DSN permet notamment :
- d’informer les organismes de protection sociale ;
- de sécuriser les droits du salarié ;
- d’assurer le bon calcul des prestations éventuellement versées ;
- d’éviter les incohérences entre la paie et les déclarations sociales.
Le choix du bloc DSN dépend principalement de la manière dont le congé est pris :
- suspension complète du contrat ;
- congé fractionné ;
- temps partiel.
Cette distinction est aujourd’hui essentielle avec l’arrivée des nouvelles versions de la norme DSN.
Les deux blocs DSN à connaître
Selon la situation, deux blocs sont principalement utilisés.
Le bloc S21.G00.65
Il sert à déclarer une suspension de l’exécution du contrat de travail.
C’est le bloc utilisé lorsque le salarié cesse totalement son activité ou lorsque le congé est pris sous forme de périodes complètes.
Le bloc S21.G00.75
Depuis la norme P27V01, ce bloc est utilisé lorsque certains congés sont pris à temps partiel.
Il correspond à un aménagement du temps de travail et non plus à une suspension totale du contrat.
Cette évolution évite de considérer à tort qu’un salarié est totalement absent alors qu’il continue à travailler une partie de son temps.
Le congé de présence parentale
Le congé de présence parentale permet à un salarié de s’occuper d’un enfant gravement malade, handicapé ou victime d’un accident nécessitant une présence soutenue et des soins contraignants.
Il peut être pris :
- à temps plein ;
- de manière fractionnée ;
- à temps partiel.
Lorsque le congé est pris à temps plein ou de façon fractionnée, il doit être déclaré dans le bloc S21.G00.65 avec le motif :
607 – Congé de présence parentale.
En revanche, lorsqu’il est pris à temps partiel, il doit être déclaré dans le bloc S21.G00.75 depuis la norme P27V01 avec le même code 607. Avant cette évolution, la déclaration s’effectuait dans le bloc S21.G00.65.
Le congé de solidarité familiale
Ce congé permet d’accompagner un proche dont le pronostic vital est engagé ou qui se trouve en fin de vie.
Là encore, plusieurs modalités sont possibles :
- congé continu ;
- congé fractionné ;
- temps partiel.
À temps plein ou sous forme fractionnée, le congé est déclaré dans le bloc S21.G00.65 avec le motif :
627 – Congé de solidarité familiale.
Lorsqu’il est pris à temps partiel, il relève désormais du bloc S21.G00.75 à partir de la norme P27V01.
Le congé parental d’éducation
À la naissance ou à l’adoption d’un enfant, un salarié remplissant les conditions d’ancienneté peut interrompre ou réduire son activité afin d’élever son enfant.
Deux situations doivent être distinguées.
Congé à temps plein
Le contrat est suspendu.
La déclaration s’effectue dans le bloc :
S21.G00.65
avec le motif :
632 – Congé parental d’éducation.
Congé à temps partiel
Le salarié poursuit une activité réduite.
Depuis la norme P27V01, cette situation relève du bloc :
S21.G00.75
avec le motif :
632 – Congé parental d’éducation.
Avant cette évolution, toutes les situations étaient déclarées via le bloc S21.G00.65.
Le congé pour enfant malade
Le congé pour enfant malade permet au salarié de s’absenter pour s’occuper d’un enfant malade de moins de 16 ans dont il assume effectivement la charge.
Par principe, ce congé n’est pas rémunéré.
Il doit être déclaré dans le bloc :
S21.G00.65
avec le motif :
636 – Congé pour enfant malade.
Il existe toutefois une exception importante.
Certaines conventions collectives prévoient le maintien de la rémunération pendant ce congé. Dans cette hypothèse, le congé est assimilé à un congé payé et n’a pas vocation à être déclaré dans le bloc S21.G00.65.
Le congé pour événement familial
Mariage, PACS, naissance, adoption, décès d’un proche…
Le Code du travail prévoit plusieurs congés pour événements familiaux.
Lorsque ces absences doivent être déclarées, elles utilisent le bloc :
S21.G00.65
avec le motif :
637 – Congé pour événement familial.
Le congé de proche aidant
Le congé de proche aidant permet à un salarié d’aider un proche handicapé, dépendant ou en perte d’autonomie.
Comme plusieurs autres congés familiaux, il peut être pris :
- à temps plein ;
- de manière fractionnée ;
- à temps partiel.
La déclaration dépend de cette modalité.
À temps plein ou fractionné :
- bloc S21.G00.65 ;
- motif 650 – Congé de proche aidant.
À temps partiel :
- bloc S21.G00.75 ;
- motif 650 – Congé de proche aidant depuis la norme P27V01.
Et les autres congés familiaux ?
Tous les congés parentaux ou familiaux qui ne disposent pas d’un code spécifique doivent être déclarés dans le bloc :
S21.G00.65
avec le motif :
501 – Congé divers non rémunéré.
Cette règle permet de traiter les situations particulières qui ne figurent pas parmi les congés codifiés par la DSN.
Les erreurs les plus fréquentes
Les contrôles révèlent régulièrement les mêmes erreurs.
Utiliser un mauvais code de suspension
Chaque congé possède son propre motif DSN. Une erreur de codification peut générer des anomalies ou empêcher certains organismes de reconnaître correctement la situation du salarié.
Déclarer tous les congés dans le bloc S21.G00.65
Depuis la norme P27V01, plusieurs congés pris à temps partiel doivent être déclarés dans le bloc S21.G00.75.
Continuer à utiliser systématiquement le bloc S21.G00.65 constitue une erreur de paramétrage fréquente.
Oublier les dispositions conventionnelles
Certaines conventions collectives prévoient une rémunération pendant certains congés, notamment pour enfant malade.
Dans ce cas, les modalités déclaratives peuvent être différentes.
Ce qu’il faut retenir
La déclaration des congés parentaux et familiaux en DSN ne se limite plus à renseigner un simple motif de suspension. Le gestionnaire de paie doit désormais tenir compte de la nature exacte du congé, de son mode de prise (temps plein, fractionné ou temps partiel) ainsi que de la version de la norme DSN applicable.
Avec la généralisation du bloc S21.G00.75 pour plusieurs congés pris à temps partiel, les entreprises ont tout intérêt à vérifier le paramétrage de leur logiciel de paie afin d’éviter des anomalies déclaratives et des régularisations ultérieures.