Modèle de diagnostic RH : trame et plan d’action

27 janvier 2022

Un diagnostic RH examine l’organisation et les pratiques de gestion des ressources humaines pour identifier les points solides, les écarts et les actions à mener. Voici une trame adaptable : elle n’est ni un formulaire officiel ni une attestation de conformité. Avant de commencer, indiquez le périmètre étudié (entreprise, établissements, populations), la période de référence, la date du diagnostic et son responsable. Pour chaque rubrique, distinguez le constat appuyé sur une pièce vérifiable, l’écart éventuel à une règle applicable et la recommandation d’amélioration. Une information manquante doit être signalée comme telle, sans conclure automatiquement à une irrégularité.

Informations générales sur l’entreprise

Nom de l’entreprise, secteur d’activité et établissements concernés.
Nombre de salariés et méthode de calcul de l’effectif pour chaque seuil examiné : un chiffre unique ne convient pas nécessairement à toutes les obligations.
Structure organisationnelle, responsabilités et interlocuteurs RH.
Convention collective applicable, classifications et accords d’entreprise à prendre en compte.

Analyse SWOT des ressources humaines

Forces : quels sont les points forts de la gestion actuelle ?
Faiblesses : quelles difficultés sont établies par les documents ou les indicateurs ?
Opportunités : quelles améliorations peuvent accompagner les projets de l’entreprise ?
Menaces : quels risques ou évolutions peuvent affecter les effectifs, les compétences et l’organisation ?

Appuyez cette analyse sur des éléments datés : indicateurs, procédures, entretiens et documents. Séparez les faits des hypothèses à vérifier.

Analyse des compétences

Liste des postes et activités de l’entreprise.
Compétences et qualifications requises pour chaque poste.
Compétences et qualifications disponibles, appréciées à partir de critères professionnels pertinents.
Écarts identifiés, compétences à développer et besoins de transmission.

Formation et développement

Actions de formation réalisées et programmes en cours.
Besoins non satisfaits, liés aux postes et aux évolutions prévues.
Actions envisagées, public concerné, calendrier, budget et indicateurs de résultat.

Recrutement

Stratégies, canaux et procédures de recrutement actuels.
Efficacité observée : délais, candidatures adaptées, intégration et maintien dans l’emploi.
Améliorations prévues et critères de sélection liés aux exigences du poste.

Politiques et procédures RH

Rémunération, classifications et avantages sociaux.
Congés, absences et organisation du temps de travail.
Évaluation professionnelle et gestion de la performance.
Prévention et traitement des conflits, avec identification des interlocuteurs.

Pour chaque procédure, recherchez la règle applicable, la version du document utilisé et une preuve de mise en œuvre. Limitez les données personnelles collectées à ce qui est nécessaire au diagnostic, privilégiez les restitutions agrégées lorsque cela suffit et réservez les accès aux personnes habilitées. Fixez les durées de conservation selon les finalités et les obligations applicables, en distinguant utilisation courante et archivage justifié : il n’existe pas de durée unique pour tout dossier RH.

Plan d’action

Recommandations classées selon le risque, l’urgence et les moyens disponibles.
Étapes de mise en œuvre, responsable et échéance pour chaque action.
Modalités de suivi et preuve de clôture ; date de réexamen du diagnostic.

Exemple de tableau à compléter avec les constats réels de l’entreprise :

Thème	Preuve et constat	Action	Responsable	Échéance	Suivi
Compétences	Fiches de poste et matrice de compétences datées ; écart à préciser	Valider les besoins et programmer les actions adaptées	À désigner	À fixer	Indicateur et justificatif de réalisation
Procédures RH	Version de la procédure et pièces de mise en œuvre à réunir	Vérifier la règle applicable et corriger l’écart établi	À désigner	À fixer	Contrôle de clôture et date de révision

Ce modèle doit être adapté à l’activité, à la taille et aux besoins de l’entreprise. Le diagnostic est un processus continu : actualisez-le lorsque les règles, l’organisation ou les risques évoluent. Les TPE-PME peuvent aussi examiner les possibilités d’accompagnement au titre de la prestation de conseil en ressources humaines, selon les conditions du dispositif. Vérifiez vos procédures RH ! Sources françaises : CNIL, règles pour la gestion du personnel ; CNIL, référentiel de durées de conservation RH du 2 avril 2026 ; Dreets Auvergne-Rhône-Alpes, accompagnement RH des TPE-PME.