Le passeport de prévention est présenté comme un outil de simplification. Dans les faits, il s’agit surtout d’un nouveau dispositif structurant qui va profondément modifier la gestion des formations en santé et sécurité au travail (SST).
Pour les entreprises, la question n’est pas de savoir s’il faut s’y conformer, mais comment éviter les erreurs qui vont mécaniquement apparaître dans les premières années de mise en œuvre.
Passeport de prévention : définition, objectifs et logique réelle du dispositif
Le passeport de prévention a été créé par la loi du 2 août 2021, en application de l’article L. 4141-5 du Code du travail. Il s’inscrit dans la continuité de l’accord national interprofessionnel du 9 décembre 2020.
Officiellement, son objectif est simple : centraliser l’ensemble des formations et certifications en santé et sécurité au travail pour chaque actif, afin d’améliorer la prévention des risques professionnels .
Concrètement, il s’agit d’un service numérique géré par la Caisse des Dépôts pour le compte de l’État. Chaque travailleur dispose d’un espace personnel qui regroupe toutes ses données de formation en SST, qu’il s’agisse de diplômes, certificats, habilitations ou attestations.
Ce dispositif concerne l’ensemble des acteurs : salariés, demandeurs d’emploi, employeurs et organismes de formation.
Mais derrière cette logique de centralisation se cache un objectif beaucoup plus structurant : rendre traçable et contrôlable l’ensemble des obligations de formation des employeurs.
À quoi sert réellement le passeport de prévention ?
Sur le papier, le passeport de prévention permet :
– De suivre les formations suivies par les travailleurs tout au long de leur carrière.
– D’éviter les formations redondantes grâce au partage des données.
– D’anticiper les échéances de renouvellement des habilitations.
– De valoriser les compétences en matière de sécurité.
Mais dans la réalité opérationnelle, son utilité principale est ailleurs.
Il devient un outil de pilotage et de contrôle pour l’administration, qui pourra vérifier facilement si les obligations de formation ont bien été respectées.
Pour les entreprises, cela signifie une chose simple : ce qui n’est pas déclaré n’existe pas.
Quelles formations doivent être déclarées dans le passeport de prévention ?
Le point le plus sensible concerne l’identification des formations à déclarer. Contrairement à ce que beaucoup imaginent, il ne s’agit pas seulement des formations obligatoires.
Le cadre réglementaire distingue 4 grandes catégories.
Les formations obligatoires encadrées par la réglementation
Il s’agit des formations dont le contenu, les objectifs et les modalités sont définis par les textes.
On retrouve par exemple les formations liées à l’amiante ou à la radioprotection.
Ces formations doivent être systématiquement déclarées.
Les formations liées à un poste nécessitant une autorisation de l’employeur
Certaines formations permettent ensuite à l’employeur de délivrer une habilitation ou une autorisation.
C’est le cas des formations électriques ou des formations liées à des risques spécifiques comme le risque pyrotechnique.
Point important : seule la formation est déclarée. L’acte d’habilitation, lui, ne l’est pas .
Les formations avec un objectif réglementaire mais un contenu libre
Dans ce cas, la réglementation fixe un objectif, mais laisse à l’employeur la liberté sur le contenu et les modalités.
Cela concerne par exemple les formations à la manutention ou aux risques chimiques.
Les formations relevant de l’obligation générale de sécurité
Enfin, toutes les formations décidées par l’employeur pour répondre à son obligation générale de sécurité entrent dans le périmètre.
Cela inclut notamment les formations sur les risques psychosociaux, les troubles musculo-squelettiques ou le risque routier.
Autrement dit, le périmètre est beaucoup plus large que ce que la plupart des entreprises anticipent.
Les critères à respecter pour déclarer une formation
Toutes les formations SST ne sont pas automatiquement déclarables. 3 conditions cumulatives doivent être remplies.
- La formation doit viser la prévention des risques professionnels liés au poste de travail.
- Elle doit donner lieu à un justificatif, qu’il s’agisse d’une attestation ou d’un certificat de réussite.
- Elle doit permettre l’acquisition de compétences transférables, c’est-à-dire utilisables dans un autre contexte professionnel .
Ce dernier critère est particulièrement important. Il exclut de nombreuses formations trop spécifiques à un poste interne.
Les formations à ne surtout pas déclarer
Certaines formations, pourtant liées à la sécurité, ne doivent pas être déclarées.
C’est le cas des formations de formateurs, qui visent à transmettre des compétences pédagogiques et non à prévenir les risques sur un poste.
Les formations liées à la sécurité des biens ou des personnes sont également exclues, sauf exceptions comme le sauveteur secouriste du travail.
Les formations des membres du CSE en matière de santé, sécurité et conditions de travail ne sont pas concernées.
Les formations de préventeurs sont également exclues, sauf cas spécifiques prévus par le Code du travail.
Enfin, toutes les formations trop spécifiques à un poste de travail donné, sans transférabilité, doivent être écartées .
C’est un point critique, car une mauvaise qualification entraîne des déclarations inutiles ou, à l’inverse, des omissions risquées.
Les obligations concrètes des employeurs
Le rôle de l’employeur est double car d’une part, il doit déclarer les formations qu’il dispense en interne et d’autre part, il doit vérifier les déclarations réalisées par les organismes de formation pour son compte .
Cette vérification est loin d’être anodine. En l’absence de contrôle, la déclaration est réputée validée.
Autrement dit, ne rien faire revient à accepter les données telles quelles.
Autre point souvent ignoré : si l’organisme de formation ne déclare pas dans les délais, l’employeur doit le faire lui-même.
Un déploiement progressif qui ne doit pas rassurer
Le dispositif est mis en place progressivement entre 2025 et 2027.
Jusqu’au 31 décembre 2026, seules 2 catégories de formations doivent être déclarées :
– Les formations obligatoires réglementées.
– Les formations liées à des habilitations ou autorisations.
À partir de 2027, toutes les catégories seront concernées .
Ce calendrier donne une illusion de souplesse. En réalité, il s’agit d’une montée en charge progressive vers un système complet. Les entreprises qui attendent 2027 pour s’y préparer prendront du retard.
Les délais de déclaration : un point à ne pas sous-estimer
Les délais de déclaration sont encadrés de manière précise.
Le principe général est le suivant : les formations doivent être déclarées dans un délai de six mois après la fin du trimestre au cours duquel elles se sont terminées.
Mais une période transitoire s’applique jusqu’à fin 2026, avec un délai porté à neuf mois .
Pour les formations avec attestation, la référence est la date de fin de formation.
Pour celles avec certification, c’est la date de début de validité du certificat qui compte.
Ces subtilités sont essentielles. Une mauvaise interprétation peut entraîner des retards et des non-conformités.
Les cas particuliers à connaître absolument
Plusieurs situations spécifiques méritent une attention particulière.
Les formations des apprentis et alternants sont déclarées uniquement si elles sont réalisées à la demande de l’employeur. Sinon, elles sont intégrées automatiquement via le système du CPF.
Les formations des demandeurs d’emploi financées par des fonds publics sont également intégrées automatiquement.
Les formations des étudiants ne doivent pas être déclarées.
Enfin, en cas de sous-traitance, seul l’organisme de formation donneur d’ordre effectue la déclaration, et non le sous-traitant .
Ces cas particuliers sont souvent mal compris, alors qu’ils conditionnent la conformité globale.
Ce que change réellement le passeport de prévention pour les entreprises
Le passeport de prévention n’est pas un simple outil de suivi.
Il transforme la gestion de la formation en SST en un système structuré, traçable et opposable.
Cela implique :
- Une cartographie précise des formations.
- Une qualification rigoureuse des actions de formation.
- Une gestion fine des délais de déclaration.
- Une coordination renforcée avec les organismes de formation.
Les entreprises qui continueront à gérer leurs formations de manière informelle seront rapidement exposées. –> Vérifiez vos pratiques RH
Le passeport Prévention : un dispositif à anticiper, pas à subir
Le passeport de prévention va devenir un standard incontournable qui impose une logique nouvelle : celle de la traçabilité complète des formations en santé et sécurité.
Pour les entreprises, le vrai enjeu n’est pas technique. Il est organisationnel. Celles qui structurent dès maintenant leurs processus prendront une longueur d’avance.
Les autres devront gérer dans l’urgence… avec les erreurs qui vont avec. –> Vérifiez vos pratiques RH