Depuis le 1er janvier 2017, la déclaration sociale nominative (DSN) est obligatoire pour toutes les entreprises privées, y compris pour les très petites entreprises (TPE) qui n’ont finalement pas bénéficié du report à juillet 2017 initialement prévu (Voir également les nouveautés 2025 de la DSN) . Chaque mois, plus d’un million de fichiers DSN sont envoyés pour le régime général. Or, des erreurs de paramétrage des logiciels de paie et des retards de déclaration d’événements particuliers entraînent des anomalies qui peuvent engendrer des coûts considérables pour les entreprises.
Des approximations ou omissions peuvent entraîner des demandes de correction, des régularisations et, selon le manquement, des pénalités. Un fichier accepté techniquement ne garantit pas l’exactitude des montants. Il est donc primordial de comprendre les erreurs les plus fréquentes et de prendre les mesures nécessaires pour les anticiper.
Erreurs sur les taux d’accidents du travail
L’une des erreurs les plus répandues concerne la mauvaise déclaration des taux d’accidents du travail (AT). Il arrive que les taux déclarés par les entreprises diffèrent de ceux communiqués par la CARSAT (ou la CRAMIF en Île-de-France). Ces discordances peuvent entraîner des redressements significatifs lors des contrôles. Pour éviter ces erreurs, il est essentiel de vérifier précisément les taux déclarés et de s’assurer de leur date d’effet. Les entreprises doivent se référer régulièrement aux notifications de la CARSAT et réajuster leurs taux si nécessaire. L’abonnement au service de la branche AT sur « net-entreprises » permet d’avoir une vision globale et actualisée de la situation.
Erreurs sur les versements particuliers et la CSG
Un autre problème fréquent concerne le paramétrage de la contribution sociale généralisée (CSG) sur certains versements particuliers comme le Perco, la prévoyance, les mutuelles, la participation, l’intéressement ou encore la retraite supplémentaire. Une CSG nulle doit être examinée au regard du dispositif, de l’assiette et de la situation du bénéficiaire ; elle n’est pas automatiquement erronée. De plus, des différences de calcul sur les plafonds de CSG peuvent conduire à des déclarations erronées. Par exemple, lorsqu’une prime ou des salaires avec commissions sont versés, le plafond applicable n’est pas toujours correctement calculé, ce qui crée un écart entre le montant déclaré et le montant cumulé.
Oublis pouvant entraîner des coûts
Certaines informations, bien que pouvant paraître anodines, sont pourtant essentielles dans la DSN. Une erreur sur le lieu de travail ou le code commune peut fausser le versement mobilité. Vérifiez la zone, l’effectif et le taux applicable ; ce code ne détermine pas à lui seul la prise en charge d’un accident de trajet. De même, l’absence de déclaration de certains contrats (contrats de travail, de prévoyance ou de mutuelle) impacte le calcul des taux, des cotisations patronales et des droits sociaux des salariés. Ces omissions peuvent engendrer des erreurs dans les calculs et doivent être évitées par un contrôle rigoureux des données de paie avant transmission de la DSN.
Erreurs sur les plafonds de la sécurité sociale
Les cotisations sociales sont souvent calculées en fonction du plafond de la sécurité sociale. Un paramétrage erroné des assiettes de plafonnement peut avoir des conséquences lourdes : d’abord des erreurs dans le calcul des cotisations, puis des contrôles et redressements de l’URSSAF. Par ailleurs, une mauvaise déclaration peut entraîner une sous-estimation des droits des salariés aux prestations sociales.
Régularisations et contrôles URSSAF
Avec la DSN, les déclarations sont automatisées. Autrefois, les responsables de la paie pouvaient s’appuyer sur les tableaux récapitulatifs de l’URSSAF pour régulariser les écarts et omissions. Ce système n’est plus en vigueur. Les entreprises doivent donc procéder à des régularisations périodiques pour que les montants déclarés correspondent aux cotisations réellement dues. Ces régularisations doivent être effectuées au plus près de la découverte de l’erreur, idéalement mois par mois, afin de minimiser les risques à moyen terme. L’accompagnement ne garantit pas l’absence de pénalité. Consultez les comptes rendus métier, corrigez les périodes d’origine et conservez les justificatifs. Avant l’échéance, une DSN annule et remplace peut être utilisée selon les consignes ; après l’échéance, procédez aux régularisations attendues.
Anticiper pour éviter les redressements
Les entreprises doivent impérativement se former et former leurs gestionnaires de paie aux subtilités de la DSN. L’utilisation de logiciels conformes et la mise en place de vérifications régulières des déclarations permettent de limiter les risques. Une veille sur les évolutions réglementaires en matière de déclaration sociale est indispensable pour rester en conformité et anticiper les ajustements nécessaires.
Et puis bien sûr, une vérification de la DSN avec un LECTEUR DE DSN est toujours utile !
Voici une vidéo de net-entreprises, le site où vous déclarez les DSN, qui parle des 4 erreurs les plus importantes à éviter:
Source : Net-Entreprises — Documentation DSN.