Les avantages en nature sont des prestations fournies gratuitement ou à un prix réduit par l’employeur. Ils permettent aux salariés de faire l’économie de frais qu’ils auraient dû normalement supporter. Les avantages en nature sont pris en compte pour vérifier que le salaire minimum est atteint et peuvent inclure la nourriture, le logement, le véhicule, les nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC) ou encore les produits réalisés ou vendus par l’entreprise.
L’évaluation des avantages en nature peut être faite selon la valeur réelle ou au forfait. L’évaluation forfaitaire est possible pour la nourriture, le logement, le véhicule, et les outils de communication. Si la convention collective ou le contrat de travail prévoit une valeur supérieure, celle-ci s’applique. En cas d’évaluation inférieure, l’avantage sera retenu pour le montant de l’évaluation forfaitaire.
Comment indiquer les avantages en nature sur la Fiche de paie ?
Chaque avantage doit être identifiable sur le bulletin. Ajoutez sa valeur soumise à cotisations à la rémunération brute, calculez les cotisations et le net imposable, puis retirez cette même valeur du net à verser : le salarié a déjà reçu le bien ou le service, et ne doit pas le recevoir une seconde fois en argent.
Quelles Cotisations sociales sur les avantages en nature ?
Les avantages en nature sont soumis à des cotisations sociales. Celles-ci sont à calculer selon la valeur des avantages. Les barèmes relatifs aux avantages en nature peuvent être consultés dans la rubrique « taux et barèmes » sur le site de l’Urssaf.
Il y a quelques cas particuliers.
Les règles des mandataires sociaux peuvent différer de celles des salariés, notamment pour le logement et la nourriture. Vérifiez leur statut et l’existence éventuelle d’un contrat de travail distinct avant de retenir une évaluation forfaitaire.
En ce qui concerne la participation du Salarié, si le salarié participe financièrement à l’acquisition du bien ou du service, le montant de l’avantage est réduit de ce montant.
Le sujet des cotisations sociales et taxes sur les avantages en nature est souvent un point d’achoppement entre les entreprises et le fisc donc n’hésitez pas à consulter un expert ou à demander conseil à votre expert-comptable, ou à vérifier la conformité de votre entreprise dans ce domaine !
AVERTISSEMENT : Les pratiques réglementaires liées au traitement des avantages en natures, dans ses aspects légaux, conventionnels et liés aux accords d’entreprises sont complexes. Cette complexité réside dans la variété des règles attachées à des situations bien précises dans le respect d’une hiérarchie des normes très codifiées. La réglementation évolue et le corpus de règles à prendre en compte à la date d’un événement est susceptible d’être remis en cause par le législateur, par des interprétations jurisprudentielles, des accords de branches ou des accords d’entreprise.
Les situations décrites précédemment sont génériques. Pour sécuriser un calcul ou une procédure, il convient d’étudier le cas de façon minutieuse pour déterminer les règles applicables.
Exemple et contrôle de la participation du salarié
Pour un salaire en argent de 2 500 € et un avantage valorisé à 150 €, sans participation du salarié, le brut soumis à cotisations est de 2 650 €. Après calcul du net, 150 € sont déduits du montant versé. Si le salarié paie une partie de l’avantage, il faut en tenir compte dans sa valeur et éviter toute double déduction.
Références utiles
Urssaf — référence 1 ; Urssaf — référence 2.