Depuis sa généralisation en 2017, la déclaration sociale nominative (DSN) a été vantée comme un progrès majeur dans la simplification des démarches sociales des entreprises. Dans les faits, les équipes RH peinent encore à naviguer dans une jungle d’erreurs techniques, de retours correctifs et de contrôles croisés entre organismes. Dès mai 2026, une nouvelle étape verra le jour : l’instauration d’une « DSN de substitution », censée automatiser certaines corrections. Attention à une complexité supplémentaire qu’il faut anticiper !
Ce qui ne fonctionne toujours pas avec la DSN actuelle
La DSN repose sur un principe simple : un fichier unique, transmis mensuellement, agrège l’ensemble des données sociales pour l’ensemble des organismes (URSSAF, CPAM, caisses de retraite, etc.). En théorie, cela devrait réduire les erreurs et centraliser les échanges. En pratique, les erreurs persistent (CF DSN: les erreurs les plus fréquentes), se déclinent en deux grandes familles et génèrent une charge de travail considérable :
- Les erreurs bloquantes, qui empêchent purement et simplement la transmission du fichier à l’organisme destinataire. Un SIRET mal saisi ou une incohérence dans l'identifiant du salarié, et c’est tout le fichier qui est rejeté. La correction est alors obligatoire et urgente, faute de quoi l’entreprise s’expose à des sanctions financières.
- Les erreurs non-bloquantes, moins visibles mais tout aussi chronophages. Ces anomalies n’empêchent pas l’envoi de la DSN, mais génèrent des retours correctifs à traiter dans des délais très encadrés. Des oublis de code, des incohérences de format ou de libellé en sont les exemples les plus fréquents.
Si certains logiciels RH détectent ces erreurs en amont, dans la réalité, nombre d’entre elles ne sont découvertes qu’après envoi, nécessitant des corrections manuelles sur des interfaces pas toujours ergonomiques.
Mai 2026 : Vers une correction automatique partielle des erreurs
À compter de mai 2026, un nouveau dispositif piloté par l’URSSAF (ou la MSA pour les secteurs agricoles) entrera en vigueur : la DSN de substitution. Concrètement, il s’agit d’un mécanisme de correction automatisée qui permettra, dans certains cas, de rectifier les erreurs sans intervention humaine.
Mais attention : cette substitution ne s’appliquera que dans un champ restreint. Elle concernera principalement les données affectant les droits à retraite de base et complémentaire. Les organismes sociaux ne tiendront plus compte des DSN initiales envoyées par les entreprises, mais se baseront sur les fichiers corrigés via la DSN de substitution. Un compte rendu métier (CRM) informera les employeurs des ajustements effectués.
Les premiers CRM dits « de rappel » seront émis dès mars 2025, à titre d’information, sur les données de l’année 2024. Ces retours ne donneront pas encore lieu à une substitution, mais prépareront les entreprises à ce changement de paradigme.
Une réforme pensée pour soulager l’administration, pas les entreprises
Officiellement, cette réforme poursuit deux objectifs : fiabiliser les droits retraite des salariés et alléger le traitement administratif des organismes. Officieusement, il s’agit surtout pour l’administration de déléguer aux algorithmes ce qu’elle n’a plus les moyens humains de gérer.
Le gouvernement souhaite ainsi automatiser un maximum de corrections, réduire les délais de traitement et limiter les recours contentieux en cas de mauvaise liquidation de retraite. Cette logique d’optimisation algorithmique laisse toutefois planer un doute sérieux sur les conséquences pour les entreprises, notamment en cas d’erreur de substitution non détectée à temps.
Quel impact réel pour les services RH ?
D’après les chiffres actuels, environ 10 %% des DSN transmises comportent des erreurs. La majorité de ces erreurs sont non-bloquantes, mais peuvent impacter les droits des salariés. La DSN de substitution vise à absorber une partie de ces anomalies. En théorie, cela devrait réduire la charge de travail côté RH. En pratique, c’est plus discutable.
Les RH devront rester en alerte sur plusieurs points :
- Vérification systématique des CRM : les corrections automatiques devront être lues, comprises et, si besoin, contestées. Ce contrôle a posteriori deviendra une nouvelle étape obligatoire.
- Surveillance des erreurs critiques : toutes les erreurs ne seront pas corrigées automatiquement. Les anomalies complexes continueront de nécessiter une intervention manuelle.
- Qualité des données en amont : la pression s’accentuera sur les saisies initiales. Une mauvaise donnée, même corrigée automatiquement, pourra avoir des répercussions si elle n’est pas détectée.
Autrement dit, le rôle des RH ne disparaît pas. Il se transforme. L’administration délègue une partie des corrections, mais exige des entreprises une vigilance accrue en amont comme en aval.
Renforcer ses outils et former ses équipes : un impératif
Les entreprises devront adapter leurs SIRH pour intégrer ce nouveau cadre légal. Des mises à jour logicielles seront indispensables pour assurer la compatibilité avec le dispositif de substitution. Les éditeurs devront intégrer des modules de remontée et de lecture automatique des CRM, à défaut de quoi les entreprises risquent de passer à côté d’informations sensibles.
Au-delà des outils, c’est surtout la formation des équipes RH qui devient centrale. Il faudra comprendre les types d’erreurs couvertes par la substitution, identifier celles qui ne le sont pas, et maîtriser les délais de traitement. Sans une montée en compétence rapide, le risque est de laisser passer des corrections erronées... qui engageraient la responsabilité de l’entreprise.
DSN de substitution : Une fausse simplification ?
Sous couvert de simplifier les démarches sociales, cette réforme introduit en réalité une couche supplémentaire d’automatisation contrôlée par l’administration. Les entreprises devront être en capacité de suivre, vérifier, ajuster, sans forcément disposer des moyens techniques ou humains pour le faire correctement.
Ce changement structurel appelle donc à une vigilance redoublée : audit des processus internes, montée en compétence des équipes, anticipation des risques de substitution non souhaitée. Car si la machine corrige pour vous, encore faut-il qu’elle corrige juste.