Le module mandat intégré à Net-entreprises est devenu un passage obligé pour toute entreprise ou tout tiers déclarant souhaitant régler ses cotisations via prélèvement SEPA dans le cadre de la DSN.
L’administration a centralisé la gestion des mandats, renforcé les contrôles et automatisé la vérification de la présence d’un mandat actif avant tout prélèvement.
Résultat : impossible de payer ses cotisations si le mandat n’a pas été correctement créé et acquitté. Voici ce que les employeurs, experts-comptables et avocats doivent maîtriser pour éviter les blocages et les retours en DSN.
Le contexte SEPA et l’obligation de créer un mandat avant tout télépaiement
Le prélèvement SEPA impose une règle simple : aucun prélèvement ne peut être émis tant que le mandat n’a pas été validé. Ce mandat regroupe à la fois la demande et l’autorisation de prélèvement, et repose sur deux éléments techniques indispensables : l’ICS, identifiant attribué au créancier, et la RUM, référence unique du mandat, conçue pour identifier chaque mandat sans ambiguïté.
Cette RUM ne peut excéder 35 caractères et doit être communiquée au débiteur avant tout prélèvement. Tant qu’elle n’existe pas, aucun télépaiement n’est possible.
Le module mandat permet donc d’assurer toutes les opérations liées au cycle de vie d’un mandat SEPA : création, validation, mise à jour, consultation et révocation .
Télépaiement DSN : une obligation préalable de mandat pour chaque couple compte bancaire / créancier
Lorsqu’un organisme de protection sociale reçoit une DSN accompagnée d’une demande de paiement par prélèvement, il interroge automatiquement la « mandathèque », la base de données des mandats actifs. Ce contrôle vérifie la présence d’un mandat actif pour le couple compte bancaire / créancier communiqué dans la DSN.
Si aucun mandat valide n’est trouvé, l’organisme retourne une information d’erreur dans les comptes rendus métiers et alerte le déclarant. Ce dernier doit alors créer ou acquitter un mandat avant que le paiement des cotisations puisse être exécuté.
Les comptes rendus DSN affichent explicitement ce blocage, et un lien direct permet d’accéder à la création ou à l’acquittement du mandat manquant. Cette fonctionnalité est également accessible depuis les services complémentaires du tableau de bord DSN.
Utilisation du module mandat : création, consultation, acquittement et révocation
Le module mandat permet 3 grandes actions :
– Créer un mandat SEPA en renseignant les informations bancaires et les données du débiteur.
– Consulter les mandats déjà acquittés, et en télécharger une copie lorsque nécessaire.
– Acquitter les mandats créés mais non validés, afin de les rendre opérationnels pour les prélèvements.
Une fois le statut d’un mandat passé à « acquitté », il peut être utilisé pour les télépaiements. À l’inverse, tout mandat obsolète peut être révoqué via la même interface.
Le cas particulier des tiers déclarants : vigilance indispensable
Lorsqu’un tiers déclarant (cabinet comptable, prestataire, organisme payeur délégué) souhaite créer un mandat pour le compte d’un client, le module remplit par défaut les informations du tiers déclarant. Dès qu’il saisit les coordonnées bancaires du client, ce sont alors les informations du client qui s’affichent sur le mandat.
Le champ « SIRET déclaré » doit impérativement être renseigné, car il permet d’identifier le client réel. Le mandat, bien que créé par un tiers déclarant, sera juridiquement attaché au client et non au tiers. Cette précision figure également sur le PDF du mandat SEPA généré via le module.
Une erreur à ce stade peut générer des blocages de prélèvement ou des mandats erronés qui ne seront jamais reconnus par la banque du client.
Organismes concernés : ce que gèrent vraiment les mandats DSN
Le module mandat ne couvre pas encore l’ensemble des organismes sociaux. Selon les pages de la notice officielle et les visuels présents dans le document :
– Les mandats de prévoyance et ceux de certaines mutuelles et assurances peuvent être gérés via ce module.
– Les mandats URSSAF restent gérés dans l’espace « services+ » de l’URSSAF, sans passer par le module mandat.
– Les mandats AGIRC-ARRCO continuent d’être administrés selon le processus historique.
– Les mandats liés à la MSA sont pris en charge directement dans les services en ligne de la MSA.
Cette segmentation implique que l’employeur doit connaître précisément quel organisme utilise quel canal, sous peine de créer le mandat au mauvais endroit.
Où accéder au module mandat dans Net-entreprises ?
Selon le document fourni, le module est accessible à 2 endroits :
Depuis les services complémentaires du tableau de bord DSN, via le lien « mandats de prélèvement » . Ce lien renvoie vers la page d’accueil de la gestion des mandats.
Depuis le détail d’une déclaration DSN. Après le dépôt, si des mandats préremplis existent, un lien spécifique « mandat prérempli disponible » apparaît . Il permet de valider immédiatement un mandat déjà enregistré mais non acquitté.
Cette double entrée facilite le traitement des mandats manquants repérés à l’occasion d’une DSN déposée.
Un outil encore en évolution mais indispensable à la conformité DSN
Le module mandat n’est pas un simple outil administratif, mais une brique technique indispensable pour garantir la bonne exécution des prélèvements DSN. Sans mandat actif, aucun paiement de cotisations n’est possible, et les retards entraînent mécaniquement des majorations, relances et risques de contrôle.
Le dispositif reste évolutif : les notices précisent que d’autres types de mandats et d’autres organismes seront progressivement intégrés à la mandathèque. Les employeurs doivent donc suivre les mises à jour de la base documentaire Net-entreprises pour éviter tout blocage imprévu.