La déclaration sociale nominative (DSN) est produite chaque mois à partir des données de paie. Le logiciel utilisé doit donc intégrer la version du cahier technique applicable, les fiches consignes et les évolutions diffusées par le GIP-MDS sur le portail français Net-entreprises.
Une liste d’éditeurs, figée à une date donnée, ne permet pas à elle seule de conclure qu’un logiciel est compatible. La conformité doit être vérifiée pour la solution, sa version, le périmètre fonctionnel utilisé et la période déclarée.
La DSN repose sur la norme NEODeS. Les spécifications et consignes évoluent : l’entreprise doit s’assurer que son éditeur livre les mises à jour dans les délais et traite correctement les retours transmis après le dépôt.
Comment vérifier qu’un logiciel de paie est compatible avec la DSN ?
- Identifier précisément le produit et sa version : l’engagement d’un éditeur ne vaut pas automatiquement pour toutes ses solutions, tous ses modules ou toutes les anciennes versions.
- Vérifier la version du cahier technique prise en charge et la date de disponibilité de la mise à jour.
- Contrôler le périmètre fonctionnel : DSN mensuelle, signalements d’événements, fins de contrat, arrêts de travail, régularisations et populations particulières.
- Examiner les contrôles avant dépôt et la capacité du logiciel à exploiter les comptes rendus métier, bilans d’anomalies et retours des organismes.
- Demander le calendrier des mises à jour, les modalités d’assistance et la procédure de correction lorsqu’une anomalie est détectée après l’envoi.
- Effectuer un contrôle sur Net-entreprises après chaque dépôt : l’accusé de réception technique ne signifie pas que toutes les données déclarées ont été acceptées par chaque organisme.
L’engagement d’un éditeur ne dispense pas l’employeur de contrôler la DSN
L’entreprise reste responsable des informations déclarées. Même avec un logiciel régulièrement mis à jour, les paramétrages de paie, les données individuelles, les rubriques de cotisations et les régularisations doivent être vérifiés.
Pour choisir ou renouveler une solution, il est donc préférable de demander une preuve portant sur la version réellement proposée, puis de tester le circuit complet : production du fichier, contrôle, dépôt, lecture des retours et correction des anomalies.
Sources françaises à consulter
- Net-entreprises : présentation et documentation de la DSN.
- Base de connaissances Net-entreprises : fiches consignes et réponses DSN.