La qualité des données déclarées en DSN (Déclaration Sociale Nominative) conditionne directement les droits sociaux des salariés et la conformité légale de l’entreprise. Parmi les informations les plus sensibles, l’identification des salariés occupe une place centrale : un simple nom mal saisi, un NIR erroné ou un lieu de naissance incomplet peuvent bloquer l’ouverture des droits maladie, retraite ou chômage.
La mauvaise identification d’un salarié est loin d’être anodine : elle peut créer des situations d’homonymie, des pertes de droits et engager la responsabilité juridique de l’employeur vis-à-vis des organismes sociaux.
Pourquoi la qualité des données d’identification est essentielle ?
Le numéro d’inscription au répertoire (NIR) – ou numéro de sécurité sociale – est l’identifiant unique attribué à toute personne née ou vivant en France. Il garantit la reconnaissance du salarié dans les systèmes de sécurité sociale (maladie, retraite, chômage).
Lors de chaque DSN, les informations transmises sont automatiquement comparées avec le Système National de Gestion des Identifiants (SNGI), la base nationale qui centralise les données d’état civil. Si les informations ne correspondent pas exactement, deux risques majeurs apparaissent :
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le salarié n’est pas retrouvé dans le SNGI, il cotise donc sans droits sociaux ;
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une autre personne portant un nom proche est identifiée à sa place, ce qui attribue à tort des revenus et des cotisations à un homonyme.
Résultat : l’un perd ses droits, l’autre voit ses revenus faussement gonflés.
Pour l’entreprise, cela constitue une erreur déclarative engageante, susceptible d’être relevée par l’Urssaf.
Comment bien inscrire l’identité d’un salarié en DSN ?
Avant toute embauche, l’employeur doit exiger et contrôler un ensemble de pièces justificatives pour garantir la fiabilité des informations saisies dans le logiciel de paie.
Ces documents sont :
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une pièce d’identité valide (CNI, passeport, titre de séjour, autorisation de travail) ;
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une attestation de droits à l’assurance maladie, qui précise le NIR ou le NIA (numéro d’identifiant d’attente) ainsi que le nom de naissance et les prénoms exacts ;
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un RIB au nom du salarié pour le versement du salaire.
L’attestation de droits, et non la carte Vitale, est la seule référence fiable pour vérifier l’exactitude du NIR, du nom de naissance et de l’ordre des prénoms.
Les rubriques concernées dans la DSN sont les suivantes :
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S21.G00.30.002 – Nom de famille (de naissance) ;
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S21.G00.30.003 – Nom d’usage (facultatif) ;
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S21.G00.30.004 – Prénoms dans l’ordre de l’état civil ;
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S21.G00.30.006 – Date de naissance (JJMMAAAA) ;
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S21.G00.30.007 – Lieu de naissance ;
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S21.G00.30.008 – Pays de naissance.
Précautions de saisie
La date de naissance doit suivre le format exact JJMMAAAA.
À partir de la version de norme DSN 2026, des codes d’échappement permettent d’indiquer les cas d’incertitude :
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jour inconnu → 99MMAAAA ou 00MMAAAA ;
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mois inconnu → JJ99AAAA ou JJ00AAAA ;
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jour et mois inconnus → 9999AAAA ou 0000AAAA.
Pour le pays de naissance, la table DSN PAY doit être utilisée, en veillant à reporter les anciens pays (URSS, Yougoslavie, etc.) si le salarié est né avant leur disparition officielle.
Vérification post-déclaration
Une fois la DPAE réalisée, le système renvoie un BIS (Bilan d’Identification des Salariés). Ce document indique si le salarié a bien été reconnu par le SNGI.
Il est impératif de le contrôler avant la première paie et de réaliser un SADV (signalement d’amorçage des données variables) pour valider l’identité et obtenir le taux de prélèvement à la source.
Cas particuliers : salarié sans attestation de droits à l’assurance maladie
1. Le salarié est né en France
Toute personne née en France possède automatiquement un NIR dès la naissance.
Aucun NTT (numéro technique temporaire) ne doit donc être utilisé.
Si le salarié ne retrouve pas son attestation de droits, il peut la télécharger depuis son compte Ameli (rubrique Mes documents > Attestation de droits), ou se rendre à un point d’accueil CPAM, CAF ou Maison France Services muni d’une pièce d’identité.
2. Le salarié est né à l’étranger et possède déjà un NIR
Il doit fournir son attestation de droits à l’assurance maladie. Aucune spécificité supplémentaire n’est requise.
3. Le salarié est né à l’étranger sans NIR ni NIA
L’employeur déclare un NTT temporaire dans la DPAE et dans la DSN, puis engage les démarches d’immatriculation auprès de la CPAM ou de la MSA, selon le régime applicable.
Les pièces à fournir sont :
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un document d’identité (carte, passeport ou titre de séjour) ;
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un acte d’état civil (extrait ou copie intégrale de naissance, acte consulaire).
L’obtention du NIR peut être demandée soit par le salarié, soit par l’employeur via le service « J’emploie un salarié étranger » sur Ameli.fr.
Une fois le NIR attribué, il remplace définitivement le NTT dans la DSN.
Contrôle de la qualité des données via le CRM Identité
Chaque mois, l’entreprise reçoit un compte rendu métier (CRM) Identité – code retour 121.
Ce document, accessible dans le logiciel de paie ou sur le tableau de bord DSN, indique le degré de concordance entre les données déclarées et celles du SNGI.
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Si l’identité ne correspond pas, le salarié doit contacter sa CPAM ou sa MSA pour correction.
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Si l’employeur a fait une erreur de saisie, il doit corriger la DSN du mois suivant.
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Même si le contrat est clos, la correction reste obligatoire pour garantir les droits du salarié.
Un SADV ou une DSN rectificative permettent de renvoyer les blocs corrigés (S21.G00.30 – Individu et S21.G00.31 – Changements individu).
Utilisation du numéro technique temporaire (NTT)
Le NTT est un identifiant provisoire attribué à un salarié sans NIR.
Sa construction doit respecter une logique stricte :
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il débute par 1 (homme) ou 2 (femme) ;
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il est suivi du SIREN de l’entreprise et d’un identifiant unique propre au salarié.
Un même NTT doit être utilisé pour tous les contrats d’un salarié au sein de la même entreprise.
Il doit être remplacé dès obtention du NIR ou du NIA, idéalement sous trois mois.
Au-delà, la situation devient anormale et doit être régularisée sans délai.
Une fois le NIR obtenu, la DSN du mois de mise à jour doit mentionner à la fois le NTT et le NIR. Les déclarations suivantes utilisent uniquement le NIR définitif.
Modification d’identité en DSN : procédures et cas pratiques
Cas n°1 : changement de nom d’usage (mariage)
Exemple : Madame Léonie DUPONT, mariée en mai 2025, devient Madame PETIT.
La DSN d’avril mentionne :
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Nom de famille : DUPONT
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Nom d’usage : (vide)
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Prénom : Léonie
La DSN de mai doit comporter :
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Nom de famille : DUPONT
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Nom d’usage : PETIT
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Prénom : Léonie
Aucun bloc « Changement Individu » n’est nécessaire, car le nom d’usage n’a pas d’effet sur la protection sociale.
Cas n°2 : changement du nom de famille (décision de justice)
Exemple : Monsieur Arthur DURAND devient GRAND après jugement.
La DSN d’avril indique :
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Nom de famille : DURAND
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Nom d’usage : (vide)
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Prénom : Arthur
La DSN de mai doit comporter :
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Nom de famille : GRAND
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Prénom : Arthur
Et ajouter le bloc S21.G00.31 – Changement Individu avec : -
Date de modification : 01052025
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Ancien nom de famille : DURAND
Cas n°3 : date de naissance incomplète
Exemple : Madame Marie MARTIN est née en décembre 1969 mais ignore son jour exact.
La DSN doit mentionner :
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Nom de famille : MARTIN
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Prénom : Marie
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Date de naissance : 00121969 ou 99121969 selon la norme DSN 2026.
En résumé, une mauvaise identification en DSN peut priver un salarié de ses droits sociaux, fausser ses cotisations et exposer l’entreprise à des contrôles Urssaf.
Les employeurs doivent systématiquement vérifier les données issues de l’attestation de droits, contrôler les BIS et les CRM Identité, et corriger sans délai toute erreur déclarative.
Le respect rigoureux des blocs DSN, des formats de date, des codes pays et des règles de remplacement du NTT par un NIR est une condition essentielle pour éviter les litiges sociaux et fiscaux.