Les débours sont des sommes payées par un prestataire au nom et pour le compte de son client, puis remboursées à l’euro près : ils sont exclus de la base d’imposition à la TVA (article 267, II-2° du CGI) et ne constituent ni une charge ni un produit pour le prestataire. Mais la qualification est stricte : il faut un mandat explicite du client, une comptabilisation dans des comptes de passage et une justification exacte de la dépense. À défaut, la somme refacturée est un simple frais accessoire, qui suit le régime de TVA de la prestation principale. Avec la facture électronique, cette distinction devient plus visible : les débours doivent être correctement identifiés dans les données structurées de la facture, et un traitement erroné apparaîtra dans les flux transmis à l’administration.
Débours ou frais refacturés : la distinction qui change tout
Les deux notions sont souvent confondues en pratique. Pourtant :
| Critère | Débours | Frais refacturés |
|---|---|---|
| Au nom de qui la dépense est-elle engagée ? | Du client | Du prestataire |
| Facture d’origine adressée à | Le client | Le prestataire |
| Comptabilisation chez le prestataire | Compte de tiers (compte de passage) | Charge, puis produit |
| TVA sur la refacturation | Hors base d’imposition | TVA au taux de la prestation principale |
| Montant refacturé | Exactement la somme payée | Libre (avec ou sans marge) |
Les trois conditions de l’article 267 du CGI
Pour être exclues de la base d’imposition, les sommes doivent :
- être engagées en vertu d’un mandat explicite du client, donné avant la dépense, la facture d’origine étant établie au nom du client ;
- être comptabilisées dans des comptes de passage (par exemple un sous-compte de tiers dédié), et non en charges et produits ;
- faire l’objet d’une reddition de comptes au client, avec justification de leur nature et de leur montant exact.
La condition la plus souvent manquée est la première : une facture d’origine établie au nom du prestataire empêche, par construction, la qualification de débours.
Exemples par profession
Avocats
Les droits de plaidoirie, frais de greffe ou émoluments d’un commissaire de justice payés pour le client peuvent constituer des débours s’ils sont engagés en son nom et justifiés. En revanche, les frais de déplacement de l’avocat, ses photocopies ou ses frais postaux sont des frais accessoires, soumis à la TVA comme les honoraires.
Experts-comptables
Les frais d’immatriculation, de publication d’annonce légale ou de dépôt des comptes payés pour le client peuvent être des débours, à condition que la facture du greffe ou du journal soit au nom du client. Un abonnement à un logiciel souscrit par le cabinet et refacturé n’en est pas un.
Entreprises de services
Les frais de déplacement des consultants refacturés au client sont presque toujours des frais accessoires : le billet de train est au nom du prestataire ou de son salarié, pas du client. Ils suivent donc le taux de TVA de la mission.
Comptabilisation
Exemple : un cabinet paie pour son client 250 € de frais de greffe (facture au nom du client) et facture 3 000 € HT d’honoraires.
- Paiement du greffe : débit 4671 « débours clients » (sous-compte du client) / crédit 512 pour 250 €.
- Facturation : débit 411 pour 3 850 € ; crédit 706 pour 3 000 €, crédit 44571 pour 600 €, crédit 4671 pour 250 €.
Le compte de passage est soldé, la TVA ne porte que sur les honoraires, et ni charge ni produit n’apparaissent pour le débours. Si les 250 € avaient été passés en charge puis refacturés en produit sans TVA, 50 € de TVA auraient été éludés sur cette seule opération : 400 opérations de ce type représentent 20 000 € de TVA en jeu.
Ce que change la facture électronique
La généralisation de la facture électronique entre assujettis impose des données structurées : chaque ligne porte une base, un taux ou un motif d’exonération ou de non-imposition. Les débours doivent donc être présentés de façon à apparaître comme non soumis à TVA, avec la catégorie et la mention adaptées, dans le respect des spécifications applicables et des cas d’usage publiés pour la réforme. Trois conséquences pratiques :
- le paramétrage du logiciel de facturation doit distinguer une ligne de débours d’une ligne de frais refacturés ;
- la cohérence avec la comptabilité devient contrôlable : une ligne déclarée hors base de TVA mais comptabilisée en produit sera repérable ;
- les justificatifs (facture d’origine au nom du client) doivent être conservés et rattachés à la facture électronique.
Sur le rôle du cabinet dans la réforme, voir notre article facture électronique en cabinet comptable, et pour les formats, Factur-X, UBL, CII.
Le cas des frais liés aux salariés
Les refacturations liées au personnel sont rarement des débours. Une entreprise qui refacture à un client les frais de mission de ses salariés (hébergement, repas, transport) refacture des frais qu’elle a engagés en son nom : ils suivent la TVA de la prestation. Côté paie, les remboursements versés aux salariés obéissent à leurs propres règles d’exonération sociale, indépendamment de la refacturation au client : une indemnité de repas exonérée pour le salarié reste un frais accessoire soumis à TVA dans la facture au client. Voir notes de frais : régime social. De même, la refacturation de personnel au sein d’un groupe relève de la mise à disposition, pas du débours : voir mise à disposition de salariés en groupe.
Les risques en cas de mauvaise qualification
- Rappel de TVA sur les sommes présentées à tort comme des débours, avec intérêts de retard et, selon les cas, majorations.
- Chez le client, une TVA non facturée sur des frais accessoires ne peut pas être déduite ; une TVA facturée à tort sur de vrais débours n’est pas déductible non plus.
- Chiffre d’affaires et ratios faussés si des débours sont comptabilisés en produits, avec un effet possible sur les seuils de régimes et d’obligations.
Mettre en place une procédure simple
- Prévoir dans la lettre de mission ou la convention d’honoraires le mandat de payer certaines dépenses au nom du client.
- Exiger que la facture d’origine soit libellée au nom du client.
- Ouvrir un compte de passage par client ou un compte unique avec suivi auxiliaire.
- Paramétrer une ligne « débours » distincte dans le logiciel de facturation.
- Vérifier en fin d’exercice que le compte de passage est soldé.
FAQ
Un débours peut-il comporter une marge ?
Non. Le débours est remboursé pour son montant exact. Toute majoration fait perdre la qualification et soumet la somme à la TVA.
Les frais kilométriques refacturés par un consultant sont-ils des débours ?
Non : ils correspondent à des dépenses du prestataire, refacturées comme frais accessoires et soumises à la TVA de la prestation.
Le mandat doit-il être écrit ?
Il doit être explicite et préalable ; un écrit (lettre de mission, convention d’honoraires) est le meilleur moyen de le prouver.
Comment présenter un débours sur une facture électronique ?
Sur une ligne distincte, identifiée comme non soumise à TVA avec la mention appropriée, conformément aux spécifications de la réforme et au paramétrage de la plateforme.
Une révision qui va au-delà de la TVA
Débours, frais refacturés, remboursements aux salariés et mises à disposition se croisent dans les mêmes comptes. Cobham vérifie le traitement social des frais et rémunérations liés au personnel, et leur cohérence avec la paie et la DSN, dans le cadre de son audit de paie et de son accompagnement DSN.
Sources
- Code général des impôts, art. 267, II-2° – Légifrance.
- BOFiP, BOI-TVA-BASE-10-20-40-20 (sommes exclues de la base d’imposition : débours) – bofip.impots.gouv.fr.
- impots.gouv.fr – documentation de la réforme de la facturation électronique (spécifications et cas d’usage).